Счет-фактура арендодателя и затраты на аренду: в чем не ошибиться бухгалтеру

Не так давно на форуме «Клерка» бухгалтер поделился своей бедой: «Счет-фактура от арендодателя за мартовскую аренду датирована первым апреля. Имеем ли мы право эти расходы принять к учету в I квартале?».

Сразу вспоминается байка про императрицу Екатерину II, которая в слове «ещё» делала четыре ошибки — она писала «исчо». Так это было на самом деле, или нет, сказать трудно.

Но примерно столько же ошибок допустил (или собирается допустить) бухгалтер, попросивший совета. Давайте разберемся, почему.

Первое. Чтобы отразить затраты на аренду в регистрах бухгалтерского учета и для целей налогообложения, незачем требовать от арендодателя каких-либо ежемесячных актов, счетов и так далее.

Достаточно всего лишь заключенного в свое время договора аренды и акта приема этого имущества. И вплоть до окончания срока, на который был заключен договор, и составления акта возврата имущества арендатор будет нести эти документально подтвержденные и экономически обоснованные затраты (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Минфин России уже давно высказал своё мнение по этому поводу. Исключение может быть только в том случае, если выставление таких актов прямо предусмотрено в заключенном договоре аренды (письмо Минфина России от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764). Например, если сумма арендной платы не указана в твердой сумме, а зависит от каких-либо переменных условий.

Но даже и при этом дата выставления такого акта, который можно признать первичным учетным документом, не является решающим фактором для отражения затрат в том или ином периоде.

ФНС России точно также достаточно давно (письмо от 02.07.2015 № ГД-4-3/11546@ «О признании даты осуществления расходов для целей налогообложения прибыли организаций») пришла к выводу, что признание затрат в том или ином отчетном (или налоговом) периоде зависит не от даты составления первичного документа, которым подтвержден акт хозяйственной жизни, а от периода его совершения.

И если такой акт об оказании услуг по договору аренды датирован апрелем (хоть первым числом, хоть двадцать девятым) но в нем прямо указано, что это аренда за март, то организация имеет полное право признать их расходами I квартала. Главное, чтобы данный документ был в наличии до истечения срока сдачи декларации за этот период.

Ну а если выставления такого акта по условиям договора не требуется, то арендатор ежемесячно отражает в затратах (или расходах) сумму арендной платы, указанной в том самом договоре.

Второе. Счет-фактура арендодателя не является первичным учетным документом и служить основанием для отражения затрат не может. Он предназначен только для отражения суммы налога на добавленную стоимость, им предъявленную, и дает право на принятие этого налога к вычету. Поэтому наличие или отсутствие счета-фактуры никак не связано с принятием затрат к учету. Мухи— отдельно, котлеты — отдельно.

И даже если счет-фактура на мартовскую аренду выставлен с апрельской датой, то тоже ничего ужасного не произошло. На выставление счета-фактуры арендодателю дается пять календарных дней (п. 3 ст. 168 НК РФ).

И если полученный в апреле счет-фактура за мартовскую аренду датирован первым — четвертым апреля, то арендодатель никоим образом не нарушил требования действующего законодательства. И он обязан отразить доход от сдачи имущества в аренду в марте (I квартале) и НДС отразить в книге продаж за тот же самый налоговый период.

Арендатор имеет полное право принять к вычету НДС, указанный в этом счете-фактуре, в том же самом, то есть в I квартале (ну, или перенести его, полностью или частично, на следующие налоговые периоды).

Если в счете-фактуре стоит более поздняя дата, десятое там, или двадцатое апреля, то арендодатель, получается, нарушил требования п. 3 ст. 168 НК РФ. Что ему за это будет?

Если он отразил указанный там НДС в книге продаж I квартала, то ничего. Наказания за более позднее оформление счета-фактуры, но своевременное отражение указанного там налога действующим законодательством не предусмотрено.

Арендатор, получивший такой налоговый документ до 25 числа, имеет полное право принять его к вычету в I квартале.

Минфин неоднократно высказывался на эту тему (Письма Минфина России от 16.12.2015 № 03-07-11/73742, от 25.04.2018 № 03-07-09/28071).

Неприятность может случиться, если поздно оформленный счет-фактуру бухгалтер арендодателя не посчитает нужным отразить во II квартале. В конечном итоге должны побить его, так как он уклонился от своевременного начисления и уплаты налога — доход получил в марте, а НДС по нему отразил в апреле.

Но выявленный разрыв налоговики увидят, и объяснять его (и подставлять тем самым арендодателя) придется. Но тут, как говаривал Дон Корлеоне: Its not personal, just business.

Так что главное, чтобы нужные документы (независимо от того, каким числом они датированы) пришли до истечения срока подачи налоговых деклараций. Остальное — это уже обычный рабочий процесс.

Поэтому не надо волноваться, а лучше изучайте внимательно мои статьи на «Клерке».

Дедушка плохому не научит.