Нюансы заполнения счета-фактуры при реализации через обособленное подразделение в 1С

Бухгалтеры, работающие на участках «покупки» и «продажи», рано или поздно задаются вопросом: «Почему у некоторых контрагентов первые цифры ИНН и КПП не совпадают? Почему какая-то странная неразбериха в строках грузоотправителя и грузополучателя отгрузочных документов?». Ответ прост: многие предприятия по мере своего развития и освоения новых рынков и территорий открывают свои представительства (обособленные подразделения) в других регионах, поэтому реквизиты и отличаются.

Что такое обособленное подразделение?

В указаны только два вида обособленных подразделений — представительство и филиал.

Представительство — это обособленное подразделение юридического лица, которое располагается вне места его нахождения, представляет его интересы и осуществляет их защиту.

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений. Руководители этих подразделений назначаются юридическим лицом и действуют на основании доверенности. Отличительная особенности филиала и представительства — сведения о них должны содержаться в ЕГРЮЛ (.

НК, однако, допускает создание и третьего вида обособленного подразделения. Это подразделение, сведения о котором не содержатся в учредительных документах организации и не содержатся в ЕГРЮЛ (). Руководитель такого подразделения также назначается юридическим лицом и действует на основании доверенности.

Исходя из определения обособленного подразделения, приведенного в Налоговом кодексе, можно выделить следующие признаки обособленного подразделения ):

• территориальная обособленность подразделения от самой организации (то есть несовпадение места нахождения обособленного подразделения с адресом самой организации (письмо Минфина от 26.07.2019 № 03-03-06/1/56159));

• наличие хотя бы одного стационарного рабочего места в обособленном подразделении (рабочее место — это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (). Рабочее место считается оборудованным, если созданы условия для выполнения работником своей трудовой функции: установлены необходимые мебель и оборудование, приобретены необходимые инструменты и т.д. Кроме того, важным условием является само исполнение обязанностей на оборудованном рабочем месте);

• создание рабочего места на срок более месяца, при этом неважно, будет ли трудиться на этом месте работник постоянно или периодически;

• подконтрольность объекта, где находится рабочее место, именно вашей организации;

• прием на работу хотя бы одного сотрудника для работы в обособленном подразделении (лишь после того, как будет принят на работу первый работник (то есть фактически начнет вестись деятельность через обособленное подразделение), это подразделение нужно будет поставить на учет в течение одного месяца (письма Минфина от 13.09.2016 № 03-02-07/1/53392, от 13.11.2015 № 03-02-07/1/65879).

Открытие и регистрация обособленного подразделения

Обособленное подразделение (ОП) — помещение или другой объект по адресу, отличному от адреса организации в ЕГРЮЛ, где она создала хотя бы одно рабочее место на срок больше месяца (письма Минфина от 26.07.2019 № 03-03-06/1/56159, от 31.05.2019 № 03-02-07/1/41780).

Для создания филиала или представительства нужно решение участников и внесение изменений в ЕГРЮЛ. Другие ОП могут быть открыты по приказу руководителя организации (ст. 5 закона № 129-ФЗ).

Постановка на учет обособленного подразделения зависит от его вида: филиал (представительство) или ОП:

• Постановка на учет в налоговых органах российской организации по месту нахождения ее филиала, представительства, осуществляется на основании сведений, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц ().

• Постановка на учет в налоговых органах российской организации по месту нахождения ее обособленных подразделений (за исключением филиала, представительства) осуществляется налоговыми органами на основании сообщений, представляемых (направляемых) этой организацией в соответствии с пунктом 2 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации ().

Если филиал или другое ОП будет начислять и перечислять выплаты работникам со своего банковского счета, в ИФНС подается отдельное сообщение — форма КНД 1112536 ().

В ПФР регистрировать ОП не надо. Фонд сам поставит на учет подразделения, которые начисляют зарплату и имеют счет в банке (ст. 11 закона № 167-ФЗ).

В ФСС регистрируется только ОП, которое имеет банковский счет и начисляет выплаты физлицам. Не позднее 30 календарных дней со дня создания ОП в ФСС подается заявление о регистрации по месту его нахождения, справка из банка об открытии счета и документ о зарплатных полномочиях ОП. Например, копия положения об ОП или приказ руководителя (п. п. 6, 10 Порядка № 202н).

Что означают цифры в номере КПП?

Какие налоги уплачиваются по месту нахождения обособленного подразделения?

