Как выбрать обслуживающую бухгалтерию: какой он, идеальный бухгалтерский аутсоринг

Почему в Европе более 80% компаний отдают предпочтение аутсорсингу, в США этот показатель еще выше — порядка 90-94%, а вот в России на аутсорсинг уходит менее 30% компаний? Причем в основном он популярен у малого бизнеса и ИП. В отличие от западных коллег, где все наоборот — крупные компании охотно передают бухгалтерию на аутсорсинг. Может все дело в том, что наши предприниматели не умеют выбирать обслуживающую бухгалтерию?

Разрешение на использование аутсорсинга дает Закон о бухгалтерском учете № 402-ФЗ, в пункте 3 статьи 7 сказано, что руководитель может заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

И даже есть кое какие уточнения. Например, если договор на обслуживание заключает заказчик-акционерное общество, то как минимум один работник аутсорсинговой компании должен отвечать особым требованиям:

• высшее образование + стаж работы по профилю (бухучет, отчетность, аудиторская деятельность) не менее 3-х лет из последних пяти календарных лет;

• если нет высшего образования, то не менее 5-ти лет стажа из последних семи календарных лет;

• не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Т.е. если у вас АО и вы хотите заключить договор с аутсорсингом, стоит наличие этих соответствий уточнить. Вряд ли руководителя оштрафуют за нарушение (хотя могут попытаться притянуть какую-то из статей КоАП), а вот расходы на оплату услуг аутсорсерам по такому договору могут снять — ведь у организации не было права по закону его заключать. 

На что еще обратить внимание при выборе обслуживающей бухгалтерии:

• Квалификация сотрудников. Открытая компания не станет прятать от вас аттестаты, дипломы и сертификаты своих сотрудников, напротив, часто их даже размещают на сайте и можно проверить документы на официальных порталах. 

Проверьте диплом своего бухгалтера на сайте Рособрнадзора

• Перечень услуг. Обязательно проверьте, что именно подразумевается под обслуживанием по конкретному тарифу. К примеру, в стоимость может не входить составление первички, отправка отчетности или расчет зарплаты. Эти услуги аутсорсер будет оказывать за отдельную плату. При этом покупка более дорогого пакета может быть выгоднее, чем оплата каждой допуслуги.

• Сроки. Например, в договоре может быть указано, что последний срок для передачи первичных документов за прошедший квартал — 10 число первого месяца, следующего за этим кварталом. Если вы принесете счет-фактуру 11-го числа, то ее уже могут не успеть обработать, включить в отчетность и следовательно она будет недостоверной. Придется подавать уточненные декларации, а для того же НДС это не очень хорошо — чревато проблемами в вычетах как для вас, так и для ваших контрагентов.

• Список отчетности. Конечно он будет зависеть в т.ч. и от состава услуг по договору. Например, если аутсорсер ведет только учет зарплаты и сдает отчеты за сотрудников, то баланс он вам не сформирует. Но если учет ведется полностью, то стоит предусмотреть в комплекте, например, статистику. 

• Дополнительные опции. Удобно, когда все услуги для бизнеса собраны в одном месте. Если аутсорсер поможет открыть счет, зарегистрировать юрлицо, внести изменения в ЕГРЮЛ, дать юридическую консультацию — прекрасно. Правда, есть организации, которые узкоспециализированы и ведут только бухучет, это тоже неплохо.

20 лет мы помогали бухгалтерам стать лучше, теперь мы готовы сами оказывать всестороннюю поддержку бизнесу. «Клерк.Бухгалтерия»  — это не только бухгалтерский и налоговый учет, но и экспертная поддержка, услуги по регистрации, сопровождению проверок, ликвидации бизнеса.

• Обратная связь. Как аутсорсеры будут отчитываться перед заказчиком: высылать квитанции об отправке отчетов, реестры документов из базы, расчетные ведомости, выписки или будет какая то специальная форма отчета. Вам нужно обязательно вести контроль за состоянием дел. 

• Конфиденциальность. Аутсорсер часто консультирует клиентов по различным ситуациям — нужно рассчитаться с рабочими, просчитать налоговые риски сделки, оптимизировать расходы и т.д. Заказчик полностью доверяется специалисту. Разглашать сведения, полученные во время консультаций, аутсорсер не должен. Это касается также коммерческой тайны и персональных данных.

Обратите внимание, что по закону аутсорсеры обязаны сообщать о некоторых сделках Росфинмониторингу. Например, о купле-продаже недвижимости, создании компаний или подозрительных операциях при переводе средств. Этого требует Федеральный закон 115-ФЗ.

• Ответственность. Это штрафные санкции, пени, неустойки за исполнение договора. Если налоговая выставила вам штраф за несвоевременно отправленный РСВ, который обязан был представить аутсорсер, то у вас должен быть в договоре предусмотрен пункт на такой случай — возмещение убытков. Сейчас аутсорсеры активно используют также услугу страхования ответственности. Но страховая компания возместит в этом случае только урон, нанесенный заказчику непреднамеренными ошибками. 

Например, ответственный бухгалтер допустил опечатку и неверно сформировал налогооблагаемую базу. В результате возникла недоимка и заказчик получил штраф за несвоевременную уплату налога. Это — непреднамеренная ошибка и заказчику страховая компания выплатит возмещение в размере суммы штрафа.

Если же говорить об общих правилах выбора обслуживающей бухгалтерии, то нужно смотреть на сайт компании — насколько полно она открывает о себе информацию, публикует ли сведения о достижениях, может даже кейсы с клиентами. Насколько гибкие и понятные у нее тарифы — если их слишком много, то в них легко запутаться и потом вы получите неожиданно большой счет в конце месяца. 

Немало значат отзывы клиентов, только не те, что публикуют на самом сайте компании. Кто же станет ругать себя? 

Опыт работы компании тоже важен — сколько она уже на рынке, давно ли оказывает аутсорсинговые услуги или это только один из видов ее деятельности?

Количество сотрудников — если на аутсорсера приходится 300 клиентов и только пара бухгалтеров, вряд ли вам будут уделять достаточно внимания, 100% рабочего времени сотрудников займет работа с первичкой.

Не забудьте также обсудить восстановление учета, если раньше его вообще не вели или вели некачественно и нужно все проверить. Восстановление учета это отдельная услуга. Обсудите, как будете передавать документы, где будут храниться оригиналы, чем будет подтверждаться приемка-передача документов.

Конечно все договоренности должны быть письменно оформлены.