Приходный кассовый ордер: для чего нужен и как заполнять

Приходный кассовый ордер помогает вести учет наличных, поступивших в кассу. Рассказываем: зачем нужен документ, как его заполнять и можно ли не делать его при наличии чека.

Автор

Екатерина Малыхина
Редактор Клерк.ру

Что такое приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) является документом, удостоверяющим факт поступления наличных денежных средств на предприятие.

Регламентирование порядка оформления и использования приходных кассовых ордеров осуществляется согласно п. 4 и 5 Положения ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Вот так выглядит приходный кассовый ордер по форме КО-1:

Скриншот приходно-кассового ордера по форме КО-1

Какие операции оформляются ПКО

Компании обязаны составлять приходный кассовый ордер всякий раз, когда принимают наличные средства от:

сотрудников фирмы;
филиалов либо отдельных подразделений компании;
собственных розничных торговых объектов и магазинов;
учредителей: получение материальной помощи, внесение взносов в уставный капитал.

Индивидуальные предприниматели освобождены от строгого следования правилам кассовой дисциплины. Следовательно, использование ими приходных кассовых ордеров остается добровольным решением, и никакие санкции за их отсутствие или некорректное заполнение не предусмотрены.

Как оформлять ПКО

Приходный кассовый ордер оформляется единожды и существует в единственном экземпляре, причем может иметь как бумажную, так и электронную форму.

Оформление документа производится по стандартной форме КО-1.

Сам бланк делится на две части:

Основная часть остается в архиве организации вместе с прочими кассовыми бумагами.
Квитанция к приходному ордеру выдается лицу, внесшему денежные средства, и служит официальным подтверждением факта приема денег.

Разберемся, как заполнять основную часть.

Реквизит	Как заполнять
Наименование организации	Указывается полное название фирмы вместе с ее организационной формой собственности: ООО, АО либо ПАО
Структурное подразделение	Здесь указывается структурное подразделение компании, если предприятие имеет отделения, филиалы, офисы продаж или розничные точки
Номер документа	Каждый приходный кассовый ордер получает уникальный порядковый номер, формируемый последовательно
Дата составления	Заполняется датой внесения денежных средств в кассу предприятия с указанием числа, месяца и года оформления документа
Дебет и кредит	Отражение бухгалтерских счетов, участвующих в проводимой финансовой операции
Сумма	Сумма принятых наличных средств, зафиксированная численно в рублях и копейках
Принято от	Фиксируется наименование юридического лица или личные данные физического лица, осуществившего внесение наличных
Основание	Обоснование причины поступления наличных средств, например: займ от учредителя, возврат оставшихся сумм, продажа товаров и услуг
Сумма	Сумма денежного взноса прописывается словами, копейки остаются указанными цифрами
В том числе	Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей с НДС, в соответствующей строке указывается величина налога. Для организаций, освобожденных от уплаты НДС, указывают фразу «Без НДС»
Приложение	Приводится ссылка на сопроводительный документ, подтверждающий факт передачи средств (например, отчет о расходовании средств, товарная накладная покупателя)

Документ подписывают главные должностные лица — главный бухгалтер и кассир. Если указанные должности отсутствуют, право подписи делегировано другим сотрудникам согласно внутреннему приказу руководства.

Как правильно оформить квитанцию

Квитанция представляет собой точную копию ключевых реквизитов приходного кассового ордера.

Образец квитанции к приходному кассовому ордеру по форме КО-1

Она предназначена для подтверждения факта внесения наличных организацией или физическим лицом. Этот документ становится гарантией того, что лицо фактически внесло указанную сумму. По сути, квитанция выступает аналогом традиционного чека.

Заполняйте квитанцию синхронно с самим ордером, следуя принципу полного соответствия всей информации: номер, дата, сумма, плательщик и основание платежа должны совпадать. Подписывать готовую квитанцию обязан сотрудник-кассир, непосредственно принявший наличные средства.

Рекомендуется дополнительно поставить фирменную печать или штамп вашей организации или индивидуального предпринимателя (при наличии печати). Такой дополнительный элемент повышает значимость документа с юридической точки зрения.

Завершив оформление, аккуратно отделите квитанцию по специальной линии отреза и вручите человеку, осуществившему платеж.

Образец заполнения приходного ордера при возврате подотчетных средств

Одна из самых частых ситуаций заполнения приходного кассового ордера — возврат подотчетной суммы. Например, если сотрудник потратил не все средства.

Пример заполнения приходного кассового ордера при возврате подотчетных средств

Скачать образец приходного кассового ордера

Кто должен делать приходный ордер

Форма приходного кассового ордера включает два элемента: основной лист ПКО и отрывную квитанцию. Основной экземпляр остается в бухгалтерском отделе или в кассе учреждения, тогда как отрывная квитанция, содержащая подписи уполномоченных лиц, выдается лично тому, кто внес наличные средства в кассу.

Такими лицами могут выступать:

Кассиры или бухгалтера, зачислившие в кассу деньги, снятые с расчетного счета организации.
Другие сотрудники компании, например, вернувшие неизрасходованные остатки средств, полученные под отчет или для командировки.
Представители контрагентов и исполнителей, производящие предоплату или вносимые платежи наличными.
Покупатели и заказчики, оплачивающие продукцию, работы или услуги наличными денежными средствами.
Прочие граждане, перечисляющие наличные суммы в кассу предприятия.

Нужен ли приходный кассовый ордер, если есть чек

При осуществлении расчетов наличными средствами с клиентами в процессе розничной торговли или предоставления услуг гражданам первостепенное значение имеет наличие онлайн-кассы. Именно выданный ею фискальный чек служит ключевым доказательством приема оплаты покупателями.

Однако приходный кассовый ордер все равно необходим, но теперь он составляется на итоговую сумму наличных средств, собранных по всем кассовым чекам за рабочий день.

В качестве обоснования здесь выступает ежедневный отчет, сформированный онлайн-кассой. Таким образом, приходный ордер сохраняется, однако его содержание и способ формирования становятся зависимы от функционирования системы онлайн-кассы.

Как упростить себе жизнь и избежать ошибок

Вместо того чтобы разбираться во всех нюансах в одиночку, попробуйте подписку Клерк.Премиум.

Она закрывает сразу несколько задач:

Персональные консультации с аттестованными экспертами. Задайте вопрос и получите развернутый ответ — от налогообложения УСН и ПСН до настройки 1С.
ИИ-помощник бухгалтера. Быстро отвечает на простые вопросы и помогает ориентироваться в нормативке, экономя время на поиске.
Доступ к ChatGPT без VPN (ai.klerk.ru). Можно использовать привычный чат прямо из Клерка, не тратя время на обходные пути.
Проверка контрагентов. Можно по ИНН мгновенно проверить поставщиков и клиентов, чтобы не нарваться на проблемные сделки.
Ежедневные «Разборы» изменений в учёте и налогах, конспекты вебинаров и мини-курсы. Все это готовит редакция Клерка, переводя сложные документы Минфина и ФНС на понятный язык и дополняя практическими примерами.
Обучение и развитие. Онлайн-курсы, вебинары и мини-курсы, чтобы бухгалтер рос профессионально и чувствовал уверенность.

С такой подпиской вы разберетесь с учетом, налогообложением и будете уверены, что всегда на шаг впереди налоговых изменений. Не откладывайте — подключите «Клерк.Премиум» и работайте уверенно:

И это не реклама!

Оформить подписку