Командировка: готовим к ней работника и бумаги

Е. Ловягина,
И. Морозов

Опубликовано в номере: Кадры предприятия №6 / 2002

Когда контрагенты нарушают свои обязательства, а партнеры затягивают решение важнейших вопросов, ваши работники звонят, направляют факсы и выезжают на встречи. Безболезненно и быстро все это происходит в том случае, если контрагенты и партнеры расположены в той же местности, что и ваша организация. А что если вагоны с необходимым сырьем «застряли» за 2000 км, дозвониться не удается, факса на железнодорожной станции нет, а убедить ее начальника в правильности оформления перевозочных документов и соблюдении всех правил перевозки сможет только ваш снабженец? Тогда начинаются сборы в служебную командировку[1].

Что представляет собой такое территориальное «удаление» работника от основного места работы, как оно оформляется и о чем нужно напомнить командируемому?

Со вступлением в силу Трудового кодекса РФ вопросы командирования впервые (пусть и в общих чертах) стали регулироваться на уровне закона. Им посвящена отдельная Глава 24 Трудового кодекса РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки и переезде на работу в другую местность». Нельзя сказать, что законодательство обходило командировки стороной. Акты времен СССР (постановление Совета Министров СССР от 18.03.1988 № 351 «О служебных командировках в пределах СССР», инструкция Минфина СССР от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР») подробно определяли и, до признания их утратившими силу, будут определять порядок командирования работников (правда в той части, в которой они не противоречат Трудовому кодексу РФ). Несомненно, они во многом устарели и не соответствуют требованиям сегодняшнего дня. По обещаниям Минтруда России, ситуация должна измениться до конца этого или начала следующего года, а пока нам следует руководствоваться тем, что есть.

В настоящее время легальное определение понятия служебной командировки содержится непосредственно в Трудовом кодексе РФ. Так, согласно его статье 166 под служебной командировкой понимается «поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы». Это определение несколько отличается от прежнего, содержащегося в уже упомянутой Инструкции СССР от 07.04.1988 № 62. Напомню его: «служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы». Очевидно, что определения практически повторяют друг друга, но разница между ними все же есть.

Первое отличие. Прежде всего, понятия различаются указанием на лицо, принимающее решение о направлении в командировку: ранее — руководитель предприятия, теперь — работодатель. С одной стороны, очевидно, что ранее, во времена социалистического производства, у всех был один «работодатель» и «руководитель», с другой — в современных условиях это не всегда одно и тоже. Об этом свидетельствует и анализ норм самого Трудового кодекса РФ, согласно которым руководитель организации — это физическое лицо, которое в соответствии с законом или учредительными документами организации осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа (статья 273 ТК РФ), а работодатель — физическое либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (статья 20 ТК РФ).

Таким образом, понятие «работодатель» шире, чем руководитель, а основное их отличие в трудовых отношениях состоит именно в правомочии заключать трудовые договоры. Как правило, руководитель действует от имени работодателя[2], который передает ему свои полномочия в трудовых отношениях (на основании устава, договора, в установленном законом порядке и т.п.).

Второе отличие. Оно заключается в следующем. Ранее командировкой считалась поездка «в другую местность вне места постоянной работы»; теперь такого указания нет. Это дает возможность исходить из того, что командировкой может называться поездка не только в другую местность, но и в пределах одной и той же местности. Например, предприятие находится в г. Москве, и работника можно направить в командировку на предприятие, находящееся также в г. Москве, оформив направление в командировку соответствующим образом.

В принципе подобная практика имела место и до принятия Трудового кодекса РФ. Это те ситуации, когда работник может возвращаться из командировки в тот же день (например, из Москвы в Московскую область). Однако, как правило, они вообще никак не оформлялись, работникам возмещались только расходы по проезду к месту назначения и обратно, а суточные не выплачивались. Если допустить, что будут приняты новые инструкции и разъяснения, в соответствии с которыми командировки в пределах одной местности обязательно должны быть оформлены приказом, выдачей командировочного удостоверения и т.п., то эти требования нужно будет соблюдать. С другой стороны, какому работодателю нужна такая бумажная волокита из-за одного дня?

Вместе с тем Трудовой кодекс РФ практически дословно сохранил прежнее указание на тот вид поездок, которые не признаются служебными командировками: это служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути и имеет разъездной характер (ранее выделялся еще и подвижной характер). Во избежание трудовых споров, разъездной характер работы должен быть указан в трудовом договоре.

