28 ноября форме товарно-транспортной накладной исполняется 22 года. В честь этого небольшого события эксперты сервиса Synerdocs решили написать отдельную статью и поставить жирную точку в вопросе, легитимно ли использовать электронную ТТН.
С 2017 года у российских компаний появилась возможность оформлять транспортную накладную в электронном виде и обмениваться ей с контрагентами через оператора электронного документооборота. Первое легитимное решение для передачи электронных транспортных накладных (далее – ЭТрН) предложил сервис Synerdocs. С момента его запуска по текущий день более 7 000 компаний сформировали ЭТрН в сервисе.
Постепенно очередь дошла и до товарно-транспортной накладной (далее – ТТН). В конце 2019 года оператор анонсировал расширение функционала бизнес-решения «ЭДО в грузоперевозках» и презентовал возможность обмена электронными ТТН (далее – ЭТТН). Насколько законно использовать решение и почему рынок все еще не отказался от ТТН? Давайте разбираться по порядку.
Краткий экскурс в историю использования ТТН, или Как всё начиналось
Прежде чем перейти к легитимности использования нового вида теперь уже электронного документа, хотела бы рассказать о практике применения товарно-транспортной накладной на рынке.
Форма ТТН введена Постановлением Госкомстата России N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление Госкомстата N 78) 28 ноября 1997 года. Именно сегодня этому событию исполняется 22 года.
Однако 25 июля 2011 году вступило в силу Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 г. № 272 «Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом». В Приложении 4 к Постановлению была приведена новая форма транспортной накладной (далее – ТН). Рынок встрепенулся, и многие компании, которые ранее оформляли ТТН и отдельно договор на перевозку, начали составлять и ТН. Теперь поставку сопровождает целый комплект – ТТН, ТН, товарная накладная, счет-фактура, договор на перевозку, доверенность на водителя, сертификаты качества и другие документы.
Как часто бывает, новый формат ввели, а старый отменить забыли. Не скажу, что практика применения двух транспортных документов полюбилась, но крепко прижилась.
Оформлять оба документа?
Процессы документооборота у компаний давно устоялись. Те, кто оформлял товарно-транспортную накладную, вдобавок составляют транспортную. И эта ситуация до сих пор широко распространена.
Некоторые участники рынка просили разъяснений у Министерства финансов и ФНС и получали их. Так, например, налоговые органы в письме от 21.03.2012 г. № ЕД-4-3/4681 заверили, что для подтверждения расходов на автомобильные перевозки необходим только один из двух документов. А если быть еще точнее, то достаточно транспортной накладной.
Однако на рынке есть компании, которые как работали с ТТН, так и продолжают. А для подтверждения намерений на перевозку представляют договоры либо готовят ТН и ТТН. Также есть отдельная категория организаций, использующих этот документ для отражения внутренних перемещений товара, где не нанимается сторонний транспорт. Здесь ТТН необходима для учета продукции на складах, и в целом такое решение оправданно.
В составлении обоих документов необходимости нет. Исключение – перевозка алкогольной продукции. Разъяснением Росалкогольрегулирования от 08.07.2011 г. сообщается, что транспортная накладная не является сопроводительным документом, удостоверяющим легальность производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, и компании обязаны составлять именно ТТН по форме 1-Т.
Итого: оформлять оба документа для подтверждения грузоперевозки не обязательно, если, конечно, это не касается алкоголя. Можно использовать либо ТН, либо ТТН. Однако, бухгалтер бухгалтеру рознь и против этого не пойдешь.
Из чего состоит решение по обмену ЭТТН?
В Synerdocs ЭТТН реализована в формате XML и по аналогии со счетами-фактурами в электронном виде имеет титулы:
- «Грузоотправитель»,
- «Отпуск груза разрешил»,
- «Главных бухгалтер»,
- «Отпуск груза произвел»;
- «Отпуск груза и доставка водителем»,
- «Подтверждение принятия груза»,
- «Подтверждение сдачи груза водителем».
На практике руководство компании наделяет полномочиями на подписание документов сотрудников склада, то есть фактически формируется один титул. Возможность указания дополнительных трех видится опциональной. Таким образом, рабочими остаются четыре титула (см. Схему 1).
Схема 1. Подписание ЭТТН с участием водителя
В случаях использования ТТН при оформлении внутренних перевозок с привлечением собственных перевозчиков подтверждать отпуск и сдачу груза водителям не требуется. Тогда из схемы их титулы выпадают (см. Схему 2).
