Новый ФСБУ для документооборота: с чем его едят

Минфин утвердил новый ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (ФСБУ 27/2021), который вступит в силу с 1 января 2022 г. Разбираемся, что это за стандарт и что надо знать бухгалтеру.

Структура нового ФСБУ

ФСБУ 27/2021 (утвержден приказом Минфина приказом от 16.04.2021 № 62н) содержит пять разделов:

• общие положения;
• требования к документам бухгалтерского учета;
• исправление документов бухгалтерского учета;
• хранение документов бухгалтерского учета;
• документооборот в бухгалтерском учете.

Бухгалтерские документы: суть термина

Исходя из терминологии нового стандарта, документы бухгалтерского учета — это не только первичные документы, но также и регистры бухгалтерского учета.

В качестве первичных учетных документов стандарт называет:

• договор;
• кассовый чек;
• квитанцию об оплате;
• авансовый отчет;
• судебный акт;
• торговый товарный счет.

Стандарт регламентирует:

• правила оформления, исправления и хранения бухгалтерских документов;
• правила документооборота между экономическими объектами, за исключением бюджетной сферы учета.

Особые моменты

• Первичные документы и регистры бухучета составляйте на русском языке. По документам на иностранном языке нужен построчный перевод на русский.

Исключение: требование законодательства или правил страны, в которой ведется деятельность организации за пределами России, в составлении документов бухгалтерского учета на языке этой страны. В то же время, регистр бухгалтерского учета все равно должен быть составлен с построчным переводом на русский язык.

• Регистры ведите в рублях. А если оценка в инвалюте — и в рублях, и в этой валюте. Исключение — случаи, когда иное устанавливают другие ФСБУ.
• Требований к электронной подписи закон № 402-ФЗ и стандарт не содержат. Экономический субъект может составлять документы на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Перечень лиц с правом подписывать документы утверждает руководитель организации.
• По электронным документам должна быть возможность изготовить их бумажные копии.

Исправление документов

Стандарт (разд. 3) четко определяет, что ошибки в оформлении документов бухучета надо исправлять. Причем свои правила исправления — для бумажного носителя, и свои — для электронного.

Исправление в бумажном документе выполняем путем зачеркивания ошибочного текста (суммы) и указания исправленного текста (суммы) над зачеркнутым. Исправление обязательно сопровождаем надписью «Исправлено». Ставим дату исправления. В завершение получаем подписи лиц, которые составили документ. Указываем их должности, фамилии и инициалы.

Исправление первичного электронного документа оформляем путем составления нового, исправленного электронного документа. Новый документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального, дату исправления, а также — по аналогии с бумажным исправлением — электронные подписи лиц, составивших документ. Также должны быть указаны должности, фамилии и инициалы. Крайне важно: средства воспроизведения нового электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

Хранение документов

По общему правилу организация должна хранить подлинники документов бухучета. Не важно как они составлены — на бумаге или электронно. Где хранить? И документы, и базы данных — на территории России (п. 25).

Доступ к первичным документам, а также к регистрам бухучета определяет сама компания. Обязательно информировать главбуха, где что лежит, или аутсорсера, если доверили учет ему.

Документооборот

Документооборот, согласно стандарту — это движение учетных документов в организации с момента их составления до завершения исполнения.

Бухгалтерский документооборот организует руководитель экономического субъекта. Главная цель — своевременно отразить объект бухгалтерского учета в бухгалтерском учете, а также передать первичку для регистрации в регистрах бухгалтерского учета. Венчает весь учет составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

За непосредственную работу с документами отвечают те, кто их составляет и подписывает. А именно менеджеры по работе с документами отвечают за эти задачи:

• своевременное оформление первичных учетных документов;
• достоверность содержащихся в документах данных;
• передача бумаг в установленные сроки в бухгалтерию, для отражения в бухгалтерском учете.

Что надо знать о новом стандарте: итоги