Следует обратить внимание, что командировка отличается от перевода на работу в другую местность. Да, и командировка, и перевод являются формами перемещения трудовых ресурсов. Однако они различаются как по своим целями, так и по условиям.

Как известно, один из основных принципов трудового договора — принцип устойчивости, что означает сохранение неизменным его содержания, существенных условий (статья 57 ТК РФ). При этом изменение условий трудового договора возможно только по соглашению сторон, а при изменении существенных условий (даже без изменения трудовой функции) — работник должен быть уведомлен об этом не позднее, чем за 2 месяца в письменной форме (статья 73 ТК РФ).

Перевод работника на другую работу означает изменение содержания трудового договора, трудовой функции, других существенных условий, то есть это предоставление работы, не обусловленной трудовым договором и другой по сравнению с оговоренной (такой, во всяком случае признается работа, когда меняется место работы, трудовая функция, оплататруда, степень вредности, тяжести, объем работ, льготы и т.п.). Командировка же — это именно выполнение работы, предусмотренной трудовым договором, трудовой функцией.

Кроме того, перевод допускается только с письменного согласия работника (статья 72 ТК РФ), а для командировки такого согласия не требуется, так как поездка в командировки относится к должностным обязанностям. Поэтому представляется необходимым очень четко и полно указывать в трудовом договоре и должностных инструкциях выполняемые работником функции и существенные условия (в том числе возможность направления в командировки).

Командировку также следует отличать от перемещения работника, которое возможно в той же организации, на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же местности, если это не влечет за собой изменения трудовой функции, существенных условий трудового договора (в противном случае, это будет переводом). Перемещение не требует согласия работника (статья 72 ТК РФ).

Кроме определения понятия командировки, Трудовой кодекс РФ устанавливает гарантии работникам при направлении в служебные командировки. К ним в соответствии со статьей 167 Трудового кодекса РФ относятся:

сохранение места (должности) и среднего заработка;
возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Таким образом, служебная командировка характеризуется следующими отличительными признаками:

1) направление в командировку осуществляется по решению работодателя;

2) командировка ограничена сроком. Он определяется руководителем организации, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, а для рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ — 1 год. В отдельных случаях иные сроки командировки могут устанавливаться руководителями исполнительных органов власти, например, командировки военнослужащих;

3) командировка имеет определенную цель — выполнение служебного поручения, то есть работы, обусловленной трудовым договором;

4) командировка предполагает задействование установленных трудовым законодательством гарантий (например, работник не может быть уволен в то время, когда находится в командировке; на него распространяются все нормы трудового законодательства о рабочем времени и времени отдыха, социальные гарантии и т.п.).

Командировка как организационная процедура состоит из нескольких этапов, первым из которых является принятие решения о направлении работника в другую организацию (филиал, представительство), а последним — подведение ее итогов.[3]

Вопросами командирования работников на предприятии занимается лицо, ответственное за работу с кадрами. Таковым может являться работник кадровой службы (отдела кадров), менеджер по персоналу, офис-менеджер и др. В данном случае все зависит от численности работников организации, порой от ее организационно-правовой формы. Например, в госучреждении этим будет заниматься отдел кадров, в крупной производственной компании, имеющей в своем составе обособленные структурные подразделения — работники департамента по управлению персоналом или того же отдела кадров, менеджер по персоналу, в средней и малой — офис-менеджер или менеджер по персоналу, а в совсем маленьких фирмах эти вопросы решаются либо бухгалтером, чаще всего занимающимся всеми кадровыми вопросами, либо самим руководителем. Обобщим названия указанных служащих и введем понятие «лицо, ответственное за работу с кадрами».

Итак, где-то за пределами организации для решения неотложного вопроса требуется присутствие вашего работника. Займемся подготовкой к направлению его в командировку.

Прежде всего, нужно убедиться, есть ли у работодателя такое право. Для этого нужно установить, не подпадает ли работник под категорию лиц, которых запрещено направлять в командировки или командирование которых осуществляется с соблюдением определенных правил (см. таблицу).

