Бухгалтерские будни служебных командировок

Елена Березина

Прощупывая обстановку

«Как бы вообще ничего не давать, да еще чтобы и сдачу привез», — думает бухгалтер, отправляя сотрудников в командировку. Еще бы, ведь деньги при их постоянном пересчете, пусть и чужие, становятся такими родными. Естественно, вручать средства неохота, однако все равно придется. Поэтому постараемся хотя бы уменьшить их количество. Для этого стоит обратить внимание на некоторые моменты.

Нелишне будет заранее поинтересоваться, сколько стоит гостиница в том городе, куда предприятие отправляет сотрудника. Тем более это удобно, если в организации командировки бывают по три раза в неделю у десяти сотрудников. Ведь ездят они обычно в одни и те же города. Кстати, можно попробовать наладить контакты с определенной гостиницей в каждом городе. Например, каждый приезд работники будут останавливаться исключительно в ней, а отель за это предоставит фирме определенную систему скидок. Естественно, бухгалтеру заниматься этим некогда, поэтому можно переложить этот труд на плечи помощника или непосредственно того работника, который уедет в командировку.

Не редкость, когда командированный привозит чек из отеля на баснословную сумму. Проведать, в люксе он жил или в эконом-классе, бухгалтер сможет, только позвонив в гостиницу. Однако после драки кулаками не машут, поэтому лучше позаботиться об этом заранее, до поездки. В интернете можно узнать о гостиницах и ценах за номер в течение пяти минут. Зато хитрого менеджера, решившего оттянуться за счет фирмы, не менее лукавый бухгалтер сможет поставить на место. Например, указав разброс цен в городе.

Еще лучше заблаговременно договориться с принимающей стороной. Наверняка фирма, с которой сотрудник едет заключать контракт или показать образцы товаров, подскажет, где лучше остановиться. Кроме того, в небольших городках зачастую все уже знакомы друг с другом, и партнеры смогут устроить вашего коллегу в гостиницу пусть не бесплатно, но точно недорого. Менеджер по закупкам Игорь Васильков рассказал о подобной дружбе с компаньонами из другого города:

- На прошлом месте работы я часто ездил в командировки в Тверь. Поездки случались несколько раз в месяц, и я настолько сдружился с директором предприятия, у которого моя фирма постоянно заказывала комплектующие, что он даже предоставил мне свой дом. У него была квартира в городе, а в области — дача, на которой я и жил. Условия там были получше, чем в гостинице. Кроме того, рядом озеро. Ездил в командировки как в отпуск: договор подпишем — и потом в баньку или на рыбалку.

День за днем

Отправляя работника в командировку, бухгалтер должен начислять ему зарплату исходя из его среднего заработка. Фирма обязана сохранить за командированным должность и средний заработок, возместив расходы за то время, что работник провел вдали от родного офиса. Об этом написано в статье 167 Трудового кодекса. Кстати, в командировку включают все выходные и праздничные дни, на нее выпавшие.

Кроме того, необходимо правильно определить количество дней, которое сотрудник потратил на командировку. В частности, если поезд уходит с вокзала 10 мая в 23.50, эти сутки уже включают в командировку. Если же состав тронется в 00.01, то начинать отсчет командировочных дней следует только с 11 мая. Точно по такому же принципу бухгалтер рассчитывает и время приезда. Если аэродром или вокзал находится достаточно далеко от города, то надо учесть и время, которое сотрудник до него ехал. Это указано в пункте 7 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Несмотря на то что документ старый, он действует до сих пор, естественно, в части, не противоречащей действующему законодательству.

Бухгалтер одной из московских торговых фирм Ольга Головина рассказала, что из-за этого пункта в инструкции нередко возникают различные казусы:

- У нас был случай, когда работник должен быть отправляться в Самару поездом в 21.45 по расписанию. Однако состав задержали, он ушел с опозданием на три часа. Получается, что фактически командировка началась лишь со следующего дня, а по документам — в 21.45. Хуже было бы, если такое случилось при отъезде сотрудника из другого города. Оплатить ему вынужденный простой на вокзале фирма не смогла бы. Ведь время командировки я определяла на основании отметок в командировочном удостоверении о дне прибытия в Самару, дне выбытия и проездных документов.

Кстати, суточные не выплачивают, если работник может ежедневно возвращаться из командировки домой (п. 15 инструкции № 62). Об этом бухгалтеру нужно помнить обязательно. В противном случае эти расходы у вас не примут налоговики.

