ЭЦП для работников: готовимся к кадровому электронному документообороту

Рано или поздно все организации переведут на «цифру» свои документы. Для начала нужно разобраться с легализацией этих документов, и в первую очередь с подписями для обычных сотрудников.

Если вы думаете, что для кадрового электронного документооборота нужны только квалифицированные электронные подписи, и это, в свою очередь, влечет существенные затраты, то это не так.

В статьях 22.2-22.3 Трудового кодекса РФ описаны системы, с помощью которых можно вести кадровые документы, правила перехода на ЭДО и требования к подписям сторон.

Какая подпись нужна обычным работникам

Электронные подписи для работников бывают трех видов:

простая электронная подпись — ПЭП;
усиленная неквалифицированная подпись НЭП;
усиленная квалифицированная — КЭП.

Есть еще один бесплатный вариант, кадровый ЭДО на сайте «Работа в России». Но вряд ли это подойдет даже маленькой компании.

Для каких документов использовать ЭП

Сотрудники, в зависимости от типа документа, могут простую и усиленную (квалифицированную и неквалифицированную) электронную подпись.

Для простого обмена документами можно использовать простую ЭП, но эту возможность лучше закрепить в трудовом договоре.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Простую электронную подпись (ПЭП) вправе выдать работнику сам работодатель при приеме на работу.

Такая подпись формируется в информационной системе, которую применяет организация. Это может быть система собственной разработки или встроенный модуль в учетной программе.

Фактически это логин и пароль для доступа в личный кабинет работника. Простая электронная подпись при создании может использовать только пароль.

ПЭП можно подтвердить подписание работником документа. Это можно сделать через проставление метки в документе либо просто подтверждением просмотра.

Но такие подписи ненадежны. Работник может оспорить свою же простую подпись, поскольку она ненадежна, легко «вскрывается» и передается, ей может воспользоваться другой человек.

ПЭП можно применять для подписания обычных рабочих документов:

приказ на отпуск;
приказ в командировку;
расчетный листок;
табель учета рабочего времени;
график работы;
документы и графики по согласованию работ с другими отделами компании и т.п.;
служебные записки.

ПЭП не подходит для заверения трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, с которыми работник должен был ознакомлен «под роспись» строго по ТК РФ.

Такая подпись не подойдет главбуху, менеджеру по кадрам, работникам, ответственным за подписание договоров. ПЭП нельзя применять при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.

Усиленная электронная подпись

Усиленная ЭП делится на 2 группы:

квалифицированная;
и не квалифицированная.

При создании они не отличаются, главное различие затем — это УЦ. Есть аккредитованные УЦ и неаккредитованные УЦ.

Неаккредитованный УЦ сам подписывает свой сертификат.

Для аккредитованных УЦ подписывает главный УЦ пространства доверия РФ.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Неквалифицированную электронную подпись (НЭП) так же, как и ПЭП, выпускает работодатель при приеме сотрудника на работу.

НЭП также выдают банки и ФНС. НЭП можно записать на флешки и выдать работникам.

НЭП можно разместить на сервере компании, в облаке и выдать работникам логин и пароль для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона.

Такая подпись подойдет для подписания большинства кадровых документов:

должностных инструкций;
локальных нормативных актов компании: положения об оплате труда, положения о премировании и т.п.,
правил внутреннего трудового распорядка;
документов по охране труда, сведений СОУТ.

Подпись подтвердит чтение и подписание работником документа организации.

Квалифицированная электронную подпись (КЭП)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) применима для всех операций с документами. Причем, не только кадровыми, но и при обмене электронными УПД, счетами-фактурами с партнерами и для сдачи отчетности в госорганы.

Главбуху и сотруднику, который ответствен за кадровый учет в компании, нужна КЭП.

Только с ней можно заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным в ФСС и сдавать кадровую отчетность в ПФР и Росстат.

Бесплатно получить КЭП для организации в Удостоверяющем центре ФНС России вправе только директор. Для каждой организации выпускается одна ЭЦП, ключ которой скопировать невозможно.

Дополнительные подписи, например, вторую для главного бухгалтера или для сотрудника по доверенности, придется получать платно в обычных удостоверяющих центрах, аккредитованных налоговой.

КЭП выдаются:

либо в компании при приеме на работу и подтверждаются в УЦ;
либо непосредственно в удостоверяющем центре (УЦ), аккредитованном Минкомсвязи.

В основном задача УЦ — проверить, что человек, предоставляющий открытый ключ, действительно тот, кем он представился.

КЭП действует 1 год, затем ее нужно продлевать. С 1 июля 2021 года директора компаний, имеющие право действовать без доверенности, и ИП могут подать заявление на выпуск КЭП через «Личный кабинет налогоплательщика — физического лица».

При потере такого ключа его вносят в список отзыва, с датой отзыва и датой внесения в список отзыва.

Где хранятся подписи

Электронные подписи могут хранится: в облаке или учетной системе компании; на флэшке; на идентификаторе TouchMemory (как таблетка для открывания дверей); в токене.

В основном используются токены. Для токена можно создать экспортируемый ключ и неэкспортируемый ключ.

Неэкспортируемый ключ извлечь из токена невозможно. Из USB и TouchMemory извлечь ключи можно.

Хранение ключей в автоматизированных системах не рекомендуется. Обычно ключи хранятся за пределами автоматизированных систем в хранилищах HSM.