Коды периода представления в отчете 6-НДФЛ

В 6-НДФЛ код периода представления проставляется на титульном листе в специальной графе для этого показателя. Для каждого временного интервала в приказе ФНС закреплен свой шифр. В статье рассмотрим цифровые коды периодов представления, их назначение и необходимость.

Об отчете 6-НДФЛ

Отчет 6-НДФЛ необходим к предоставлению теми работодателями, которые выплачивают заработную плату физическим лицам по трудовым соглашениям и договорам гражданско-правового характера.

Последовательность и основные моменты заполнения формы отчета закреплены в приказе ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

Отчетность сдается по месту регистрации предприятия или ИП. Обособленным подразделениям следует сдавать отдельный расчет 6-НДФЛ также по месту их регистрации (согласно письму Министерства финансов РФ от 19.11.2015 № 03-04-06/66970 и письму ФНС РФ от 28.12.2015 № БС-4-11/23129).

Срок предоставления формы — не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным периодом. Отчет включает титульный лист и два раздела.

Если организация за отчетный период не производила начисление и выплату доходов физлицам, не проводила начисление и удержание НДФЛ, то отчетность по форме 6-НДФЛ с нулевыми данными сдавать не нужно.

Кодирование данных в 6-НДФЛ

Наиболее часто с кодированием информации приходится сталкиваться при заполнении налоговой отчетности.

Все закодированные сведения в отчете 6-НДФЛ располагаются на первом листе в сжатом виде (данные преобразованы в цифры). К закодированным показателям относятся:

• ИНН — в комбинации цифр содержатся сведения о налоговом агенте (к какой ИФНС прикреплен, юридический адрес и пр.);
• КПП — девятизначный код, в котором зашифрована информация о налоговой инспекции, где компания состоит на учете, и основании постановки на налоговый учет;
• КППР — код периода представления расчета;
• КНО — четырехзначный код налогового органа: первые две цифры означают код региона РФ в соответствии с Конституцией, последующие две означают прикрепление к конкретной ИФНС (межрегиональной, межрайонной и др.);
• КМН — код ИФНС по месту нахождения налогового агента;
• прочие коды (ОКТМО, код способа представления формы).

Использование кодирования формы 6-НДФЛ имеет следующие плюсы:

1. Информация предоставляется в едином формате, что облегчает ее обработку при помощи компьютерных программ.
2. Сокращается количество листов формы — зашифрованная информация занимает меньше места.

Для чего необходим КППР

Код периода предоставления 6-НДФЛ — это идентификатор, используемый в целях автоматизации обработки информации. Поэтому следует не только максимально точно указывать данные, но и применять верную форму их отражения:

• Все коды периодов 6-НДФЛ состоят из двух цифр, в соответствующих графах формы под этот идентификатор отведено определенное количество мест. Оформляя отчетность, запрещено оставлять свободные ячейки. Если данные отсутствуют, ставится прочерк.
• Если отчет заполняется вручную, на бумаге допускается использовать только синие, фиолетовые или черные чернила. Вписываемые данные должны быть отражены насыщенным цветом без искажений.
• Не допускается зачеркивать или стирать информацию, использовать корректоры. Если какой-либо код прописан неверно, следует переоформить весь отчет с указанием правильных сведений.

В большинстве случаев при заполнении формы применяется специальное программное обеспечение, многие операции производятся автоматически, что исключает возможность ошибки.

Какой период представления указывать за 1–2 кварталы и др.

Форма 6-НДФЛ предоставляется налоговыми агентами ежеквартально и нарастающим итогом с начала отчетного года. Таким образом, отчетными периодами по этому отчету являются: 1-й квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Ниже приведены коды данных периодов с расшифровкой:

• 21 — КППР за 1 квартал;
• 31 — код периода представления 6-НДФЛ за 2 квартал;
• 33 — за 9 месяцев;
• 34 — за год.

Если организация проходит процедуру ликвидации или реорганизации, то в отчете следует указывать одну из комбинаций, специально предназначенных для таких случаев. Это связано с тем, что форму следует сдать за период с начала года до даты реорганизации (ликвидации).

• 51 — КППР за 1 квартал;
• 52 — код периода представления 6-НДФЛ за 2 квартал;
• 53— за 9 месяцев;
• 90 — за год.

Например, предприятие было реорганизовано, присоединившись к другой компании 24 февраля 2021 года. Период, за который необходимо подать отчетность, — с января по февраль 2021 года включительно. Поэтому следует поставить код периода представления 6-НДФЛ за 1 квартал при реорганизации 51.