Как вести учет иностранных работников в 1С:ЗУП, ред. 3

Иностранный персонал регистрируют в программе также, как и российский. Но есть отличия в заполнении некоторых данных.

Шаг 1. Указываем имя

ФИО иностранных физлиц допускается указывать с использованием букв латинского алфавита.

Если у сотрудника в документах не указана фамилия или имя, то вместо них в программу внесите дефис «-». В персотчетности для ПФР допускается не указывать фамилию или имя. Тогда программа дефис не поставит — поле будет пустым. Если остальная отчетность требует имени-фамилии, а их нет — программа поставит дефис.

Шаг 2. Заполняем личные данные иностранца

По ссылке «Личные данные» укажите:

• Место рождения сотрудника. Заполняется по схеме: населенный пункт — район — регион — страна. Все составляющие реквизиты указывайте в именительном падеже строго в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

• Гражданство страны. Здесь также ориентируемся на документ, удостоверяющий личность. Если работник не имеет гражданства, установите переключатель в положение «Лицо без гражданства».

• ИНН в стране гражданства. Нужен для заполнения справки о доходах. В простонародье — 2-НДФЛ.

• Документ, удостоверяющий личность. В поле «Вид документа» из соответствующего классификатора выберите вид документа, удостоверяющего личность физлица. Остальные реквизиты заполняйте строго по этому документу.

• Контакты. В разделе «Адреса, телефоны» указываем контактную информацию: адрес проживания, телефон домашний, рабочий и др. «Адрес за пределами РФ» заполняйте по налоговым нерезидентам РФ, а также иностранцам.

При вводе адреса в отдельном поле укажите страну постоянного места жительства, далее — адрес в произвольной форме. Допускается использование букв латинского алфавита.

Шаг 3. Разбираемся со страховкой

Если у сотрудника нет страхового свидетельства, его получает работодатель. Для этого подайте в ПФР анкету застрахованного лица по форме АДВ-1.

По ссылке «Страхование» укажите статус застрахованного лица. Для иностранцев выберите статус лица в соответствии с представленными документами и укажите дату, с которой действуют сведения о страховом статусе. Статус застрахованного лица влияет на расчет страховых взносов.

Шаг 4. Настраиваем налоги

По ссылке «Налог на доходы» укажите статус налогоплательщика-нерезидента и дату установления этого статуса.

Статус налогоплательщика влияет на расчет НДФЛ. Например, налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные) к доходам налоговых нерезидентов не применяются.

При необходимости укажите реквизиты уведомления на зачет авансовых платежей (раздел «Уведомление на авансовые платежи по патентам»).

Шаг 5. Готовимся к выплатам

По ссылке «Выплаты, учет затрат» укажите способ выплаты зарплаты. Если выбрали вариант выплаты зачислением на карточку, введите данные для перевода заработной платы в банк.

Укажите способ отражения начислений по сотруднику в бухучете, если способ отличается от учета в организации в целом.

Шаг 6. Вводим данные для трудового договора

Когда все предыдущие шаги прошли, нажмите «Записать и закрыть».

В документе «Прием на работу», на закладке «Дополнительно», укажите дополнительные сведения (поля «Разрешение на работу», «Разрешение на проживание», «Условия оказания медпомощи») для отражения их в трудовом договоре. Дело в том, что если сотрудник — иностранец, то в трудовом договоре отражают сведения о разрешении на работу, проживании, условиях оказания медпомощи.

По кнопке «Печать» можно сформировать и вывести на печать:

• обычный трудовой договор с сотрудником,

• трудовой договор при дистанционной работе,

• трудовой договор для микропредприятий.