Кому точно подойдет бухгалтерский аутсорсинг

По поводу аутсорсинга часто разгораются нешуточные споры. Одни — за передачу обслуживания сторонней компании, другие против. Есть и те, кто держит нейтралитет — надо смотреть по ситуации. Мы решили поглубже вникнуть в нюансы бухаутсорсинга и разобраться — кому же он точно подойдет.

Аргументы «за»

На ум сразу приходит, что если отдать бухучет кому-то другому, то это разом снимет головную боль со всякими регистрами, отчетами и, в первую очередь, с первичкой.

Чем еще хорош аутсорсинг:

1. С вашими документами будут работать несколько специалистов — операционист, который заведет в базу первичку, расчетчик зарплаты, главбух, сводящий воедино отчетность и, по необходимости, аудитор или юрист (это уже будет зависеть от набора выбранных услуг, мы подразумеваем все таки комплексный аутсорс).

2. Ни вам, ни вашему бухгалтеру (если вы оставили себе еще и штатного специалиста), не нужно вникать в особенности кадрового учета. Кто не сталкивался с оформлением сотрудников, никогда не поймет, что такое личное дело (настоящее, не просто папочка в шкафу, куда вы заталкиваете все, что у вас есть на работников), почему надо обязательно соблюдать закон о персональных данных и что делать, если у нового работника внезапно нет бумажной трудовой книжки, но есть электронная.

3. Соблюдаются сроки сдачи отчетности. Аутсорсер отвечает перед клиентом не только репутацией, многие из них страхуют свою ответственность, а также гарантируют возмещение убытков по своей вине. Конечно никто не хочет компенсировать заказчику штрафы, которые тот заплатит за просрочку сдачи деклараций.

4. За вами обычно закрепляют специалиста, который может ответить на текущие вопросы. Например, какой у компании ФОТ, сколько взносов надо будет заплатить, насколько большим выходит НДС к концу квартала, какие документы принести сотруднику для трудоустройства и т.д.

5. Большая часть работы с первичкой у современных аутсорсеров автоматизирована. Значит можно передавать на обработку большие объемы даже бумажных документов.

6. Аутсорсинг может распространятся как на все бухгалтерские услуги, так и на их часть. Например кадры, расчет зарплаты и отчеты по сотрудникам можно передать аутсорсингу, а всем остальным заниматься самостоятельно. Это значит, что можно выбрать более гибкий и удобный тариф.

Аргументы «против»

• Если деятельность у вас специфическая, например, связана с добычей нефти, драгметаллами, деятельностью ломбардов или научными разработками для космических кораблей, то нужно найти аутсорсеров, которые смогут грамотно вести учет для вашей сферы. Иначе вы рискуете получить не только некачественный бухгалтерский учет, но и критические ошибки в налогах.

• Говорят, в аутсорсинге жуткая текучка кадров, а еще обслуживание на потоке, т.е. каждый бухгалтер там просто завален документами по уши, поэтому регулярно вылезают ошибки. Мы не будем вас убеждать, что это не так. Но тут дело скорее в том, что подобные компании стараются брать числом.

Так кому же точно подходит бухгалтерский аутсорсинг?

• Новому бизнесу, стартапу. Ошибочно считать, что пока деятельность не развернулась и компания не начала получать деньги, то никаких проблем с учетом не возникнет. Как раз на старте и появляются серьезные ошибки.

Например, директор не сдает на себя СЗВ-М и получает первые штрафы. Забывает про квартальные отчеты — РСВ, 6-НДФЛ, 4-ФСС и счета блокируют. Даже на этапе регистрации можно серьезно «попасть», если не подать вовремя заявление на УСН.

• Иностранным компаниям. Несмотря на попытки сблизить международный учет с российским (все помнят, что с 2022 года вступают в полную силу несколько ФСБУ?), отличия не просто есть, их очень много. Для того, чтобы вести бизнес в России, иностранцам нужно не только его зарегистрировать, но и найти специалистов, которые возьмут на себя учет, да еще параллельно будут предоставлять отчетность по международным стандартам (МСФО). Тут как раз уместен аутсорсинг.

• Небольшим компаниям и ИП. Обычно в таких организациях не держат штатного бухгалтера, он либо приходящий, либо фрилансер (самозанятый), работающий удаленно. Но не всегда такой специалист может оперативно решать текущие вопросы.

К примеру, вам срочно понадобилось выписать счет или сформировать платежку поставщику, а бухгалтер не на связи, на встрече с другим клиентом или задействован в выездной проверке у заказчика. Аутсорсинг же позволяет оперативно решить любые задачи бизнеса.

• Крупным организациям, холдингам, группам компаний. Для них важно передать самые рутинные и объемные по количеству операции, так можно освободить штатных сотрудников для работы поинтереснее. Энергию менеджеров направить на привлечение и обслуживание клиентов, увеличение продаж, а бухгалтеры смогут использовать время на тщательную проработку налогового учета, отчетность и работу с ФНС.

• Бизнесу, который ведется сезонно. Если вы занимаетесь прокатом снегоходов, то ваш бизнес активен зимой, а если оказываете услуги по ландшафтному дизайну и стрижке газонов, то ваше время — весна и лето. Сезонным может быть туристический, гостиничный, сельскохозяйственный бизнес. Содержать полный штат работников, в том числе бухгалтерию, круглый год таким фирмам невыгодно. Для них аутсорсинг — отличный вариант сотрудничества.

Добавим, что аутсорсинг также может стать независимой третьей стороной, когда в организации больше одного участника, и каждый владелец хочет видеть объективную картину бизнеса.

При покупке действующего бизнеса аутсорсеры помогут оценить качество ведения учета, восстановят его при необходимости, помогут разобраться в тонкостях деятельности новому собственнику.