Суточная бухгалтерия

Суточные устанавливает руководство в каждой организации самостоятельно. Однако для того, чтобы на них можно было уменьшить базу по налогу на прибыль, они должны быть не более 100 рублей в день. Эта норма предусмотрена постановлением правительства от 8 февраля 2002 г. № 93. Обычно столичные бухгалтеры выплачивают командированным сотрудникам в среднем от 200 до 450 рублей в день в зависимости от того, куда они едут. Такие ставки действуют при поездках внутри страны.

Если работник отправляется за границу, тарифы уже другие. Например, суточные при командировке в Великобританию должны быть в пределах 69 долларов в день, а в Польшу — 56 долларов. Самая дорогая страна — Республика Чад. За день там сотруднику надо перечислить 95 долларов. Самые дешевые — Украина и Молдавия: 53 доллара в сутки. Бухгалтеру следует помнить: если загранкомандировка превышает 60 дней, то расценки установлены в меньшем размере.

Кстати, работнику надо компенсировать не только проезд, суточные и гостиницу, но и другие затраты, связанные с командировкой. Например, если менеджер потратил свои кровные на такси (ст. 168 ТК). Порядок и размеры возмещения дополнительных расходов можно и нужно заранее установить в приказе директора фирмы.

По приезде сотрудник обязан представить бухгалтеру командировочное удостоверение. Его бланк можно найти в приложении 1 к инструкции № 62. Кроме того, работник должен передать железнодорожные или авиабилеты, чеки из гостиницы. А если организация выдавала командированному работнику деньги перед поездкой, то и авансовый отчет. В каждой фирме, чьи сотрудники ездят в командировки, должны быть журналы учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из оных. Как их правильно оформить, смотрите в приложениях 2 и 3 к инструкции № 62.

Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней. В этот период не входит время нахождения в пути. Зато рабочих, руководителей и специалистов для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ можно отправить в командировку на целый год. Но не больше (п. 4 инструкции № 62). Кроме того, в срок командировки не включены дни временной нетрудоспособности работника. Однако суточные в течение всей болезни фирма сотруднику выплачивает. Естественно, только при наличии больничного листа и не более двух месяцев.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя для выполнения поручения вне места постоянной работы. Бухгалтеру следует учесть, что не все поездки сотрудников можно «подогнать» именно под такое определение. Если работа менеджера носит разъездной характер — командировкой ее назвать нельзя (ст. 166 ТК).

Бухгалтеру при оформлении командировок следует обратить внимание на следующие документы:

Трудовой кодекс (ст. 166, 167 и 168);

Налоговый кодекс (п. 3 ст. 217 и п. 12 ст. 264);

Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62;

письмо Минфина от 22 марта 2006 г. № 03-03-04/1/271;

постановление правительства № 93 от 8 февраля 2002 г.

«РУССО ТУРИСТО — ОБЛИКО МОРАЛЕ»

Стоит выехать за рубеж, как окружающая действительность кардинально меняется. Отметим некоторые нюансы. Например, во многих европейских странах запрещено курить на улице и в ресторанах. Повезет, если зал поделен на зоны, где можно подымить и где — нет. Кстати, о ресторанах.

В Италии и Испании скрещенные на тарелке нож и вилка говорят о том, что вы наелись. В Германии — что вы хотите добавки. Во Франции после окончания обеда нож и вилку на тарелку надо положить параллельно друг другу.

Во Франции нельзя есть салаты при помощи ножа, а вот сыр принято есть с ножом. В Германии неприлично резать ножом картофель, в Италии — спагетти.

В Испании и Франции коренные жители любят макать печенье в кофе вплоть до образования кашицы. Походы в рестораны вообще часто приводят к неприятным сюрпризам.

Заранее спрашивайте у официантов, из чего состоит приглянувшееся вам блюдо. Иначе рискуете попасть в такую же ситуацию, как наша читательница Виктория Суслова.

- Мы с директором были в Таиланде. Наши партнеры пригласили нас в ресторан. Все было хорошо до момента, как мой начальник решил «блеснуть». В результате, заказал самое дорогое блюдо. Через несколько минут нам принесли поднос, на котором стояла прозрачная чаша с огромным осьминогом. Минут через пять томительного молчания начальник взял вилку и нож и отрезал от него кусок.

Что после этого началось! К нам прибежал шеф-повар, он кричал, плакал и умолял. Апофеоз наступил, когда повар упал в обморок. Появились владелец ресторана, полиция. Когда наши партнеры отошли, они растолковали нам, что начальник зарезал гордость ресторана. Этого осьминога выносят посетителям, он выделяет особые чернила, на основе которых затем готовят суп. Другого такого не было во всем городе. В итоге нам пришлось заплатить огромный штраф, и до отъезда мы даже не выходили из отеля.