Как правильно считать прибыль и в чем постоянно ошибаются предприниматели

Руководитель сервиса управления финансами компании Genplace о классических ошибках предпринимателей при определении прибылей и убытков. С примерами.

Продолжаю транслировать на vc.ru серию постов о том, как путем нехитрых расчетов можно использовать бухгалтерскую отчетность для принятия решений в бизнесе, из моего телеграм-канала «Переводчик с бухгалтерского». Финансовый учет и анализ — штука сложная, но даже без фундаментальных бухгалтерских знаний можно научиться пользоваться отдельными приемчиками. Сегодня речь пойдет о распространенных ошибках предпринимателей при определении финансового результата. Я буду говорить о классическом бухучете, но в управленческом учете это работает ровно так же.

Что такое финансовые результаты

Финансовые результаты — это прибыли и убытки (Profit and Loss) от деятельности компании. Чтобы их определить нужно из доходов вычесть расходы. Если разница положительная — компания получила прибыль. Если отрицательная — убыток. Финансовый результат можно определить когда известны доходы и расходы за период. В бухучете прибыли и убытки определяют за месяц. Но никто не мешает определять финансовый результат по каждой операции. Важно только правильно определить доходы и расходы по ней.

Существует несколько видов прибыли, которые рассчитываются в бухгалтерском учете для понимания эффективности различных бизнес-процессов компании.

Валовая прибыль (Gross Profit) — разница между доходами от продажи продукции (выручкой) и расходами на ее производство (себестоимостью). Она показывает эффект от производственной деятельность компании. Кстати, в слове «валовАя» ударение на последний слог — как «дорогАя». И она реально дорога для компании. Если валовая прибыль равна нулю или отрицательна — пора закрываться или всерьез пересматривать производственный процесс. Неэффективное производство не спасет ни грамотное управление, ни отличные маркетинг с продажами.

Прибыль от продаж (Operating Income) — это валовая прибыль минус расходы на хранение и продажу продукции (коммерческие расходы) минус расходы на управление компанией (управленческие расходы). Она показывает эффект от основной деятельности компании — продажи того, что она произвела. Убыток от продаж — неприятная штука, но от него часто получается уйти при наращивании объемов выпуска. Это называется эффект масштаба.

Пример 1.

ООО «Рога и копыта» покупает рога по 8 руб., а продает по 10. В прошлом месяце было продано 50 рогов. Валовая прибыль составила 50 * (10 руб. — 8 руб.) = 100 руб. При этом зарплата продавца — 150 руб. в месяц. То есть прибыль от продаж составила 100 руб. — 150 руб. = - 50 руб. Если в текущем месяце компании удастся продать 100 рогов, то валовая прибыль составит 100 * (10 руб. — 8 руб.) = 200 руб., а прибыль от продаж уже 200 руб. — 150 руб. = 50 руб.

Прибыль до налогообложения (Income Before Tax) — это прибыль от продаж плюс прочие доходы минус прочие расходы. Прочие доходы и расходы не связаны с основной деятельностью компании. Если компания продает рога и копыта, то проценты за размещение свободных денег на депозите — это прочий доход, а стоимость новогоднего корпоратива — прочий расход. Прибыль до налогообложения характеризует эффект от всей деятельности компании, в который вносит свою лепту не только основная, но и прочая деятельность.

Чистая прибыль (Net Income) — прибыль до налогообложения минус налог на прибыль. Это то, что остается компании после Мишустина и его команды. Для спецрежимников вместо налога на прибыль вычитается налог по УСН или ЕНВД.

Нераспределенная прибыль (Retained Earnings) — чистая прибыль минус дивиденды учредителям. Часть чистой прибыли надо отдать учредителям за то, что они внесли свои активы в уставный капитал. Эта процедура называется распределением прибыли. С точки зрения учредителей в этом весь смысл существования компании. Но в первые годы учредители могут и не выводить дивиденды себе в карман, оставляя прибыль на развитие компании. Тогда чистая прибыль текущего года увеличивает нераспределенную прибыль, оставшуюся с прошлых лет.

