Расчет зарплаты по окладу: подробная инструкция

Понятие «оклад» раскрыто в ст. 129 ТК.

Оклад (должностной оклад) — это фиксированный размер оплаты труда работника. Он устанавливается за работу определенной сложности и квалификации, выполненную в течение календарного месяца.

В госсекторе используется термин «базовый оклад» (базовый должностной оклад) — это минимальный оклад или ставка зарплаты рабочих и служащих государственных и муниципальных учреждений из соответствующей профессиональной квалификационной группы.

В обоих случаях не учитываются стимулирующие, компенсационные и социальные выплаты работнику.

Заработную плату ТК определяет как вознаграждение за труд, которое зависит от сложности, количества, качества, условий работы и квалификации работника (ст. 129 ТК).

Понятие заработной платы более широкое, чем оклад – это все выплаты, положенные работнику за его работу, в том числе:

• оклад или тарифная ставка;

• премии и прочие поощрения за работу;

• различные надбавки и компенсационные выплаты – за работу в ночное время, в выходные и праздники, за работу в тяжелых и вредных условиях, за стаж работы, за работу с гостайной и т.д.

В итоге, за счет дополнительных выплат сумма заработной платы может существенно превосходить размер оклада.

Главные различия между окладом и зарплатой:

• размер оклада устанавливается в штатном расписании и остается неизменным из месяца в месяц, а зарплата может равняться окладу, быть меньше или больше оклада, в зависимости от отработанного времени, а также от наличия или отсутствия дополнительных выплат;

• размер оклада может быть меньше действующего МРОТ, а зарплата за полностью отработанный месяц до удержания из нее НДФЛ должна быть не ниже действующего в регионе размера минималки.

Для расчета зарплаты по окладу необходимо по каждому работнику собрать исходные данные:

• размер оклада сотрудника;

• количество рабочих дней в расчетном месяце;

• количество отработанных сотрудником дней в расчетном месяце;

• размер выплат, полагающихся сотруднику помимо оклада.

Размер оклада

Информация о размере оклада для каждой должности зафиксирована в штатном расписании.

Бланк штатного расписания унифицированной формы № Т-1:

Также оклад указывается в трудовом договоре с работником (в разделе об оплате труда). Например:

Помимо перечисленных документов, при оформлении нового сотрудника оклад обычно указывают еще и в приказе о приеме на работу.

Данные о том, сколько в текущем году рабочих и выходных дней, нерабочих праздников, а также нормы рабочего времени приведены в производственном календаре.

При подсчете дней, отработанных сотрудником, учитывайте продолжительность его рабочей недели (пятидневная или шестидневная). Если работник трудится на условиях неполной рабочей недели, из числа рабочих дней по производственному календарю вычитаются дни, в которые он не работал согласно своему графику.

А вот так выглядит количество рабочих дней и часов в месяцах:

Сколько дней и часов отработал сотрудник за месяц можно узнать из табеля учета рабочего времени. В табеле фиксируется не только фактически отработанное время, но выходные, отпуска, больничные, периоды нахождения в командировке, неявки на работу по неуважительным причинам и т.п.

Все дополнительные выплаты по оплате труда, положенные работнику (доплаты, надбавки, прочие начисления сверх оклада), прописываются в трудовом договоре с работником, в коллективном договоре, а также в локальных актах — положении об оплате труда, положении о премировании и т.п.

Обратите внимание: продолжительность рабочего времени при любом рабочем графике не должна превышать 40 часов в неделю. Если сотрудник работает сверх нормы, работодатель обязан оплатить ему переработку.

Рассмотрим, как сделать расчет заработной платы по окладу в разных ситуациях.

Если работник не получает никаких дополнительных выплат помимо оклада, для расчета заработной платы (ЗП) за месяц применяйте базовую формулу:

Если в расчетном месяце сотрудник фактически отработал все дни, ему будет начислен полный оклад. От количества рабочих дней в месяце размер начислений не зависит.

Сумма зарплаты по окладу уменьшится, только если сотрудник отработал не все дни или часы по графику.

Пример

За июль 2025 года сотрудники ООО «Фруктовый рай» М.М. Арбузова и В.В.Грушин получают зарплату по окладу, дополнительных выплат за этот месяц у них нет. Арбузова отработала июль полностью, а Грушин по данным табеля учета рабочего времени в июле находился в отпуске за свой счет 3 рабочих дня. В компании установлена пятидневная рабочая неделя.

Данные для расчета:

Расчет заработной платы за июль 2025 года:

• ЗП Арбузовой = 52 000 / 23 х 23 = 52 000 руб.

• ЗП Грушина = 68 000 / 23 х 20 = 59 130,43 руб.

Чтобы рассчитать зарплату сотрудникам, у которых есть право на дополнительные выплаты помимо оклада, применяйте формулу:

Дополнительные выплаты по оплате труда, положенные работнику, рассчитывайте в зависимости от их вида в соответствии с локальными положениями и трудовым договором.

