От чего у удаленных бухгалтеров болит голова. И где таблетка вообще?

Опрос показал, что две трети бухгалтеров подрабатывают. И действительно, бухгалтеры вполне могут трудиться удаленно.

И вроде отлично, что работаешь, в основном, из дома. И ощущение, что можешь сам распределить задачи в течение дня. И вообще, современный тип работы — не по звонку в обшарпанной комнатушке в БЦ класса BB-.

Но проблем у таких бухгалтеров тоже выше крыши. Что их тревожит и как им помочь?

Первичка

Когда вы присутствуете в офисе в более-менее постоянном режиме, то наладить процесс документооборота гораздо проще. Если речь идет о небольшом предприятии малого бизнеса, то многие хозяйственные операции совершаются, что называется, на глазах у главбуха, что дает возможность «держать руку на пульсе».

Если вчера вы выдали доверенность Ивану Петровичу на получение материалов от ООО «Ромашка», то сегодня можно спросить: «Где документы, Иван?».

Другое дело, когда бухгалтер работает по удаленке. Хозяйственные процессы своих клиентов он видит только на бумаге, при условии, что эти бумаги оказались таки в руках бухгалтера. К сожалению, документооборот в случае удаленной работы не всегда работает идеально.

Бухгалтер сводит квартал, вот-вот наступит последний день срока сдачи НДС, а на 60 счете отражена дебиторская задолженность. То ли товары/услуги/работы действительно не получены, ведь клиент клянется, что все документы до одного переданы бухгалтеру. То ли поставки фактически были, но документы просто не дошли до бухгалтера.

Надо выяснять. А время поджимает.

Время

Чем ближе 25 число каждого первого месяца каждого квартала, тем выше градус беспокойства у бухгалтера.

Хорошо, когда все клиенты предоставляют документы заблаговременно, и в полном объеме. И плохо, когда все они, как один, тянут до последнего.

В итоге бухгалтеру за 2-3 дня (а то и за один) необходимо сделать несколько деклараций по НДС.

Причем в процесс проведения документов и формирования декларации выясняется, что сумма налога намного превышает ту, которую рассчитывал уплатить директор. Возможно, даже есть резервы для уменьшения налога в виде дебиторки на 60 счете, не закрытой документами. Бумаги могут пылиться в столе у директора или лежать на его столе, зарытые под кипой ненужных бумаг, или даже сложенные в несколько раз путешествовать ежедневно с работы домой и из дома на работу в кармане менеджера.

Надо выявить отсутствие документов, запросить их у клиента, забить в программу, провести, переформировать книгу покупок и декларацию по НДС. С одной стороны, это обычные рабочие моменты.

Но время... Время поджимает. Все надо делать быстро-быстро, чтобы успеть.

Впрочем, не всегда именно удаленный бухгалтер самостоятельно забивает документы в программу. В ряде случаев это делают сами клиенты, а бухгалтер получает не кипу бумажных документов, а файл с выгрузкой из базы.

Выгрузка

Клиент выгружает из своей базы файл с реализацией и покупками, бухгалтер загружает этот файл в свою базу. Казалось бы, все просто. Остается только нажать кнопку — сформировать отчет. Ведь вся первичка уже забита в базу. Но не тут-то было.

Во-первых, надо проверить, что там набили менеджеры клиента. Возможно, схватиться за голову, увидев оборотку по 41 счету, где половина номенклатуры имеет красное сальдо. Возможно, по 60 и 62 счетам сальдо не свернуто, и одни и те же суммы по одним и тем же контрагентам отражены как по дебету, так и по кредиту.

Во-вторых, при перегрузке файла в базе бухгалтера могут слететь какие-то настройки, задвоиться контрагенты и т.д.

Кстати, решить проблему постоянных выгрузок — загрузок можно. Не обязательно вести учет на стационарной программе, установленной на компьютере.

Выручить может интернет-сервис.

Таким образом, клиенты сами смогут выставлять счета, формировать закрывающие документы, готовить договоры.

Все это в режиме онлайн будет видно бухгалтеру. Все вопросы можно будет решать оперативно без авралов и нервоза.

Иногда на бухгалтерских форумах всплывают истории про плохую работу удаленных бухгалтеров. Мол, мы ей верили, не контролировали, а она и отчеты не все сдала, и в базе бардак.

Доверие это конечно хорошо, но формулу «доверяй, но проверяй» никто не отменял. Как доказать клиентам, что в учете у вас все в полном порядке? Опять выгружать — загружать базу, попутно сталкиваясь с программными глюками?

На этот случай, в том числе, в сервисе «Профбухгалтер» предусмотрена функция доступа для клиентов бухгалтера-аутсорсера. Через личный кабинет они смогут увидеть состояние учета и убедиться в вашей честности и профессионализме.

О том, как работает специальный сервис для удаленных бухгалтеров, мы писали здесь.

В сервисе втоматизированы 80 % операций, которые приходится «делать руками». Таким образом «Профбухгалтер» выполнит 80% вашей работы. Вам остается только контролировать работу и подтверждать операции.