Собственник может увидеть первые четыре вида прибыли с начала года в отчете о финансовых результатах. Нераспределенную прибыль за все время существования компании — в бухгалтерском балансе.

Вне бухучета можно считать и другие варианты финансовых результатов. Например, EBIT и EBITDA, о которых я подробно рассказывал на vc.ru. Но любой финрез считать бесполезно, если неправильно определять его составляющие — доходы и расходы.

Как считать доходы

Доходы (Revenue) — это увеличение экономических выгод в результате поступления активов или погашения обязательств, приводящее к увеличению капитала компании. Исключение — вклады учредителей. Так гласит ПБУ 9/99 «Доходы организации». Не самое простое определение, но зато оно четко отделяет поступления денег от доходов. В нем важно понять два момента.

1. Доходы появляются, когда компания получает любые активы, а не только деньги. Или, когда уменьшаются ее обязательства перед контрагентами.

2. Поступление активов или погашение обязательств будет доходом компании только если ее капитал станет больше. Это и есть увеличение экономических выгод. Чтобы увеличение активов стало доходом, нужно в результате сделки не получить такое же или большее увеличение обязательств. Чтобы уменьшение обязательств стало доходом, нужно в результате сделки не получить такое же или большее уменьшение активов.

Пример 2.

Вчера руководитель компании договорился о продаже товаров покупателю за 100 руб. Вчера же на расчетный счет компании поступила предоплата 50 руб. Сегодня покупатель забрал со склада всю партию товара. Оставшиеся 50 руб. покупатель обещает заплатить завтра — такой порядок оплаты зафиксирован в договоре купли-продажи. Когда компания получила доход и сколько он составил?

Вчера на расчетном счете появилось 50 руб. Это предоплата за товар. Если компания не отгрузит товар, то предоплату придется вернуть. Значит, вчера вместе с активом у компании появились обязательство. Для его погашения нужно отгрузить товара на 50 руб. или вернуть деньги покупателю. Экономические выгоды не увеличились. Поэтому вчера дохода у компании еще не было. Сегодня компания отгрузила товары покупателю. 50 руб. она получила вчера — сегодня эти деньги стали доходом, потому что обязательство погашено поставкой товаров. Сегодня компания получила еще один актив — дебиторскую задолженность покупателя. Еще 50 руб. Если покупатель ее не погасит, компания сможет взыскать долг в суде. Таким образом, сегодня компания получила доход 100 руб.

Вот еще пара ситуаций, когда поступление денег не является доходом. В отличие от предоплаты, эти деньги доходом не станут никогда.

Взят кредит. Деньги появились, но одновременно с обязательством по их возврату.

Получена оплата от покупателя с НДС. НДС — доход государства, а не компании. Подробнее — тут. Поэтому на сумму налога увеличились обязательства перед бюджетом.

Важно запомнить: Доход никак не связан по времени с поступлением денег. Деньги могут поступать раньше, позже или одновременно с получением дохода. Поступления могут вообще не быть связаны с доходами. В бухучете это называется допущением временной определенности фактов хозяйственной жизни. Поэтому планировать и учитывать доходы нужно отдельно от планирования и учета платежей. Иначе можно потратить деньги, которые вы не заработали.

Как считать расходы

Расходы (Expenses) — это уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов или возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала компании. Исключение — уменьшение капитала по решению собственников компании. Так гласит ПБУ 10/99 «Расходы организации». Знакомо? Расходы определены зеркально доходам. И так же четко здесь отделены выплаты денег от расходов. В нем важно понять два момента.

1. Расходы возникают, когда компания отдает любые активы, а не только деньги. Или, когда увеличиваются ее обязательства перед контрагентами.

2. Выбытие активов или возникновение обязательств будет расходом компании только если ее капитал станет меньше. Это и есть уменьшение экономических выгод. Чтобы уменьшение активов стало расходом, нужно в результате сделки не получить такое же или большее уменьшение обязательств. Чтобы увеличение обязательств стало расходом, нужно в результате сделки не получить такое же или большее увеличение активов.

