Кадровый ЭДО в 2022 году. Трудовые договоры и другие кадровые документы станут электронными

У работодателей появилась возможность внедрять в компании кадровый ЭДО. Трудовые договоры можно оформлять в электронном виде, а вот приказы об увольнении — нельзя.

Новые статьи ТК

Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021 в Трудовой кодекс внесены новые статьи:

22.1 — ЭДО в сфере трудовых отношений;
22.2 — Порядок введения ЭДО;
22.3 — Взаимодействие работодателя и работника по ЭДО.

Кадровые документы можно оформлять в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Кто переходит на ЭДО

Переход на кадровый ЭДО — добровольный как для работодателей, так и для сотрудников (но не для всех).

Если работодатель решил ввести КЭДО, действующие сотрудники могут работать с документами по-старинке. Если они не согласятся на электронное оформление, кадровые документы для них надо будет по-прежнему оформлять на бумаге.

А вот у новых сотрудников, которые впервые начнут работать в следующем году, возможности игнорировать КЭДО не будет. Они будут обязаны принять это, как данность. Конечно, при условии, что такая система введена у работодателя.

Если работодатель решил внедрить в компании КЭДО, он должен издать об этом нормативный акт, например, специальное положение.

В этом документе должны быть такие сведения:

сведения об информационной системе, в которой будет идти КЭДО;
порядок доступа к информационной системе работодателя;
перечень электронных документов и категорий работников для КЭДО;
срок уведомления работников о переходе ЭДО;
дата введения ЭДО;
сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам ЭДО;
исключительные случаи, когда документы будут на бумаге;
процедуры взаимодействия с профсоюзом.

Как идет обмен документами

ЭДО можно настроить через информационные системы:

платформу «Работа в России» с доступом к ней через Госуслуги;
информационную систему работодателя.

Заканчивается набор на курс повышения квалификации «Управленческий учет» 120 часов.

Курсы от «Клерка» — это:

соответствие профстандарту «Бухгалтер»;
удостоверение в ФИС ФРДО;
поддержка на всех этапах и консультации от лекторов;
тесты на проверку ваших знаний;
20 летний опыт «Клерка» внутри курса.

Полную программу курса посмотреть можно тут

Электронные документы

Не все кадровые документы можно оформлять электронно.

В ТК есть перечень документов, которые не могут быть составлены в электронном виде. Это такие документы:

трудовая книжка;
сведения о трудовой деятельности работников (СТД-Р);
акт о несчастном случае на производстве № Н1;
приказ увольнении работника;
журнал инструктажей по охране труда.

Вот примерный список документов, которые можно составлять в электронном виде:

трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
приказ о применении дисциплинарного взыскания;
уведомлении об изменении условий трудового договора.

Единые требования к формату электронных кадровых документов введут с 1 марта 2023 года.

Электронная подпись

Требования к подписи сотрудников и работодателей разные.

Может использоваться усиленная квалифицированная и неквалифицированная электронные подпись (УКЭП и УНЭП).

Мы собрали все данные в одну таблицу.

Документы	ЭП работодателя	ЭП сотрудника
трудовой договор; договор о материальной ответственности; ученический договор; договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания; уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора	УКЭП	УКЭП
	-	УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора
	-	УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства
Иные документы	УКЭП	УКЭП
	УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора	УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора
	УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства	УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства
	-	простая электронная подпись