Списываем дебиторку правильно: инструкция для бухгалтера

В деловой практике принято отдавать долги своим контрагентам. Но встречаются и исключения из общего правила. Организация должна отслеживать такие сомнительные долги и своевременно списывать их с учета, если взыскать их уже невозможно. Расскажем, как списывать безнадежные долги в бухгалтерском и налоговом учете. А также вы сможете скачать образцы документов для списания дебиторки.

Списание дебиторской задолженности: пошаговая инструкция

В учете безнадежную дебиторку списывают по следующему алгоритму.

1. Сначала собирают документы, которые позволят признать долг безнадежным – это «первичка», договоры, переписка с контрагентом, выписки из ЕГРЮЛ, решения суда, приставов и другие бумаги.

2. Затем проводят инвентаризацию дебиторской задолженности и определяют долги контрагентов, невозможные к взысканию. То есть выявляют долги с прошедшим сроком исковой давности и не взыскиваемые на других основаниях;

3. Далее подготавливают бухгалтерскую справку с обоснованием необходимости списания задолженности;

4. В самом конце оформляют приказ о списании невозможной к взысканию задолженности, который утверждают приказом руководителя.

Такой порядок предусмотрен пунктом 77 положения по ведению бухучета и составлению отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н.

Списание дебиторской задолженности с истекшим сроком давности

В бухгалтерском учете списывают сомнительную дебиторскую задолженность с прошедшим сроком исковой давности, который составляет три календарных года и может прерываться при совершении должником действий по признанию долга.

После такого события срок потребуется начать считать заново. Такие правила предусмотрены в ст. 196 и 203 ГК.

Должник вправе признать свой долг и после того, как истечет срок исковой давности. В таком случае с момента признания долга срок исковой давности начнет течь заново. Такой порядок установлен п. 2 ст. 206 ГК.

Срок списания дебиторской задолженности

В бухучете дебиторскую задолженность списывают после истечения срока исковой давности или же при наступлении определенных событий, после которых долг переходит в разряд нереального к взысканию, например, при ликвидации организации. Такие правила предусмотрены пунктом 77 положения по ведению бухучета и отчетности.

Списание дебиторской задолженности в налоговом учете

В налоговом учете невозможную к взысканию задолженность вправе списывать на расходы только те компании, которые считают налог на прибыль методом начисления.

Организации, применяющие кассовый метод, и упрощенцы списанные долги в расходах не учитывают.

Порядок списания долгов в налоговом учете

Сначала необходимо выявить сомнительную задолженность, которая стала безнадежной к взысканию. Основания для признания долгов безнадежными следующие:

• истек срок исковой давности. При этом не имеет значения, принимала ли организация меры по взысканию задолженности;

• исполнить обязательство невозможно по причине наступления форс-мажорных обстоятельств – стихийного бедствия, теракта и других подобных событий;

• обязательство прекращено на основании акта органа государственной власти или местного самоуправления;

• организация-должник прекратила деятельность и ликвидировалась — в частности, в ходе процедуры банкротства;

• пристав не смог взыскать долг по решению суда по причине того, что не нашел должника, а также его имущество, денежные средства и другие ценности.

Полный перечень оснований указан в статье 266 НК. Данный перечень является закрытым, поэтому на других основаниях дебиторская задолженность, нереальная к взысканию, для расчета налога на прибыль безнадежной не признается.

Важно учесть, что на практике могут встречаться случаи, когда возникает сразу несколько оснований для признания долга безнадежным. В таких случаях долги списывают в периоде, когда наступило первое по времени основание.

Затем потребуется собрать соответствующие документы, которые подтвердят, что подлежащая списанию задолженность является фактически безнадежной.

В законодательстве не сказано, какие документы для этого потребуются, но на практике используют договоры, «первичку» и другие аналогичные бумаги.

Далее сумму безнадежной дебиторской задолженности с учетом НДС списывают одним из двух способов.

1. За счет созданного резерва по сомнительным долгам.

2. Сразу отражают в составе расходов по налогу на прибыль.

При этом если организация уже создала резерв под подозрительные долги, то списывать в состав внереализационных расходов можно будет только ту сумму долга, которая не была покрыта за счет резерва. Такой порядок предусмотрен в ст. 265 и 266 НК.

Проводки по списанию дебиторской задолженности

В бухгалтерском учете компании формируют резерв под списание сомнительной дебиторской задолженности.

Этот резерв является оценочным. Проводка по созданию резерва следующая:

Дебет 91.2 Кредит 63 – создан или увеличен резерв по сомнительным долгам.

В случае если контрагент погасит свою задолженность полностью или частично, то часть резерва, к которой относится эта задолженность, потребуется восстановить:

Дебет 63 Кредит 91.1 – восстановлен резерв в части погашенного долга.

Если же контрагент свою задолженность перед компанией не погасил и долг перешел в разряд безнадежных к взысканию, то его списывают за счет списания резерва:

Дебет 63 Кредит 62 (58, 71, 73, 76) – отражено списание сомнительного долга за счет резерва.

Если по какой-либо причине в течение года сумма расходов на списание задолженности превысила размер созданного резерва, то разницу отражают в учете следующей проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 62 (583, 71, 73, 76) – отражено списание долга, не покрытого резервом.

Одновременно списанную дебиторскую задолженность необходимо отразить за балансом. Это нужно для того, чтобы отслеживать долг в течение пяти последующих лет после списания:

Дебет 007 – отражен списанный долг за балансом.

Как оформить списание дебиторской задолженности

В бухгалтерском учете факт возникновения дебиторской задолженности и отнесения ее к категории безнадежной необходимо подтвердить документами. Подробный перечень этих документов в законодательстве отсутствует.

На практике такими документами считаются договоры, товарные накладные, акты выполненных работ, акты приема-передачи, счета на оплату, а также выписки из ЕГРЮЛ с информацией о ликвидации организации, постановления судебных приставов.

Списывают безнадежную дебиторскую задолженность на основании акта инвентаризации, бухгалтерской справки и приказа руководителя о ее списании.

Пример оформления акта инвентаризации расчетов.

Пример оформления бухгалтерской справки.

Пример оформления приказа о списании задолженности.

Такой порядок следует из части 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и п. 77 положения по ведению бухучета и составлению отчетности.