Пример 3.

Вчера продавец и покупатель договорились о купле-продаже партии товаров за 100 руб. Вчера же покупатель перечислил предоплату 50 руб. Сегодня он забрал со склада всю партию товара. Оставшиеся 50 руб. покупатель заплатит завтра — такой порядок оплаты зафиксирован в договоре купли-продажи. Когда покупатель понес расход и сколько он составил?

Вчера с расчетного счета ушло 50 руб. Это предоплата за товар. Если продавец не отгрузит товар, то предоплату придется вернуть. Значит, вчера вместе с выбытием одного актива (денежных средств) у компании появился другой актив (дебиторская задолженность). То есть меньше активов не стало и экономические выгоды не уменьшились. Поэтому вчера расхода у покупателя еще не было. Сегодня у покупателя появился новый актив — товары, которые он забрал со склада продавца. Их стоимость — не расход, потому что активов стало больше, а не меньше. То есть сегодня расхода тоже нет.

Так может расход появится завтра, когда покупатель выплатит вторые 50 руб.? Ведь активы-то уменьшатся. Нет. Сегодня мы получили товаров на 100 руб. Это не доход, потому что на эти же 100 руб. возникло обязательство перед продавцом. Частично оно погашено вчера, когда покупатель перечислил предоплату. Завтра оно будет погашено полностью. Покупатель останется при своих активах, просто они изменят форму: 100 руб. денежных средств поменяется на 100 руб. товаров.

Еще пример для закрепления понимания. Являются ли расходом выплаты по кредиту? При получении кредита возникает обязательство. При его погашении — обязательство списывается. Нет ни дохода, ни расхода. Но это относится только к телу кредита — сумме, которая была взята в долг. Проценты по кредиту — это увеличение обязательств перед банком, в обмен на которые вы не получаете никаких активов. Другие обязательства при этом не уменьшаются. Следовательно, начисленные проценты уменьшают экономические выгоды компании. Проценты — это расход. Причем расход этот возникает не когда проценты выплачиваются, а когда банк получает право их истребования по договору.

Важно запомнить: Расход никак не связан по времени с поступлением денег. Деньги могут выплачиваться раньше, позже или одновременно с признанием расхода. Выплаты могут вообще не быть связаны с расходами. Поэтому планировать и учитывать расходы нужно отдельно от планирования и учета платежей. Иначе можно потратить деньги, которые вы еще не заработали.

Когда получена прибыль

Финансовый результат можно определить когда известны доходы и расходы по операции. Дополню пример 2 себестоимостью проданных товаров.

Пример 4.

Вчера руководитель компании договорился о продаже товаров покупателю за 100 руб. Вчера же на расчетный счет компании поступила предоплата 50 руб. Оставшиеся 50 руб. покупатель обещает заплатить завтра — такой порядок оплаты зафиксирован в договоре купли-продажи. Руководитель тут же купил на оптовке всю партию товара, обещанную покупателю, за 40 руб. Сегодня покупатель забрал ее со склада. Когда компания получила прибыль и сколько она составила?

Вчера не было ни дохода, ни расхода. Поступившая предоплата уравновешена обязательством выплатить 50 руб., которое будет гаситься поставкой товара. А истраченные на закуп товара 40 руб. — не расход, потому что в обмен на денежные средства компания получила запасы на ту же сумму. Поэтому вчера прибыли еще не было.

Сегодня право собственности на товар перешло покупателю. Это значит, что актив выбыл безвозвратно. Экономические выгоды компании уменьшились на 40 руб., в которые обошлось его приобретение. Это — расход. В то же время обязательство перед покупателем исполнено полностью, а значит он должен продавцу 100 руб. в соответствии с договором. Эта сумма увеличивает активы продавца. 50 руб. уже перечислено вчера, еще 50 руб. пока существует в виде дебиторской задолженности. Поэтому сегодня продавец фиксирует доход 100 руб. Поступившие завтра деньги уменьшат дебиторку, но не приведут к увеличению экономических выгод. Это как переложить монетку из одного кармана в другой. Таким образом, уже сегодня известны доходы (100 руб.) и расходы (40 руб.). Разница между ними (60 руб.) — это прибыль. И она получена сегодня.

