Налоговые изменения 2022

Электронные трудовые книжки. Понятная инструкция, что вам делать в 2020-м

Весь 2020 год станет переходным периодом, в течение которого работодатели и работники должны подготовиться к новым реалиям.
Электронные трудовые книжки. Понятная инструкция, что вам делать в 2020-м
Иллюстрация: Ирина Григорьева / Клерк.ру

Весь 2020 год станет переходным периодом, в течение которого работодатели и работники должны подготовиться к новым реалиям.

16 декабря 2019 года принят закон о ведении электронных книжек (ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ).

  1. Выделите в команде сотрудника, который будет отвечать за предоставление в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников, формировать для них документы в электронном виде.
  2. Сведения о трудовой деятельности работников будут формироваться в базе ПФР. Проверьте информационную систему, в которой ведется кадровый учет организации. Если отчеты в ПФР будут формироваться в этих базах, то наименования должностей и структурных подразделений в них должны точно соответствовать трудовым договорам и приказам о приеме на работу. В наименовании должностей и структурных подразделений не должно быть латинских букв.

Начать эту работу нужно уже в январе 2020 года, так как новый отчет СЗВ-ТД нужно будет сдать не позднее 15 февраля 2020. Принимая работников на работу в январе 2020, переводя на другую работу или увольняя, нужно проследить за соответствием названия должности и/или структурного подразделения тем данным, которые указаны в ТД работника и приказе о приеме, чтобы из информационной системы автоматически не выгрузились в отчет неверные данные.

Проверьте, соответствуют ли номера приказов в базе 1С оригиналам приказов на бумажном носителе.

Если фамилия работника по паспорту содержит букву Ё, а в СНИЛС (соответственно, и в информационной базе) фамилия с буквой E, то нужно исправить это расхождение. В противном случае индивидуальный лицевой счет в ПФР и трудовая книжка с паспортом работника будут оформлены на два разных человека.

Если в компании есть льготные должности (например, предполагающие досрочное назначение пенсии), то их наименование нужно привести в строгое соответствие квалификационным справочникам/профессиональным стандартам.

  1. Не забудьте зарегистрировать иностранных работников – высококвалифицированных специалистов в системе ПФР. На сегодняшний день такие иностранцы не подлежат страхованию в ПФР в целях обеспечения трудовыми пенсиями по старости, но трудовые книжки на них ведутся, и у них тоже есть право выбора.
  2. Оформляйте прием на работу в январе 2020 года (и далее), а также переводы и увольнения своевременно. Принять работника на работу «задним» числом теперь вряд ли получится. С 2021 года эти сведения нужно будет передавать на следующий день после соответствующего события.
  3. Подготовьте уведомления для работников об изменениях трудового законодательства в части ведения электронных трудовых книжек. Разъясните им их права, объясните, что у них есть право на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном виде. Закон требует, чтобы уведомления были составлены в письменной форме. Требований о вручении уведомлении под роспись закон не содержит. Однако безопаснее ознакомить каждого работника под роспись. Уведомления можно сделать на каждого работника отдельно. Можно составить единое информационное письмо, с которым ознакомить работников по списку.
  4. Начните в рамках аудита локальных нормативных актов готовить поправки в Правила внутреннего трудового распорядка. В пунктах, где упоминается трудовая книжка нужно добавить в соответствующее предложение «… и сведения о трудовой деятельности». О трудовых книжках в ПВТР, как правило, речь идет в разделах «Прием на работу», «Перевод на другую работу», «Увольнение», «Поощрение работников и дисциплинарные взыскания». Определите в ПВТР порядок электронного взаимодействия работника и работодателя (при необходимости). Законодатель предоставил работодателям возможность внести изменения в ПВТР в течение 2020 года. Поэтому не стоит спешить и делать это в начале года.
  5. Примите решение о получении усиленной квалифицированной электронной подписи. Если в ПВТР вы напишите, что сведения о трудовой деятельности могут предоставляться работникам в форме электронного документа, то такой документ работодатель должен подписать УКЭП.
  6. Вручите уведомления работникам в срок по 30 июня 2020 года. Законодатель установил такой срок, чтобы у работодателя было время разобраться во всех тонкостях, связанных с электронными трудовыми книжками, предоставить работникам выверенную достоверную информацию об изменениях. Поэтому торопиться с вручением работникам уведомлений не стоит.
  7. После получения уведомлений работники должны принять взвешенное решение, оставлять ли им бумажные трудовые книжки или отказаться от них. Принять такое решение они должны с 1 июля по 31 декабря 2020 г. О своем выборе работники должны уведомить работодателя в произвольной форме. Работодателю рекомендуется заранее подготовить образец заявления для работников. О том, какое заявление подал работник, работодатель должен будет уведомить Пенсионный фонд в отчете СЗВ-ТД. Если работник решит сохранить бумажную трудовую книжку, то у него будет право отказаться от нее в дальнейшем. А если работник выберет электронную трудовую книжку, то вернуться к бумажной версии он уже не сможет.
  8. В январе 2021 года работникам, которые подали заявления об отказе от бумажных трудовых книжек, нужно будет выдать их на руки.

Комментарии

40
  • chih

    Просто любопытно, а как работодатель может исправить несоответствие Е и Ё в снилсе и паспорте...

      • Ирина Е

        "Если фамилия работника по паспорту содержит букву Ё, а в СНИЛС (соответственно, и в информационной базе) фамилия с буквой E, то нужно исправить это расхождение. В противном случае индивидуальный лицевой счет в ПФР и трудовая книжка с паспортом работника будут оформлены на два разных человека."

        Вот хоть убейте, но из приведённой цитаты не могу понять кто где что должен исправить.

        • Denic

          Для начала надо определить, что первично для ПФР, паспорт или СНИЛС.

          • Ирина Е

            Если СНИЛС выдается на основании паспорта, то откуда возникает разница в написании? 

            • manik

              Если СНИЛС заказывает работодатель, то паспорт не предоставляется. А как уж работодатель занес данные в базу, откуда заявление на СНИЛС формируется, на совести работодателя - с Е или с Ё.

            • bodya_mih YT

              У меня в паспорте "Ё", а в снилс и ИНН "Е", потому что у них раньше буквы "Ё" не было, а сейчас появилась. Всё как всегда через одно место.

  • Дашуня
    В январе 2021 года работникам, которые подали заявления об отказе от бумажных трудовых книжек, нужно будет выдать их на руки.

    Т.е. последней записью у такого работника будет запись о приеме на работу.

    • Александр

      Последней записью у такого работника будет запись о переходе на эл.труд.книжку

  • Очень нужна понятная инструкция, что делать в 2020 году чтобы отказаться от трудовой книжки.

    У человека должно быть право собственности на собственную трудовую книжку.

    И как собственник он должен иметь право распоряжаться ею.

    В частности, иметь право уничтожить ее.