У клиента возникла ситуация: работник увольняется и отзывает свое согласие на обработку персональных данных в день увольнения. Что делать работодателю? Давайте разбираться.
Согласно законодательству РФ об архивном деле, работодатель обязан обеспечить хранение документов, в том числе кадровых документов по этому работнику в течение сроков, установленных законом (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ, Приказ Росархива от 20.12.2019 N 237).
Но возникает вопрос о персональных данных работников, которые содержатся в электронных базах данных, например, в программе 1С.
Обязан ли работодатель в случае отзыва согласия работника удалить его данные из этих электронных баз и программ? Или обезличить эти данные?
Законодательством такой вопрос не урегулирован. Каких-либо разъяснений надзорных органов или судебной практики по этому вопросу мы тоже не нашли.
На наш взгляд, отзыв согласия работника на обработку его персональных данных не является основанием для того, чтобы не исполнять обязанность по обеспечению хранения документов в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.
Чтобы разобраться в этой ситуации, мы дважды обращались за разъяснениями в Роскомнадзор.
Первый ответ ситуацию не прояснил, напротив, возникли новые вопросы.
Так, согласно ответу Роскомнадзора от 15.04.2021 № 08-23527, архивное хранение сведений об уволенных работниках в электронных базах информационной системы персональных данных в вышеуказанных законодательных актах не предусмотрено.
В связи с этим возник уточняющий вопрос: раз не предусмотрено хранение, то необходимо уничтожить персональные данные работника в базах в программах? Можно ли просто обезличить эти данные или необходимо именно уничтожить?
Второй ответ оказался более конкретным (от 28.05.2021 № 08-33856): в соответствии со ст. 29 Федерального закона от 06.10.2011 № 402 ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения подлежат хранению не менее пяти лет.
По мнению ведомства, деятельность по обработке персональных данных уволенных работников, содержащихся в указанных документах или веб-формах, реализованных в различных программных продуктах, осуществляемая в порядке и сроки, предусмотренные Законом о бухучете, подпадает под правовые основания, установленные п. 2 ч. 1 ст. 6 Федерального закона и не нарушает права граждан.
Таким образом, как мы понимаем, исходя из разъяснений Роскомнадзора, допустимо не уничтожать персональные данные работника по его требованию ни на бумажных носителях, ни в электронных базах данных.
Начать дискуссию