№ п/п	Kатегория лиц	Статья ТК РФ	Kомментарий
1	Беременные женщины	Часть первая статьи 259	Для данной категории установлен полный запрет
2	Женщины, имеющие детей в возрасте до 3-х лет	Часть вторая статьи 259	Направление в командировки данной категории работников возможно при условии: 1) от них получено письменное согласие; 2) поездки в командировки не запрещены им медицинскими рекомендациями; 3) они ознакомлены с правом отказа от командировки
3	Работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет	Часть третья статьи 259	См. комментарий п. 2 данной таблицы
4	Работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением
Примечание. Гарантии, предоставляемые женщинам в соответствии с п. 2—4 данной таблицы также распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (статья 264 ТК РФ)"
5	Работники в возрасте до 18 лет	Статья 268	Исключение составляют работники в возрасте до 18 лет, являющиеся творческими работниками СМИ, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иными лицами, участвующими в создании и (или) исполнении произведений, профессиональными спортсменами в соответствии с перечнями профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений

Решение о направлении работника или группы работников в служебную командировку принимается руководителем организации или ее филиала (представительства), структурного подразделения (отдела, службы).

Во исполнение этого решения лицу, ответственному за работу с кадрами, следует подготовить проект приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку. Для его составления следует воспользоваться формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 (№ Т-9 и Т-9а).

В приказе о направлении в командировку должны быть указаны следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество командируемого, его табельный номер;

2) структурное подразделение, в котором работает командируемый;

3) профессия (должность) командируемого;

4) цель, время и место (если их несколько, то указываются все места) командировки;

5) источники оплаты сумм командировочных расходов;

6) основание командировки (служебное задание, приглашение, вызов и т.д.).

Заполненный лицом, ответственным за работу с кадрами, проект приказа передается на утверждение (подпись) руководителю организации или уполномоченному им лицу, например, заместителю.

Проект приказа следует согласовать с бухгалтерией (с главным бухгалтером) для определения размеров предстоящих расходов, зависящих, как правило, только от финансовых возможностей организации (например, в зависимости от выделенной денежной суммы можно будет определить вид транспорта для проезда к месту командировки, уровень гостиницы или иного жилья, в котором будет проживать командируемый и т.п.). Соответственно, приказ о направлении в командировку может быть дополнен пунктом следующего содержания: «Главному бухгалтеру обеспечить выплату сумм командировочных расходов в установленном порядке» или «Бухгалтерии обеспечить выплату аванса на командировочные расходы в пределах сметы».

Кроме того, в соответствии с действующими в организации локальными нормативными актами, например, Положением о порядке разработки, согласования, подписания и утверждения документов организации, может быть предусмотрено визирование приказа о направлении в командировку иными должностными лицами.

Что обязательно должно быть сделано лицом, ответственным за работу с кадрами, так это объявление работнику приказа (решения) о направлении в командировку под расписку.

Приказ о направлении в командировку является одним из видов служебной документации, и в этом отношении интересно отметить, что действующий ныне Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) подобные приказы вообще не выделяет в отдельный вид (не очень понятно, почему: или они настолько малозначимы, или вообще не имеют никакого значения, поэтому на них и не стоит обращать внимания?). Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным приказом Росархива от 06.10.2000, этому виду документов уделено больше внимания. Прежде всего, они отнесены к приказам по личному составу, которыми, по сути, и являются; а еще они подразделяются на две группы: приказы о краткосрочных внутрироссийских командировках и приказы о длительных командировках. Первые должны храниться 5 лет, а вторые — 75.

Инициатива о направлении в командировку не всегда исходит от руководителя организации (филиала, представительства), в которой работает работник. Так, руководитель вышестоящей или же головной (в случае с дочерними организациями, филиалами и представительствами) может установить необходимость командирования работника нижестоящей организации. Так, например, командировка может быть вызвана получением предписания (вызова) руководителя (или по согласованию с ним) головной организации. Если раньше можно было ограничиться составлением предписания о командировании (поскольку вызов от вышестоящей организации должен быть принят к исполнению нижестоящей), то сейчас государственные инспекторы труда однозначно будут требовать представления приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Если поступило такое предписание (вызов), в приказе, в строке «основания», на него следует сделать ссылку.

Командировка работника может быть вызвана согласием организации принять приглашение каких-либо независимых и неподчиненных предприятий, учреждений, организаций (например, приглашения на различного рода конференции, семинары, выставки и т.п.). Подобные приглашения, как правило, адресованы не конкретному лицу, а предназначены организации в целом, поэтому ее руководитель или же руководитель структурного подразделения по своему усмотрению решает, кого из работников следует направить в такую поездку.