Пример

В ООО «Букет» действует положение о премировании, согласно которому ежемесячно при выполнении плана продаж продавцам полагается премия в размере 15% от оклада. Продавец Е.М.Фиалкина в августе 2025 года выполнила план по продажам. Размер оклада Фиалкиной по штатному расписанию – 40 000 руб. в месяц. В августе 21 рабочий день, из которых фактически отработаны 20.

Чтобы рассчитать зарплату за август, нужно сделать расчет ЗП по окладу и учесть дополнительные выплаты - премию:

ЗП Фиалкиной = (40 000 /21 х 20) + (40 000 х 15%) = 38 095,24 + 6 000 = 44 095,24 руб.

Если в середине месяца сотруднику повысили оклад, рассчитать зарплату следует с учетом того, что данные для расчета изменились:

Перед этим нужно отдельно рассчитать зарплату для каждого из периодов:

Пример

Оклад инженера ООО «Шоколадная фабрика» М.М. Марципанова — 60 000 руб. С 20 июня 2025 года оклад повысили до 72 000 руб.

В июне 2025 года 19 рабочих дней, из которых:

• 12 дней приходится на период до повышения оклада;

• 7 дней приходится на период после повышения оклада.

Июнь по табелю учета рабочего времени отработан Марципановым полностью.

Как рассчитать зарплату по окладу за июнь:

1. ЗП до повышения оклада = 60 000 / 19 х 12 = 37 894,74 руб.

2. ЗП после повышения оклада = 72 000 / 19 х 7 = 26 526,32 руб.

3. Итого ЗП за июнь = 37 894,74 + 26 526,32 = 64 421,06 руб.

Для расчета стоимости одного рабочего дня сотрудника на окладе применяйте формулу:

Обратите внимание, что количество рабочих дней в разных календарных месяцах отличается. Следовательно, и стоимость одного рабочего дня сотрудника может быть разной для разных месяцев.

Пример

Оклад сотрудника — 84 000 руб. В таблице приведена стоимость его рабочего дня в разных месяцах 2025 года, определенная по нашей формуле:

Чем больше рабочих дней в месяце, тем ниже стоимость одного рабочего дня сотрудника. Самыми «невыгодными» в этом смысле являются июль и октябрь, в которых по 23 рабочих дня.

И наоборот — чем меньше рабочих дней, тем дороже будет стоить каждый день работника. К таким «выгодным» месяцам относятся богатые на праздники январь и май, в которых всего 17 и 18 рабочих дней соответственно.

На Крайнем Севере и в других местностях с неблагоприятным климатом работодатель обязан применять к оплате труда специальные районные коэффициенты (ст. 315, 316, 146 ТК). Это фиксированная величина, которая не зависит от стажа и устанавливается с первого дня работы сотрудника. Размеры коэффициентов отличаются в разных регионах и местностях. Они утверждаются Правительством РФ.

Районный коэффициент (РК) применяют ко всей сумме начисленной заработной платы, а не только к окладу (Разъяснение № 3, утв. Постановлением Минтруда от 11.09.1995 № 49). 

Помимо коэффициента в некоторых районах применяются северные надбавки. Это определенный процент к зарплате, величина которого зависит от стажа работы и длительности проживания человека на Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях.

Перечень районов нашей страны, где применяются надбавки, утвержден Правительством в Постановлении от 16.11.2021 № 1946.

Надбавки рассчитывайте отдельно:

Итоговую сумму зарплаты с учетом коэффициента и надбавки рассчитывайте так: 

Пример

ООО «Северное сияние» ведет деятельность в Республике Саха (Якутия), где действует районный коэффициент 1,7.

За июль 2025 года работнику компании П.П. Морозову начислено:

• оклад – 60 000 руб.,

• ежемесячная премия – 9 000 руб.

Морозов имеет право на северную надбавку в размере 80%.

Определим размер зарплаты Морозова за июль:

1. Расчет ЗП по окладу с учетом РК = (60 000 + 9 000) х 1,7 = 117 300 руб.

2. Северная надбавка = (60 000 + 9 000) х 80% = 55 200 руб.

3. Общая сумма ЗП за июль = 117 300 + 55 200 = 172 500 руб.

Из начисленной суммы заработной платы работодатель обязан удержать НДФЛ.

Налог удерживайте при каждой выплате, в т.ч. при выдаче аванса и при выплате остальной части зарплаты за месяц.

При расчете применяйте ставки прогрессивной шкалы от 13% до 22% (ст. 224 НК).

С суммы районных коэффициентов и северных надбавок НДФЛ исчисляйте по специальным ставкам (ст. 210, 224 НК, письмо ФНС от 19.06.2025 № БС-4-11/5967@):

• 13% — с выплат не более 5 млн руб. с начала года;

• 15% — с выплат свыше 5 млн руб. с начала года.

С оклада и прочих выплат работникам — северянам налог удерживайте по прогрессивной шкале ставок от 13% до 22%.

Оклад и заработная плата — не одно и то же. Понятие «зарплата» более широкое и включает в себя выплаты по окладу. Порядок расчета зарплаты по окладу имеет свои особенности в зависимости от рабочего графика работника, наличия дополнительных выплат, территориальных коэффициентов и надбавок.