Отделение в бухучете денежных потоков от доходов и расходов важно для понимания реальной экономической ситуации в компании. Если считать все поступившие деньги своим доходом, а все выплаченные деньги — своим расходом, можно твердой рукой вести компанию к закрытию.

Пример 5.

Предположим, что в примере 4 предоплата составила 100 руб., а на оптовке удалось купить товар за 120 руб., но с отсрочкой платежа до завтра. Если ориентироваться только на денежный поток, то вчера продавец получил доход 100 руб. Сегодня с деньгами ничего не происходило. Зато завтра расход составит 120 руб. И результатом операции станет убыток 20 руб. Но вчера доход был 100 руб., а расхода не было вовсе. Поэтому продавец предполагал, что все 100 руб. — это его прибыль. И потратил ее. А завтра он будет думать чем заплатить поставщику.

Одновременная фиксация дохода и расхода не дает принять желаемое за действительное. Из бухучета сразу по завершению операции виден ее финансовый результат. При этом понятно кто из сторон сделки сколько должен контрагенту. Предприниматель, который учитывает и планирует доходы и расходы отдельно от денежных потоков, понимает экономику своей компании и не тратит незаработанные деньги. Тот же, кто валит все в одну кучу, приближает себя к банкротству и достает главбуха главным бухгалтерским мемом: «Почему прибыль есть, а денег нет?»

Прибыль есть, а денег нет

Главный бухгалтерский меме возникает, когда предприниматель не понимает разницы между:

• поступлениями денег и доходами;

• выплатами денег и расходами.

В его мире прибыль — это разница между поступлениями и выплатами, а в мире бухгалтера — между доходами и расходами. Предприниматель живет по кассовому методу. Он знает, что должен в этом месяце заплатить зарплату, налоги, аренду, проценты по кредиту. Чтобы это сделать, нужно получить деньги от покупателей. В мире бухгалтера живет розовый единорог, который не какает. Его зовут Метод Начисления. Эти два мира плохо понимают друг друга без переводчика, а главбух со спины единорога не всегда может объяснить предпринимателю почему нельзя ориентироваться только на денежный поток. В результате в совершенно реальной бухгалтерии поселяется ведьма, которая наводит морок. А в кабинете директора — Винни-Пух, в голове которого опилки. Да-да-да!

Чтобы не стать персонажем этой сказки достаточно понимать, что финансовый результат и денежный поток нужно рассматривать в комплексе. Если смотреть на них по отдельности, легко принять желаемое за действительное.

Пример 6.

Компания оказывает услуги. За месяц от покупателей поступило 100 руб. Из них 70 руб. ушло на зарплату и аренду. На расчетном счете осталось 30 руб. Это прибыль? Вовсе не обязательно!

Вариант 1. В этом месяце было оказано услуг на 300 руб. Из них 100 руб. поступили на расчетный счет, еще 200 руб. остались в виде дебиторской задолженности. Она станет деньгами только в следующем месяце, а доходом является уже сейчас. Значит, прибыль составила 230 руб. А вот денег в конце месяца осталось только 30 руб. Прибыль есть, а денег нет!

Вариант 2. Все поступившие 100 руб. — это предоплата. Услуги в счет нее еще предстоит оказать. Пока это не доход: если услуга не будет оказана, деньги придется вернуть. 70 руб. зарплаты выплачивалось за работу, выполненную в прошлом месяце. Это уже не расход. Но за этот месяц предстоит выплатить сотрудникам и арендодателю еще 70 руб., а это уже расход — они свои обязательства за месяц выполнили. Значит, убыток составил 70 руб. Деньги есть, а прибыли нет!

Для того, чтобы не принять чужие деньги за прибыль, а кассовый разрыв за убыток в бухучете придуманы два отчета.

