Как правильно составить график отпусков

Любой работодатель обязательно составляет график отпусков. Так, и предприятие, и работники точно будут знать, кто и когда планирует уходить в оплачиваемый отпуск в течение календарного года. Об особенностях составления и о том, кто вправе претендовать на отдых вне очереди, расскажем в этой статье.

Зачем нужен график отпусков

Этот документ облегчает процесс ухода работников в ежегодный или дополнительный отпуск. Его составляют в текущем году на следующий календарный год по унифицированной форме №Т-7.

Благодаря такому документу компания:

• заблаговременно оформляет отпуск и выплачивает отпускные, которые выдают не менее, чем за три дня до начала отпуска;
• находит замену уходящему в отпуск работнику при необходимости, чтобы не останавливать производственный процесс;
• контролирует, чтобы отпуска были предоставлены сотрудникам вовремя, а также чтобы работники не накапливали неиспользованные дни отпуска.

Когда утверждают график отпусков

Успеть утвердить график следует не позже, чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Затем его доводят до сведения всех трудящихся в учреждении. О времени начала самого отпуска работника извещают не позднее, чем за 14 дней до его старта.

Если же работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позже, то тот имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок.

Учет пожеланий работников

Перед составлением графика уточняется, когда именно работники хотят отдохнуть.

Также учитывайте особенности рабочего процесса — когда, например, один менеджер заменяет другого, и одновременно отдыхать оба не могут.

Выбирать время отдыха сотруднику можно, если он относится к следующим категориям:

• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам;
• родители несовершеннолетних детей-инвалидов;
• ветераны;
• чернобыльцы;
• жены военнослужащих;
• работники со званием «Почетный донор России»;
• многодетные сотрудники с детьми до 12 лет (Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ, ст. 262.2).

Отпуск авансом для тех, кто не отработал шесть месяцев

Если сотрудник еще не успел отработать положенные полгода, он может попросить отпуск авансом. Работодатель такую возможность предоставлять не обязан, но вправе это сделать по запросу.

Есть и те, кому отпуск авансом предоставляется в любом случае:

• женщины перед декретом или после него;
• работники до 18 лет;
• сотрудники, которые усыновили детей до трех месяцев.

Также, согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему предоставляется, если его жена находится в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы в учреждении.

Как составить график отпусков

Для начала решите, каких работников вы не включаете в документ. К ним относятся те, с кем трудовой договор оформлен на срок до шести месяцев.

1. Учитывайте и тех, кто временно не работает на предприятии: сотрудниц в декрете, сотрудников в отпуске по уходу за ребенком, за свой счет или тех, кто на длительном больничном.
2. Отразите в графике внутренних и внешних совместителей. Внутренних укажите дважды, по обеим должностям, с одним и тем же периодом.
3. Не забудьте о новичках, на начало календарного года отработавших меньше полугода, чтобы в течение года они смогли воспользоваться положенными днями отдыха.
4. Если у работника остались дни отпускного периода, которые он не использовал за прошлый год, укажите их вместе с днями отпуска за будущий год. Предоставляются такие дни только с согласия этого человека.
5. Определите последовательность внесения работников в график отпусков: в алфавитном порядке, в хронологической последовательности по периодам отпусков либо по подразделениям.
6. Укажите дату начала отпуска и количество дней периода или же несколько дат, если отпуск делится на части. Дату окончания отпускного периода можно не ставить.
7. Нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. И если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания автоматически переносится. Отдельно проверяйте постановление о переносе выходных дней каждый год.
8. Когда график составлен, его нужно утвердить у профсоюза при его наличии и у руководителя компании.
9. Если документ сформирован на унифицированном бланке, приказ об утверждении издавать не нужно, достаточно подписи и даты руководителя в правом верхнем углу. Если же в самостоятельно разработанной форме грифа утверждения нет, утвердите график отпусков через приказ руководителя.
10. Окончательный вариант нужно утвердить не позднее, чем за две недели до начала следующего года. Если дата выпадает на выходной, то срок переносится.
11. С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

Изменение графика отпусков

Документ при необходимости можно изменять: переносить даты отпуска или отзывать.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков — административное правонарушение, за совершение которого предусмотрены предупреждение или наложение административного штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ).