В небольших организациях бухгалтер часто и кадровик. Из-за двойной нагрузки, даже самый старательный бухгалтер ведет кадровый учет поверхностно, невольно ошибаясь. Если это Ваш случай – в программе БухСофт 2020 реализована защита от кадровых ошибок. В статье мы рассмотрели самые распространённые ошибки, которые нередко приводят к проверкам ГИТ. И на примере программы БухСофт показали, как бухгалтер может их не допустить.
Ошибка №1. Неправильный прием сотрудника на работу.
Программа БухСофт последовательно напоминает бухгалтеру, что необходимо сделать на каждом этапе оформления сотрудника. Например, в самом начале БухСофт напомнит, что надо распечатать и подписать у сотрудника согласие на обработку персональных данных, заключить трудовой договор, подготовить приказ и сделать запись в трудовой книжке:
Важно!
С 24 сентября ужесточили правила по работе с персональными данными сотрудников. Теперь нужно получить согласие на обработку телефонов и e-mail адресов сотрудников. В программе БухСофт 2020 все локальные документы подготовлены с учетом последних правок.
Если в штат нанимается иностранный сотрудник – не забудьте уведомить об этом МВД. В сентябре поменялись формы уведомления – программа БухСофт единственная, в которой можно скачать формы уведомления.
Ошибка №2. Не все необходимые документы есть в кадровом документообороте
Любая проверка начинается с запроса локальных нормативных актов. Чаще всего инспекторам интересны Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по охране труда, Положение о работе с персональными данными, Положение об оплате труда. Инспектору будет интересно, ознакомлены ли сотрудники с этими документами, поэтому важно вести Журнал ознакомления с ЛНА.
Важно!
В Минтруд назвал опасные даты выплаты зарплаты – разработчики программы «БухСофт 2020» сразу внесли преднастроенные даты, которые подходят под требования инспекторов.
Разработчики программы БухСофт включили безопасные шаблоны этих документов в программу. Все формулировки регулярно обновляются и согласовываются с представителями проверяющих ведомств. Все печатные формы сгруппированы в единый список, их не придется долго искать, когда они понадобятся.
Ошибка № 3. Внесение изменений в штатку
Часто бухгалтер оформляет прием нового сотрудника не задумываясь, есть ли в штатном расписании должность и есть ли свободные ставки. Если нет, то нужно обязательно оформить новое штатное расписание или доработать прежнее.
Выпускать новую редакцию штатного расписания более безопасно, чем раздувать штатное расписание. При наличии большого количества вакансий организация обязана сообщать об этом в службу занятости, что скорее всего не успеет сделать бухгалтер-кадровик.
В БухСофт всегда можно подготовить штатное расписание по фактически занятым должностям. Это удобно, если организация небольшая. В дату оформления нового сотрудника просто начинает действовать новая редакция штатного расписания.
Ошибка № 4. Не взяли с работника заявления на вычеты и другие документы
У работника нужно взять ряд заявлений. Например, заявления на вычеты, если у него есть дети, заявление о получении расчетного листка в электронном виде и другие. Кроме того, новый сотрудник должен расписаться в Личной карточке работника в день оформления.
Важно! Если сотрудники отказываются получать расчетные листки на электронную почту и требуют их выдачи на бумаге, бухгалтер может переложить выдачу листков на непосредственных руководителей таких сотрудников. В программе БухСофт реализована рассылка расчетных листков руководителям. На электронную почту листки приходят отдельными файлами. Также руководитель получает на почту Журнал учета выдачи расчетных листков, в котором должен расписаться сотрудник.
В БухСофт для каждого работника подготовлены отдельные кадровые документы. Они хранятся в его личном деле и их легко найти и при необходимости распечатать. Все документы заполняются автоматически. Шаблоны разработаны под последние требования чиновников.
Ошибка №5. Неправильное заполнение трудовой книжки
В день увольнения работнику нужно выдать трудовую книжку. При этом предстоит заполнить книжку строго в необходимых формулировках. Частая ошибка — сокращение «ст.» вместо «статьи» ТК РФ вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации». И это не просто формальность — если написать «ТК РФ», работник лишиться пенсии. И вам же придется потом все переделывать.
С программой БухСофт даже неопытный в кадровом деле бухгалтер без труда заполнит правильно трудовую книжку. Под любой случай увольнения – программа автоматически предложит правильную формулировку.
Начать дискуссию