Для этого внутри организации может быть использована служебная переписка: лицо, ответственное за прочтение и анализ поступающей корреспонденции (например, офис-менеджер), направляет руководителю организации или структурного подразделения служебную записку с предложением рассмотреть поступившее приглашение и принять по нему решение или может предоставить готовое решение на согласование (утверждение). В том случае, если приглашение поступило непосредственно руководителю структурного подразделения, то он самостоятельно обращается к руководителю организации с просьбой о направлении работников подразделения на указанное в приглашении мероприятие (предприятие). Вместе с тем, в данном случае окончательное решение принимает руководитель организации, и его решение, основанное на служебной записке, опять-таки оформляется приказом о направлении в командировку.

На основании подписанного приказа (распоряжения) о направлении в командировку лицо, ответственное за работу с кадрами, в одном экземпляре выписывает командировочное удостоверение по форме № Т-10. Оно является основным документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

Именно по отметкам в удостоверении (о дне прибытия и дне выбытия) определяется фактическое время пребывания в командировке. Если работник командирован в разные населенные пункты, то указанные отметки должны быть сделаны в каждом пункте, а также заверены подписью ответственного должностного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. О том, что такие отметки крайне важны, нужно напомнить командируемому, даже если он отправляется в поездку не впервые.

Командировочное удостоверение может не выписываться при возвращении работника в тот же день, в который он был командирован. Однако фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, поэтому во избежание споров, например, с налоговой инспекцией, командировочное удостоверение все же следует оформлять.

Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. Если командированный остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилья ему возмещаются соответствующие расходы.

Помимо командировочного удостоверения, документом, подтверждающим время нахождения работника в командировке, является специальный журнал регистрации (учета) выбывающих и прибывающих командированных работников. Он позволяет фиксировать перемещение как собственных сотрудников, так и прибывших из других организаций. Ведение журнала осуществляется специальным работником (чаще всего, сотрудником кадровой службы), который назначается приказом руководителя организации.

Как отмечалось выше, в приказе о направлении в командировку должна быть указана ее цель. Однако в этом документе она определяется лишь в общем виде, например, «служебное поручение», подробно же — расписывается в служебном задании на командировку, которое применяется для оформления и учета задания, а также отчета о его выполнении (форма № 10-а).

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый, затем утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Если в организации отсутствуют структурные подразделения, то служебное задание подписывается непосредственно ее руководителем или заместителем руководителя, и в этом случае, естественно, никакого последующего утверждения не требуется.

Таким образом, оформление служебного задания на командировку предшествует изданию приказа о ней. Но другое дело, что на практике это не всегда соблюдается. Как правило, принимается решение о командировке и издается приказ, а задание вообще дается в устной форме.

Содержание задания в каждом случае определяется общими целями командировки и интересами организации.

В качестве общих формулировок, наиболее часто включаемых в служебные задания, можно назвать следующие:

1) общее задание работникам с выделением конкретных важных вопросов, которые предстоит решить и на которые следует обратить особое внимание;

2) конкретные поручения по конкретному вопросу, подлежащие рассмотрению или решению во время встречи;

3) определение четких задач работников по ведению переговоров (если таковые предстоят) со строгим определением пределов обязательств, которые командированная сторона может взять на себя (если мероприятие проводится по заранее известной программе, то задание должно содержать четкие формулировки позиции представителей организации по каждому вопросу повестки дня);

4) перечень итоговых документов, подлежащих выработке во время встречи с партнерами (протокол, договор и т.п.);

5) объем и перечень информации, разрешаемой к передаче (сообщению) в соответствии с установленным порядком для передачи партнерам;

6) перечень объектов, предусматриваемых для показа командированным работникам, с кратким изложением цели посещения каждого из объектов;

7) указания о порядке представления отчета и плана мероприятий по реализации принятых решений и др.

В следующей статье, посвященной командировкам, мы поговорим о том, в каких консультациях нуждается командируемый, как ему вести себя в дороге и как не только радушно принять его назад, но и правильно оформить возвращение.

[1] В статье рассматриваются только служебные командировки в пределах Российской Федерации.

[2] В статье будем исходить из того, что лицо, принимающее решение о направлении работника в командировку, обладает для этого необходимыми полномочиями и непосредственно осуществляет руководство деятельностью предприятия.

[3] ¹ Настоящая статья является первой из цикла статей, посвященных командировкам. В следующих номерах «КП» будут рассматриваться вопросы консультирования работников перед поездкой, правильного оформления документов в пути следования, а также возвращения работника в организацию.

Как подписаться >>>