В штатном расписании отражаются организационная структура, перечень наименований должностей и профессий по каждому структурному подразделению и в целом по организации, а также сведения о количестве штатных единиц, тарифных ставках (окладах) и надбавках работников.
Поскольку законодательство не содержит особых требований к штатному расписанию, у работодателей при его составлении возникает множество вопросов. Статья ознакомит с порядком действий при утверждении этого документа.
Утверждение нового штатного расписания
Чтобы сформировать новое штатное расписание, нужно соблюсти определенную процедуру, главной частью которой является издание приказа. Именно этот документ придаст штатному расписанию законную силу, поэтому его оформлению необходимо уделить особое внимание.
Приказ должен быть подписан руководителем или уполномоченным на это лицом — например, заместителем директора, руководителем кадровой службы или главным бухгалтером.
Законодательно установленного порядка делегирования таких полномочий не существует, но так как штатное расписание — это внутренний ЛНА, по смыслу норм трудового законодательства передача подобных полномочий должна быть прописана в уставе либо в ином учредительном документе компании.
Примерная формулировка в уставе компании-работодателя о передаче права утверждать штатное расписание может выглядеть следующим образом.
5.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.
Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.
Если речь идет лишь о временном делегировании полномочий на время болезни, пребывания в командировке или в отпуске, то дополнительно потребуется и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего гендиректора. Дело в том, что доверенность в данном случае не сработает, поскольку она применяется в сфере гражданских, а не трудовых отношений — п. 1 ст. 182 ГК РФ. Кроме того, по пункту 1 ст. 185 ГК РФ доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое для представительства перед третьими лицами, коими являются, например, контрагенты и госорганы. При передаче полномочий на утверждение ЛНА от руководителя иному работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.
Для утверждения нового штатного расписания можно использовать как унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, так и самостоятельно разработанный бланк.
К примеру, можно внести в графы 6-8 с общим названием «Надбавки» дополнительные стимулирующие и компенсационные выплаты, которыми поощряются работники в организации. Это могут быть:
- персональные надбавки;
- надбавки за стаж работы в компании или в отрасли;
- надбавки за работу с секретными сведениями;
- доплата за вредные условия работы.
В унифицированной форме Т-3 предусмотрены все необходимые реквизиты. Например, есть специальный блок информации об утверждении документа: «Утверждено» с реквизитами приказа и количеством штатных единиц. Именно здесь и должна быть ссылка на приказ.
Новое штатное расписание можно вводить:
- в любой момент, если изменения касаются вакантных должностей;
- через два месяца, если изменения касаются работников.
Например, при сокращении должностей даты утверждения штатного расписания и его ввода в действие совпадать не должны. Новое штатное расписание утверждается текущей датой, а вводится не ранее чем через два месяца. Без утверждения нового штатного расписания сокращение работников может быть признано незаконным (Определение ВС Республики Башкортостан от 12.03.2015 № 33-3950/15).
Утверждение изменения штатного расписания
Внесение изменений в штатное расписание может быть вызвано различными событиями: сокращением или добавлением определенных должностей, исключением вакантных должностей, их переименованием, изменением окладов.
Изменения утверждаются на основе принятого работодателем решения, закрепленного приказом.
Оформить изменения можно двумя путями:
- изданием приказа о соответствующем изменении;
- утверждением нового штатного расписания.
Способ работодатель выбирает самостоятельно.
Могут ли налоговики при проверках запрашивать у компании штатное расписание? Рассказываем в авторском онлайн-курсе, забирайте прямо сейчас.
На протяжении всей своей деятельности организация может иметь лишь одно штатное расписание и только отдельными приказами регулировать число должностей или структурных подразделений.
Не забудьте, что информацию о наличии вакансий работодатели обязаны ежемесячно подавать в центры занятости (п. 3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1). Аналогичное требование есть и в пункте 4 ч. 1 ст. 8 Закона города Москвы от 01.10.2008 № 46. Порядок представления данных сведений приведен в Постановлении Правительства Москвы от 23.06.2009 № 579-ПП.
Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание выглядит следующим образом.
Общество с ограниченной ответственностью «Омега»
(ООО «Омега»)
ПРИКАЗ
| 25.10.2021 |
№ 36 |
г. Москва
О внесении изменений в штатное расписание
В целях совершенствования организационной структуры
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Внести в штатное расписание с 08.11.2021 следующие изменения:
1.1. Ввести отдел работы с дебиторской задолженностью со следующим штатным составом:
- начальник отдела — 1 шт. ед., должностной оклад — 40 тыс. рублей;
- ведущий бухгалтер — 2 шт. ед., должностной оклад — 30 тыс. рублей;
- бухгалтер — 3 шт. ед., должностной оклад — 25 тыс. рублей.
1.2. Ввести в отдел документационного обеспечения сектор контроля со следующим штатным составом:
- начальник сектора — 1 шт. ед., оклад — 27 тыс. рублей;
- специалист — 2 шт. ед., оклад — 20 тыс. рублей.
- Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Горбункова С.С.
Директор Трифонов О.В. Трифонов
Порядок утверждения штатного расписания
Правила составления и утверждения штатного расписания трудовым законодательством не регламентированы. Расписание вообще не относится к категории обязательных документов. Применять его есть смысл в крупных коммерческих организациях и в госсекторе. Что касается малого бизнеса, он может и вовсе обойтись без штатного расписания.
На практике порядок утверждения штатного расписания сводится к следующему.
Во-первых, перед составлением и утверждением расписания должна быть проделана работа по анализу и учету кадрового состава, производственных мощностей и перспектив развития компании.
Во-вторых, нужно издать приказ о формировании штатного расписания и составить его.
В-третьих, необходимо утвердить штатное расписание специальным приказом.
Соблюдение описанной процедуры обеспечит документу законное вступление в силу.
Переутверждать действующее штатное расписание каждый год нет необходимости.
Знакомить сотрудников со штатным расписанием также не нужно (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 13.05.2015 № 33-6635/2015).
Кроме того, наниматель не обязан выдавать работникам копию штатного расписания, например, при решении трудовых споров.
Дело в том, что этот документ не имеет отношения к исполнению работником конкретной трудовой функции, поэтому и выдаче не подлежит (определения Приморского краевого суда от 03.03.2015 № 33-1762, от 29.06.2015 № 33-5343).
Хранят штатные расписания постоянно, вплоть до ликвидации компании — п. «а» ст. 40 раздела 13 перечня по Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236.
Сокращать эти сроки запрещено — п. 4.10 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.
Начать дискуссию