В связи с переходом на электронные трудовые книжки у кадровиков, бухгалтеров и самих работников накопилось много вопросов по электронным трудовым книжкам, которые не нашли прямого отражения в законодательстве.
Можно ли вести трудовую книжку, как раньше — в бумажном формате?
Да, можно. Для этого необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В таком случае трудовая книжка будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно.
Работодатель продолжит вести трудовую на бумаге и в том случае, если работник не подаст заявление до конца 2020 года.
Все работники могут сохранить прежний формат трудовой книжки?
Все, у кого трудовая книжка уже есть или появится до конца 2020 года, могут сохранить ее в традиционном формате.
Если человек устраивается на свою первую работу в 2021 году или позже, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
Что делать с бумажной трудовой после перехода на электронную, можно выкидывать?
Если человек выбирает электронную трудовую книжку, это не значит, что бумажная трудовая перестает использоваться и теряет свою значимость.
Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируют только сведения начиная с 2020 года.
Как можно получить сведения из электронной трудовой книжки?
Сведения из электронной трудовой книжки можно получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на Портале госуслуг.
Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на сайте госуслуг. Если уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.
Информацию из электронной трудовой книжки можно получить также в бумажном виде, подав заявку:
- работодателю (по последнему месту работы);
- в территориальном органе Пенсионного фонда России;
- в многофункциональном центре (МФЦ/Мои документы).
В течение какого периода работодателю необходимо представлять сведения в ПФР?
С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц необходимо сдавать в Пенсионный фонд ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, идущего за отчетным.
С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения нужно представлять не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.
Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?
Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.
Как работодатель направляет сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?
Аналогично другой отчетности в ПФР (например, СЗВ-М).
В отличие от бумажной версии, какая еще информация содержится в электронной трудовой книжке?
По составу данных обе книжки почти идентичны. В электронной нет сведений о поощрениях, благодарностях и т. п.
Как можно предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Информацию представляют работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.
При увольнении информацию о трудовой деятельности фиксируют только в электронном виде?
Нет, при увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у него есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные фиксируют в ней.
Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?
Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Начать дискуссию