Схема 2. Подписание ЭТТН без участия водителя
Стоит уточнить, что участники документооборота могут использовать как квалифицированные, так и простые электронные подписи, а водители подписывают документы с использованием чат-бота в Viber или с помощью SMS.
Что там насчёт легитимности ЭТТН?
Пока одни компании считают дни до того момента, когда государство законодательно урегулирует применение транспортных документов в электронном виде, вторые ожидают внесения правок в Постановление Правительства N 272, а третьи надеются на появление сервисов, способных в один момент сосредоточить в себе функции, контролирующие рынок грузоперевозок, и не важно, что это происходит лишь «на бумаге», есть такие участники рынка, которые не верят в «сверхспособности» законодателей и активно используют решения операторов ЭДО. И это не идёт в разрез с требованиями регуляторов, так как законодательно уже разрешено переводить транспортные документы в электронный вид.
В таблице приведу список нормативно-правовых актов и основных моментов, о которых нужно знать, прежде чем переводить тот или иной документ в электронный вид.
НПА | Что нужно знать? |
|---|---|
Статья кодекса утверждает: «Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом)» | |
Пункт 6 постановления в свою очередь регламентирует: «Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно приложению N 4 (далее - транспортная накладная)». Соответственно, компании могут использовать ТН по утвержденной форме. Однако, если договором предусмотрено составление иных документов, то они имеют место быть. | |
НПА в целом дает определение: «Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по ИТС или обработки в ИС». | |
Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи» от 06.04.11 года (ч.1 ст.5) | Регулирует область применения электронной подписи. Утверждает требования к нормативной поддержке использования неквалифицированной ЭП и простой ЭП: «Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись». |
Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» п. 5 ст. 9 от 6.12.2011 г. | Разрешает оформлять ПУД в электронном виде, а, следовательно, обосновывает легитимность использования ЭТрН. Цитирую: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью». |
Форма ТТН 1-Т утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 года N 78 | Утверждает форму ТН, порядок организации перевозки различных видов грузов автомобилями, обеспечения сохранности товаров, транспорта и контейнеров, а также условия транспортировки и предоставления транспортных средств для такой перевозки. |
Разъяснения ФНС по вопросу использования ЭТрН и ЭТТН в письме ЕД-4-15/5364@ от 23.03.2017 г. | Компании, которые планируют использовать в своей деятельности ЭТрН и ЭТТН, формируют запросы в ФНС. Случаев отказа приема документов, составленных в электронном виде составлено не было. |
В целях налогообложения прибыли организация может подтвердить свои расходы ПУД, которые составлены в электронной форме. Такие документы могут быть подписаны любым видом электронной подписи, в том числе простой или усиленной неквалифицированной. |
Перевозка груза – это хозяйственная операция, а каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Следовательно, ТН и ТТН это первичные учетные документы, которые не запрещается составлять в электронном виде и подписывать любым видом электронной подписи.
Как представить в налоговую и суды?
ЭТТН реализована в формате XML. Как и любой другой документ в XML, у ЭТТН печатная форма, которую можно представить в ФНС.
Если необходимо подготовиться к налоговым проверкам, то достаточно выгрузить документацию из сервиса. При этом, документы будут иметь отметки о том, что он был передан через сервис обмена Synerdocs и подписан электронными подписями. Далее необходимо заверить ЭТТН собственноручной подписью и печатью вашей организации, проставить пресловутое «Копия верна» и представить по месту требования.
С судами ситуация аналогичная.
***
Таким образом, какой из документов оформлять – ТН или ТТН – зависит от того, как привыкла работать компания. Тем не менее, и ту и другую накладные теперь можно составлять в электронном виде и подписывать электронной подписью. Законодательство на стороне пользователей.
Бизнес уже сегодня экономит благодаря переходу на электронные транспортные документы. Компании начинают забывать об исправлениях, долгой доставке, расходах на бумагу. Взаиморасчеты между заказчиками и исполнителями перевозки значительно ускоряются, а некоторые организуют электронные очереди на основании данных в структурированном документе.
Хотите знать об ЭТТН больше? Следите за новыми статьями экспертов на сайте Synerdocs
Комментарии
1для полного комплекта не хватает УПД ))).
А вообще, электронные транспортные документы - это высший пилотаж, конечно. Несколько лет назад мне водителя было не уговорить просто бумажки в налоговую отвезти (боялся), а нынешние универсалы: в свободное от руления время пробивают чеки онлайн касс, подписывают электронные транспортные документы и получают на них подписи кладовщиков (вот чего не понимаю). Фантастика!
...А мы, наоборот, только перейдя на ЭДО с контрагентами, стали пользоваться ТТН - бумажной, ес-но.