1. Отчет о финансовых результатах (он же отчет о прибылях и убытках).

2. Отчет о движении денежных средств.

Только глядя в оба этих отчета можно понять сколько из заработанного вы уже получили и сколько из полученного уже заработали.

Не путайте расходы с затратами

На бытовом уровне эти понятия употребляются как синонимы. Да и предприниматели часто путают их. Чего уж там — большинство бухгалтеров не понимают разницы. Из-за этого принимаются неправильные управленческие решения. Определять прибыль как разницу между доходами и затратами — все равно, что вычитать из теплого мягкое в надежде получить зеленое. Давайте разбираться.

Затраты — это категория, которая в правовом поле не определена. Но через нее определяются другие категории. Например, ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» предписывает принимать запасы к учету по фактической себестоимости, а это «сумма фактических затрат организации на приобретение». Похожие отсылки встречаются и в других нормативных документах. В международных стандартах затраты (Cost) также не расшифровываются. Но на Западе все понимают cost примерно одинаково — уровень экономической подготовки среднего бухгалтера там значительно выше, да и терминология выстраивалась веками. А у нас подмена понятий идет даже на уровне минфиновской нормативки.

Затраты — это стоимость потребленных ресурсов. Купили материалы — затратами будет цена приобретения. Начислили зарплату — образовались затраты в сумме обязательства перед работником. Но при этом далеко не очевидно, что экономические выгоды компании уменьшились, и надо признавать расход.

Пример 7.

Компания производит тортики. Позавчера были куплены продукты на 300 руб. Вчера из этих продуктов начали делать 3 тортика. Сегодня испекли 2, еще 1 только предстоит отправить в духовку. Зарплата кондитера за 2 готовых тортика составила 200 руб., за 1 незаконченный — 70 руб. Для простоты будем считать, что больше никаких затрат не было. 1 из 2 испеченных тортиков сегодня продали, второй пока стоит в холодильнике.

Тортик № 1: изготовлен и продан. Затраты составили 200 руб. (100 руб. — продукты и 100 руб. — зарплата). Расходы — 200 руб., т.к. актив (тортик) выбыл. Теперь это актив покупателя.

Тортик № 2: изготовлен и не продан. Затраты составили 200 руб. (100 руб. — продукты и 100 руб. — зарплата). Расходы — 0 руб. Актив остался у нас. Фактически мы обменяли один актив (деньги) на другой (готовая продукция). Экономические выгоды не изменились.

Тортик № 3: изготовлен не полностью. Затраты составили 170 руб. (100 руб. — продукты и 70 руб. — зарплата). Расходы — 0 руб. Актив остался у нас. Фактически мы обменяли один актив (деньги) на другой (незавершенное производство). Экономические выгоды не изменились.

Всего затраты за месяц составили 570 руб., а расходы только 200 руб. Оставшиеся 370 руб. капитализировались в активах. Они станут расходами, когда мы продадим оставшиеся тортики.

Если цена тортика 250 руб., то доходы за период составили 250 руб. Вычитая из них расходы, получим прибыль 50 руб. И это настоящая прибыль: мы поменяли актив, стоимостью 200 руб., на 250 руб. денег.

Вычитая затраты, получим убыток 320 руб.? Нет! Это не убыток. Завтра мы продадим оставшиеся 2 тортика за 300 руб. и заработаем на каждом по 50 руб. Если мы будем считать 320 руб. капитализированных в стоимости тортиков затрат расходами, то можем решить, что делать тортики — плохой бизнес. И отказаться от выгодного направления.

Не вычитайте затраты из доходов — это бессмысленное и вредное занятие.

Итого:

Чтобы правильно считать финансовые результаты, необходимо отделить денежные потоки от доходов и расходов и фиксировать прибыль в момент изменения экономических выгод. Неважно где это происходит: в классическом бухучете или в управленке. Без такого разделения вы не владеете информацией о реальном финансовом состоянии бизнеса.

Впервые материал опубликован на vc.ru.