Пошаговый алгоритм действий для бухгалтера на время карантина: подсказки от экспертов БухСофт

Ситуация вокруг коронавируса меняется стремительно. Президент ввел выходные дни с 30 марта по 3 апреля. Бухгалтерам нужно подготовиться к работе по новым правилам. Много вопросов — когда выплачивать зарплату? Как оформить в организации выходные на этот период? Как оформлять больничные? В статье эксперты программы БухСофт подготовили пошаговый алгоритм действий. Все образцы документов и необходимые расчетчики в программе БухСофт — в бесплатном доступе. Вы можете сформировать любые операции в программе БухСофт прямо из статьи.

Выплата зарплаты

Следующая неделя будет нерабочей (с 30 марта по 3 апреля). Причем в эти дни за работниками сохраняется зарплата . То есть доходы сотрудников пострадать не должны. Пока никаких разъяснений о том, как считать зарплату за март и апрель в новых условиях нет. А вариантов множество. Оплатить нерабочие дни по среднему заработку, начислить за них оплату в обычном порядке, уменьшить норму рабочих дней и т. д.

В программе «Бухсофт» предусмотрены все возможные варианты. Как только появятся официальные разъяснения вы сможете рассчитать зарплату любым способом. Если таких разъяснений не будет выберите свой вариант закрепив его во внутренних документах компании.

Расскажем о том, как настроить, на примере программы БухСофт, в зависимости от выбранного варианта.

Вариант 1. Изменение производственного календаря.

• В модуле Зарплата / График работы / для 30 и 31 марта 1-3 апреля нужно поставить отметку «В» и 0 часов.

• Заполнять табель и рассчитывать Оклад обычным способом.

Вариант 2. «Расчет по среднему заработку» без перерасчета за отработанные периоды.

• Заходим в Еще / Настройки зарплаты. В программу добавлена новая настройка «Считать 30.03.2020-03.04.2020 нерабочими днями». По умолчанию для всех установлено «да». Если ваша организация попала в число тех, кому выходные не положены, поставьте — «нет».

• Заполняем табель за март. Проверяем, 30 и 31 марта, в эти даты должны появиться отметки «ВК»:

• Начисляем Средний заработок через Карточку сотрудника. Выбираем Начислить / Зарплата и аванс / Средний заработок

• Начисляем Оклад и другие начисления за март как обычно.

Для того, чтобы использовать отметку «ВК» в табеле, её нужно утвердить Приказом по организации. Приказ можно скачать из модуля Зарплата / График работы / март / Скачать / Приказ о графике работы.

Больничный

Рассчитывайте больничные при коронавирусе по временным правилам, которые установили в постановлении Правительства от 18.03.2020 № 294. Временные правила действуют в период с 20 марта 2020 года и до 1 июля 2020 года при оформлении листков нетрудоспособности, назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности в период нахождения на карантине в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV).

Чтобы получить электронный больничный, сотрудник должен будет самостоятельно подать заявление через личный кабинет застрахованного лица и приложить к нему документы, которые перечислены в пункте 7 Временных правил. Оформляют только электронный больничный. Для этого физлицу нужно получить полную учетную запись на портале госуслуг. Такая учетная запись позволит авторизоваться в личном кабинете на сайте ФСС.

Пособие назначит и выплатит сотруднику отделение фонда по месту регистрации страхователя. Фонд сам идентифицирует вас как страхователя и направит вам в электронной форме запрос предоставить сведения, которые необходимы для назначения и выплаты пособия. Передать сведения надо в течение двух рабочих дней со дня получения запроса из фонда или сообщения сотрудником номера электронного больничного.

Больничный. Общие правила

Больничный при карантине полностью оплачивают за счет средств ФСС. В больничном по карантину должен стоять код «3» в строке «Причина нетрудоспособности». Рассчитайте больничное пособие по общим правилам и назначьте в течение 10 календарных дней после того, как сотрудник предоставил больничный листок. Выплатите пособие в ближайший после назначения день, который установлен для выплаты зарплаты.

Проверить расчет можно в онлайн-калькуляторе бухгалтерской программы БухСофт

Карантин в детском саду

Если карантин объявил детский сад, родитель может оформить больничный по уходу на здорового ребенка в возрасте не более семи лет на основании справки из детсада о том, что объявлен карантин.

В строке «Причина нетрудоспособности» больничного листа врач укажет код 03, в подраздел «по уходу» впишет данные ребенка и его возраст.

Карантин в школе

В обычных условиях из-за карантина в школе родителю больничный не дадут. Работник может либо взять отпуск за свой счет или оплачиваемый, либо договориться об удаленной работе.

Приказ о введении режима повышенной готовности

Чтобы документально обосновать все профилактические мероприятия и расходы на них, издайте специальный приказ. В приказе укажите все меры, которые утвердили для профилактики вируса в организации, и ответственных за мероприятия лиц.

Шаблон приказа доступен в программе БухСофт в разделе «Зарплата» / «Сотрудники» / кнопка «Скачать».

Перевод на удаленную работу

Если перевод осуществляется по инициативе работодателя, работника необходимо уведомить не менее чем за два месяца. Но, если инициатором выступает сотрудник, он пишет заявление с просьбой перевести его на дистанционную работу, и перевод возможен в этот же день.

Для перевода на удаленную работу вам необходимы заявление от сотрудника, приказ о переводе на удаленную работу, дополнительное соглашение. Все образцы документов уже добавлены в бухгалтерскую программу БухСофт.

Скачать документы в БухСофт https://buhsoft.online/current_year/?q=mn2-1-11&index=staff_contrac

- откройте карточку сотрудника;

- нажмите на кнопку «Изменить договор»;

- укажите вид перевода («постоянный» или «временный»);

- в выпадающем списке «Характер работы» выберите «Дистанционный»;

- введите реквизиты приказа о переводе и дополнительного соглашения;

- нажмите на кнопку «Оформить».

В дополнительном соглашении о переводе сотрудника на дистанционную работу вам нужно указать:

- период, на который сотрудник переводится на дистанционную работу;

- сотрудник выполняет свою работу дистанционно, вне места нахождения работодателя;

- адрес удаленного рабочего места;

- кто обеспечивает сотрудника необходимым оборудованием для работы: компьютером, принтером, телефонной связью, доступом к интернету;

- для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между Работником и Работодателем по вопросам, связанным с ее выполнением, стороны используют сеть Интернет;

- режим работы сотрудника.

Оплата простоя

Простой из-за коронавируса не зависит от организации и сотрудника, поэтому его нужно оплатить в размере, не меньшем чем 2/3 тарифной ставки или должностного оклада. Такие правила установлены частью 2 статьи 157 ТК.

Командировки

Чтобы учесть расходы на отмену командировки, составьте приказ об отмене поездки. В приказе приведите причину, по которой поездка не состоялась. Если сотрудник сдал билеты, сбор за возврат можно включить в расходы. Удерживать НДФЛ и платить страховые взносы с сумм возмещения сотруднику таких расходов не нужно.

Если сотрудник не смог вернуться из командировки из-за карантина, то поездка продлевается. Чтобы продлить командировку, оформите приказ. Документ обоснует расходы работодателя на оплату жилья работнику, обмен обратного билета, выплату суточных. Все производственные расходы, которые возникли у сотрудника в связи с задержкой в командировке, работодатель должен ему возместить.

Запросите образцы приказов об отмене командировки или о переносе даты выбытия сотрудника из места командировки у эксперта, через чат бухгалтерской программы БухСофт.