Ручные проводки в 1С: что про них нужно знать

На практике каждый второй бухгалтер прибегал к ручному редактированию проводок в проведенном документе или к созданию документа «Операция, введенная вручную». Так делают, когда невозможно отразить операцию в автоматическом режиме в программе «1С» или отсутствует нужный документ для ведения учета – и это рискованно.

Гораздо проще и удобнее внести исправления вручную, чем искать по всей программе специальный документ и тратить время на поиск информации по его заполнению. А после его проведения гадать: правильно ли он был заполнен, нужные ли проводки по нему сформированы программой. В то время как ручное редактирование позволяет:

• Отредактировать сформированную проводку в документе.

• Удалить/добавить нужную проводку в документе.

• Добавить в документ собственные проводки.

• Скорректировать сумму в проводках документа (в случае с исправлением суммы в проводках документа используется документ «Корректировка поступления» или «Реализации», в зависимости от ситуации).

• Закрыть счета, которые не всегда получается закрыть автоматически, например, авансы по счетам 60 и 62.

Основным способом отражения хозяйственных операций в программе является ввод документов конфигурации, соответствующих первичным бухгалтерским документам. В некоторых случаях по отдельным хозяйственным операциям требуется изменить сформированные при проведении документа проводки и/или движения по регистрам.

Данные о введенных операциях хранятся не только на счетах учета, но и в специальных регистрах, которые нужны программе для корректной работы. Дублирование данных необходимо для формирования отчетности.

Например, бухгалтер решил отразить хозяйственную операцию вручную. В результате получилась «красивая» оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ), визуально все на своих местах.

Что может пойти не так? Сдача отчетности. Когда бухгалтер сформирует отчетность, то сможет увидеть результаты таких операций, введенных вручную. Данные, внесенные вручную, изменятся, а информация в регистрах останется прежней. Один из вариантов негативного развития: данные оборотов на счетах бухгалтерского учета будут отличатся от данных в регламентированной отчетности, которая подается в контролирующие органы (отчетность в программе формируется на основе регистров базы, проводки практически не играют роли в формировании отчетности).

Именно поэтому есть список хозяйственных операций, которые не рекомендуется оформлять с помощью ручных операций:

• операции по счетам учета ТМЦ (товарно-материальным ценностям);

• операции по счетам учета расчетов с контрагентами;

• операции по счетам НДС;

• начисление налогов – земельный налог на имущество, транспортный и т.д.

Почему не стоит использовать ручные операции в этих случаях?

Для данных операций есть документы типовой конфигурации, которые сформируют правильное движение регистров бухгалтерского учета. В то время как ручные операции статичны – фиксируются в том виде, в котором они были записаны. Как мы внесли данные, так они и будут отражаться в бухгалтерском учете, программа не будет вносить в них изменения при перепроведении документов (не важно – групповом или автоматическом). Любые изменения документа, сделанные после ручной корректировки проводок, не влияют на отражение документа в регламентированном учете. В дальнейшем это потребует ручного контроля за актуализацией проводок в документах.

 Рассмотрим механизм корректировки вручную на примере движений в документе «Реализация (акт, накладная)»:

1. Открыть проведенный документ (например, реализация (акты, накладные)).

2. По кнопке ДтКт открыть форму «Движения документа». Необходимо проверить проводки документа. Если в документе отсутствует техническая возможность добавления информации, например, о партии материалов в эксплуатации, то ручная корректировка в данном случае необходима и следует внести соответствующие субконто в проводке.

3. Установить флажок «Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа)» и заполнить аналитику по счету, в который необходимо внести исправления.

4. Если необходимо добавить новую проводку, то используем кнопку «Добавить». Указываем счет дебета и счет кредита с аналитикой к ним, сумму в бухгалтерском учете (колонка «Сумма») и суммы в налоговом учете отдельно к счетам учета по дебету и кредиту (колонки «Сумма Дт» и «Сумма Кт»), если по этим счетам в плане счетов установлен признак ведения налогового учета.

Важно соблюдение принципа БУ = НУ + ПР + ВР по балансовым счетам (значение в колонке «Сумма» должно совпадать с суммой значений по строкам «НУ», «ПР» и «ВР» в колонках «Сумма Дт» и «Сумма Кт»).

1. Если необходимо скорректировать движения по регистрам документа, то переходим на соответствующую регистру закладку и производим корректировку.

2. Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

3. Для отмены ручной корректировке необходимо снять флажок «Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа)», затем нажать на кнопку «Записать и закрыть», после чего ответить «Да» на сообщение: «Ручная корректировка движений документа отменена. Восстановить движения, сформированные автоматически?».

Перед началом ручной корректировки помните:

• Использование ручной корректировки рекомендуется только в крайних случаях, когда отразить хозяйственную операцию автоматически с помощью документа конфигурации (например, нет нужного документа) не представляется возможным. В данном случае используется операция, введенная вручную.

• Ручная корректировка отключает автоматическое формирование проводок и движений по регистрам документа. Программа фиксирует проводки и движение по регистрам в том виде, в котором они были занесены и сохранены пользователем. В дальнейшем любое изменение документа (или перепроведение) не влияют на отражение документа в учете.

От ручного редактирования проводок в проведенном документе может зависеть правильность ведения учета в программе. Такие операции требуют особого внимания и ответственности за внесенные изменения. Перед внесением корректировки необходимо проанализировать ситуацию, продумать какие документы в автоматическом режиме смогут сформировать нужные проводки и движения регистров учета.