Кассовые документы формируются применяемой бухгалтерской программой и не подписываются ЭЦП. Возможно ли приложить к отчету не сами кассовые документы, а их реестр? Нужно ли распечатывать, брошюровать и хранить приходный кассовый ордер (ПКО)? Разбираемся с экспертом службы правового консалтинга ГАРАНТ Ольгой Волковой.
Как сделать правильно
В кассовую книгу построчно вносятся записи о каждой приходной и расходной операции в режиме: одна запись, один кассовый документ. Включение сведений на основании реестра кассовых документов не предусмотрено.
Сформированные программным средством кассовые документы не подписаны ЭЦП, поэтому их нужно вывести на печать и нанести собственноручные подписи: на каждый прием наличных распечатывается приходный кассовый ордер, заполненная за день кассовая книга также удостоверяется собственноручной подписью.
Организация вправе самостоятельно решить, как будут подшиты вторые экземпляры кассовой книги и как будет организовано хранение кассовых документов.
Обоснование
Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У) определен порядок ведения кассовых операций на территории РФ юридическими лицами (за рядом исключений), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.
В соответствии с подп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У, записи в кассовой книге 0310004 осуществляются по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги. В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004, и заверяет записи в кассовой книге подписью.
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.
Напомним, что каждый лист кассовой книги (N КО-4) состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
То есть в кассовую книгу построчно вносятся записи о каждой приходной и расходной операции в режиме: одна запись, один ПКО (РКО). Включить сведения на основании реестра кассовых документов не получится.
Что касается распечатывания сформированных программой документов и возможности приложить к отчету не сами кассовые документы, а их реестр, отметим: Указание N 3210-У отменило ранее применяемый НПА, в котором указывалось на необходимость распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги 0310004 (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005) подбирать в хронологической последовательности, брошюровать по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.
С 01.06.2014 документы, предусмотренные Указанием N 3210-У (а это, в частности, сама кассовая книга и приходные кассовые ордера), могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде (подп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У).
Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее - технические средства), и подписываются собственноручными подписями.
Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
Прием наличных предполагает, что кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 0310001, с суммой фактически принятых наличных денег. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру (подп. 5.1 п. 5 Указания N 3210-У).
Для данной ситуации это значит, что вывести на печать документы все равно нужно; они не подписаны ЭЦП и на них следует нанести собственноручные подписи. Буквальное прочтение Указания N 3210-У, на наш взгляд, требует распечатывания на каждый прием наличных отдельного ПКО и ежедневного заверения кассового отчета подписью (при наличии операций).
При этом организация вправе самостоятельно решить, как будут подшиты вторые экземпляры кассовой книги и как будет организовано хранение кассовых документов (косвенно об этом смотрите в материале.
Хранение кассовых документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.
В общем случае порядок хранения документов определяет руководитель, зафиксировав это в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", п. 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (включая кассовые документы и книги, ордера, авансовые отчеты) подлежат хранению в течение пяти лет. Аналогичный срок их хранения указан в ст. 277 "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".
Начать дискуссию