Кадровый ЭДО в приложениях 1С: несколько важных моментов

Электронные больничные листы и электронные трудовые книжки уже мало кого удивляют. Постепенно бизнес переводит в электронный формат и другие документы по кадрам: различные приказы, заявления, расчетные листки. Рассмотрим, как организовать кадровый электронный документооборот с помощью программ 1С.

С чего начинается кадровый ЭДО

Власти продлили эксперимент по электронным кадровым документам. Чтобы подключиться к "пилоту", работодателю необходимо:

• получить согласие от сотрудников;
• обеспечить кадровиков квалифицированными электронными подписями (ЭП);
• обеспечить сотрудников неквалифицированными или простыми ЭП;
• завести личный личный кабинет работодателя на портале «Работа в России», там же сотрудники заводят свои личные кабинеты;
• доработать информационную систему, в которой предприятие ведет учет.

На данный момент возможность кадрового ЭДО реализована в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1.  Со временем поддержку кадрового ЭДО реализуют в следующих конфигурациях:

• «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3;
• «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3;
• «1С:Комплексная автоматизация»;
• «1С:Бухгалтерия предприятия»;
• «1С:ERP. Управление предприятием».

Какой путь проходит электронный кадровый документ

Вот основные этапы кадрового ЭДО:

1. Пользователь «1С» (кадровик, бухгалтер, расчетчик) создает документ в базе и подписывает его своей квалифицированной ЭП. В будущем, предполагается, появятся единые форматы ряда кадровых документов для качественной цифровизации кадрового ЭДО. 
2. Специалист выгружает документ в личный кабинет работодателя на портале «Работа в России».
3. Находясь на портале, специалист направляет документ из личного кабинета работодателя в личный кабинет сотрудника.
4. Сотрудник, авторизуясь через Госуслуги, переходит в свой личный кабинет портала «Работа в России» и получает документ.

Поддержка кадрового ЭДО в «1С:ЗУП»

Чтобы начать работу с кадровым ЭДО, установите галку «Используется интеграция с порталом «Работа в России» (раздел «Настройка» – «Кадровый учет»).

На начальной странице, в Текущих кадровых делах, появится дополнительный раздел «Кадровый ЭДО», который содержит в себе ссылки на задачи пользователя.

Для оперативной выгрузки данных в печатных формах ряда документов появится дополнительная команда «Передать на «Работа в России».

Пример организации кадрового ЭДО в части отпусков:

1. Сотрудник с помощью мобильного приложения «1С: Кабинет сотрудника» оформляет заявление на отпуск и отправляет его на согласование.
2. Руководитель организации (подразделения) получает уведомление о необходимости согласовать отпуск сотрудника. Возможные действия руководителя: просто ознакомиться с заявлением, согласовать отпуск, отказать с указанием причины отказа. При согласовании руководитель должен подписать заявление ЭП – для этого достаточно ввести ее пароль.
3. У пользователя «1С», например, кадровика, в программе выходит задача о необходимости создать отпуск конкретного сотрудника. Документ отпуска можно сформировать, нажав одну кнопку «Ввести отпуск». Программа автоматически заполнит все данные.
4. В личном кабинете сотрудник увидит всю цепочку согласования его отпуска. 
5. После оформления Приказа на отпуск кадровик выгружает данные в кабинет сотрудника, подписав его ЭП.
6. Сотрудник в мобильном приложении получает уведомление о необходимости визировать документы. В личном кабинете он может просмотреть, скачать и подписать полученные документы, проверить подпись работодателя. 
7. Кадровик в форме «Документы кадрового ЭДО» проверяет, подписал ли сотрудник документы.