Ошибка в учете при оприходовании имущества у казенного учреждения

Рассказываем, как исправить ошибку прошлых лет в учете бюджетного учреждения в отношении основных средств.

Ситуация: в 2006 году в казну администрации сельского поселения были безвозмездно переданы три памятника. Так как стоимость их была неизвестна, то они были оприходованы в условной оценке: один объект — один рубль. Так как вышеуказанные памятники были разрушены, в 2011 году был заключен договор на приобретение новых трех памятников, которые в учете казны были оприходованы как отдельные объекты по стоимости капитальных вложений (затрат). Документы по безвозмездной передаче и приобретению новых памятников уничтожены. В бюджетном учете числятся шесть памятников.

Как исправить ошибку в учете казны?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Учреждению необходимо провести проверку в связи с отсутствием памятников и документов, подтверждающих их списание. От результатов такого расследования будет зависеть порядок отражения хозяйственных операций в бюджетном учете: исправление ошибки прошлых лет или признание недостачи по результатам инвентаризации.

Обоснование вывода

Прежде всего отметим, что при рассмотрении данного вопроса мы не оцениваем правомерность уничтожения документов по основным средствам, которые учитываются на балансе казны. Однако обращаем внимание, что исходя из требований нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения документов, уничтожение первичных документов по объектам основных средств возможно только после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (например, подр. 4.4 раздела II приказа Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).

По общему правилу при выявлении фактически отсутствующих объектов факт списания с учета в зависимости от конкретных обстоятельств может быть отражен в качестве операции по исправлению ошибки или в качестве отражения недостачи, выявленной по результатам инвентаризации.

Для корректного списания памятников в первую очередь необходимо организовать служебное расследование, которое позволит в полной мере оценить сложившуюся ситуацию, определить причины ее возникновения. Например:

исключить возможную ситуацию, когда рассматриваемое имущество было списано ранее, но данный факт ошибочно не был отражен в учете;
исключить возможность согласно условиям договора от 2011 года реконструкции старых памятников, а не создание новых;
квалифицировать отсутствие памятников как хищение, недостачу имущества.

Для отражения операций по исправлению ошибки в бюджетном учете по несвоевременному списанию памятников необходимо понимать предмет ошибки согласно имеющимся в наличии у учреждения первичным учетным документам.

Так, учреждением может быть сделан запрос контрагенту в целях представления дубликатов (копий) документов, оформляющих взаимоотношения сторон по договору 2011 года. Также необходимо провести мероприятия по восстановлению утерянных (уничтоженных) документов, в том числе обратиться к финансовому органу о возможном их наличии в виде копий или сканированном формате.

Вместе с тем следует провести проверку, не являлись ли данные памятники объектами культурного наследия (иными особо охраняемыми объектами).

В ситуации, когда речь идет об объектах основных средств имущества казны, их списание и в 2011 году, и в настоящее время осуществляется в том порядке, который предусмотрен уполномоченным органом исполнительной власти, местного самоуправления. Соответственно, необходимо проверить все документы, связанные с возможным списанием старых памятников.

В случае обнаружения документов по списанию памятников в прошлые отчетные периоды и ошибочному неотражению данного факта в учете имущества казны необходимо будет исправить ошибку прошлых лет в порядке, предусмотренном п. 28 Стандарта «Учетная политика» и п. 18 Инструкции № 157н, а именно: дополнительной бухгалтерской записью на дату обнаружения ошибки на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) с применением специальных счетов.

Если после проведения такого служебного расследования соответствующие первичные учетные документы не будут обнаружены, то, по нашему мнению, факт отсутствия памятников будет классифицироваться как хищение или недостача. В таком случае в учреждении необходимо провести внутреннее расследование для целей установления виновного лица, а также источников (средства учреждения или средства физического лица) возмещения ущерба, причиненного имуществу казны. Несмотря на то, что сами объекты основных средств были учтены в условной оценке: 1 объект — 1 рубль, при выявлении недостачи сам ущерб должен быть начислен по справедливой стоимости, так как в данном случае кроме устного подтверждения, что памятники были разрушены, документальное подтверждение данного факта отсутствует.

Таким образом, учреждению необходимо провести внутреннее расследование о причине отсутствия памятников и восстановлению первичных учетных документов. От результатов такого расследования будет зависеть порядок отражения хозяйственных операций в бюджетном учете: исправление ошибки прошлых лет или недостачи по результатам инвентаризации.

В любом случае мы рекомендуем провести все вышеуказанные мероприятия для того, чтобы в дальнейшем не возникло претензий со стороны контролирующих органов в отношении бездействия должностных лиц учреждения.