Обзор изменений в «первичке» и регистрах бухгалтерского учета для бюджетных учреждений

Одним из заметных изменений лета 2020 г. стало введение нового порядка применения первичных документов и учетных регистров, закрепленного обновленной редакцией приказа № 52н (Приказ МФ РФ № 103 от 15.062020) и поправками СГС «Концептуальные основы» (Приказ МФ РФ от 30.06.2020 № 130н). Внедряемые законодателем новшества приняты в целях поддержки постепенной централизации учета на всех уровнях бюджетной системы и переходу к электронному документообороту.

Новые формы электронной «первички»

Разработано 7 новых форм электронной «первички»:

• Решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512).
• Изменение Решения о командировании на территории РФ (ф. 0504513).
• Решение о командировании не территорию иностранного государства (ф. 0504515).
• Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516).
• Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, и членов их семей (ф. 0504517).
• Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518).
• Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Поскольку в том или ином виде вопросы обоснований закупок малого объема, решений о командировках и компенсациях в учреждениях, как правило, формализовано на уровне Учетной политики, кадрового и бухгалтерского документооборота, введенные поправки в части электронного документооборота потребует изменений в Учетной политике.

В список электронных регистров включены две новые формы:

• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0504093).
• Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0504094).

Переход на применение электронного документооборота

Рассмотрим три главных вопроса о порядке перехода на применение электронного документооборота:

1. Для кого и когда применение обязательно?
2. Как и когда на электронные документы должны перейти другие учреждения?
3. Можно ли использовать унифицированные электронные формы для оформления бумажных документов?

Применение электронного документооборота обязательно с 01.01.2021 (или ранее, по мере технической готовности) для тех учреждений, которые передали полномочия по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета согласно Решению правительства, регионального или муниципального уровня.

Применение унифицированных форм электронных документов в рамках «бумажного» документооборота допустимо, в таком случае следует закрепить порядок оформления и дату начала применения новых форм в Учетной политике.

Порядок подписания электронной «первички» остается неизменным — с помощью квалифицированной электронной подписи (ЭЦП), однако в обновленном Приказе № 52н есть поправки, позволяющие подписывать некоторые электронные документы простой ЭП (подписью исполнителя документа).

Как правило, ЭЦП требуется для документов, составляемых для внешних контрагентов (в рамках электронного документооборота), а также для документов, где предусмотрено несколько подписей (в том числе подписи руководителя, главного бухгалтера, кассира).

Использование скан-копий документов

Еще одним новшеством является возможность принятия к учету скан-копий документов, что существенно облегчит работу централизованных бухгалтерий и учреждений с сетью филиалов. К учету можно принимать даже скан-копии приходных и расходных кассовых ордеров. По сути, применение скан-копий может применятся учреждениями в рамках полного или частичного электронного документооборота.

Ответственность за соответствие скан-копии оригиналу документа может быть возложена на лицо, ответственного за оформление операции и составления документа, либо на лицо, ответственного за создание и передачу скан-копии. Порядок необходимо закрепить в Учетной политике и графике электронного документооборота.

Заверение скан-копий возможно только квалифицированной ЭП.

Порядок заверения «бумажных» копий снятых с электронных документов необходимо закрепить в Учетной политике (например: копии электронных документов формируются на бумажном носителе и заверяются надписью «Копия электронного документа верна» с указанием должности, ФИО ответственного лица и даты заверения).

Изменения в учетных регистрах и первичных документах

Новая редакция Приказа № 52н пополнила список журналов операций двумя новыми регистрами — «Журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет» и «Журнал операций межотчетного периода». Ранее необходимость обособлять операции по исправлению ошибок прошлых лет была указана в пункте 18 Инструкции 157н, теперь советующая норма напрямую закреплена в Приказе № 52н.

Еще одно новшество, которое ранее применялось на практике, но теперь становится прописным, это применение унифицированных печатных форм извещения (ф. 0504805) и бухгалтерской справки (ф. 0504833). «Извещение» как бухгалтерский документ может применяться в целях дополнительного подтверждениям сторонами взаимосвязанных операций, по которым оформлены первичные документы, «Бухгалтерская справка» может применяться для отражения проводок на основании первичного документа.

В некоторой степени изменился порядок применения «Расчетной ведомости» (ф. 0504402) и «Платежной ведомости» (ф. 0504403). Теперь «Расчетная ведомость» может применяться для отражения начислений в течение месяца, а также сумм, причитающихся к выплате при окончательном расчете, по наличным и безналичным расчетам. «Платежная ведомость» применяется в случаях начисления с оформлением «Расчетной ведомости» (ф. 0504402). Таким образом, учреждению необходимо установить в Учетной политике один из допустимых вариантов оформления выплаты заработной платы, стипендий, пособий и выплат по договорам, а именно: применение только «Расчетно-платежной ведомости» (ф. 0504401) или же применение «Расчетной ведомости» и «Платежной ведомости».