Остановимся вкратце на налогах, которые уплачивает ОП:

• налог на имущество (): платится только по обособленным подразделениям, выделенным на отдельный баланс;

• транспортный налог: уплата налога и авансовых платежей по налогу производится налогоплательщиками в бюджет по месту нахождения транспортных средств ();

• НДФЛ уплачивается в налоговый орган, где состоит на учете обособленное подразделение () в отношении только тех работников (по трудовому договору), кто считается работником такого подразделения. Подтверждением этого может быть запись о месте работы в трудовой книжке (в случае ее ведения), трудовом договоре, штатном расписании;

• налог на прибыль: доля налога на прибыль, подлежащая зачислению в федеральный бюджет исчисляется по всей организации без распределения его по обособленным подразделениям (); налог, подлежащий зачислению в бюджет субъекта, организация исчисляет отдельно по головному подразделению и отдельно по каждому обособленному подразделению, исходя из приходящейся на него доли прибыли. О нюансах заполнения декларации по налогу на прибыль при наличии обособленного подразделения можно прочитать тут.

• порядок уплаты страховых взносов зависит от того, открыт ли подразделению счет в банке и кто начисляет и выплачивает вознаграждение: обособленное подразделение или сама организация (). 

Как рассчитывается и уплачивается НДС при наличии обособленных подразделений?

НДС — это федеральный налог. Он рассчитывается и уплачивается в целом по организации без разбивки по обособленным подразделениям, ведь подразделения не являются самостоятельными плательщиками НДС (К, письмо Минфина от 01.02.2016 № 03-07-11/4411).

Декларация по НДС подается по месту нахождения головной организации за всю организацию в целом, без распределения налога по обособленным подразделениям (). Сдавать декларации по месту нахождения обособленных подразделений не нужно. Налог уплачивается только по месту нахождения головной организации (, письмо Минфина от 01.02.2016 № 03-07-11/4411).

Если НДС не рассчитывается и не уплачивается по месту нахождения обособленного подразделения, то почему мы остановились на этом налоге подробнее? А все дело в том, что при оформлении отгрузочных документов с обособленного подразделения продавца или в адрес обособленного подразделения покупателя есть определенные нюансы и мы остановимся на них подробно.

Нюансы заполнения счет-фактуры при продаже товаров, работ, услуг через обособленное подразделение

Если продавец продает товары (работы, услуги) через обособленное подразделение, то в оформлении счета-фактуры есть следующие особенности.

В нумерации счета-фактуры, которую выписывает обособленное подразделение, нужно добавлять цифровой индекс подразделения через разделительную черту «/» (пп. «а» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). Цифровой индекс каждого подразделения должен быть указан в учетной политике.

В строках 2 и 2а (продавец и его адрес) указывается название и адрес головной организации (пп. «в», «г» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, письмо Минфина от 18.05.2017 № 03-07-09/30038).

В строке 2б счета-фактуры указывается КПП обособленного подразделения, через которое продаете товар, работу или услугу (письма Минфина от 18.05.2017 № 03-07-09/30038, ФНС от 16.11.2016 № СД-4-3/21730@).

В строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» указывается название и адрес обособленного подразделения, если отгрузка товаров идет от него (пп. «е» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, письмо ФНС от 16.11.2016 № СД-4-3/21730@). Если подразделение оказывает услуги или выполняет работы, в строке 3 ставится прочерк.

Нюансы заполнения счет-фактуры при покупке товаров, работ, услуг через обособленное подразделение

Счета-фактуры при покупке товаров (работ, услуг) через обособленное подразделение также оформляются с особенностями. При получении такого счета-фактуры от поставщика проверьте следующее (письмо Минфина от 04.05.2016 № 03-07-09/25719):

• счет-фактура должен быть выписан на имя головной организации (строки 6 и 6а), но в строке 6б должен быть указан КПП обособленного подразделения;

• в строке 4 «Грузополучатель и его адрес» должны быть указаны название обособленного подразделения и его адрес (только по товарам, в других случаях можно поставить прочерк).

КПП в платежном поручении при расчетах между контрагентами

Нужно ли покупателю указывать КПП обособленного подразделения продавца в платежном поручении? При перечислении денег контрагенту покупатель обычно указывает в поле 102 КПП организации-плательщика и в поле 103 — КПП организации-получателя. Но даже если эти поля не будут заполнены, банк проведет платеж.

Указывать КПП в платежках обязательно, только если средства перечисляются в бюджет (Приложение 1 к Положению Банка России от 29.06.2021 № 762-П, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ, п. п. 4, 11 Приложении № 1 к приказу Минфина от 12.11.2013 № 107н). КПП плательщика (получателя) не указывается, если плательщиком (получателем) выступает индивидуальный предприниматель или иное физлицо, так как КПП у них нет (п. п. 3, 13 Приложения к приказу ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@). Поле 102 предприниматели заполняют только при перечислении средств в бюджет: здесь они указывают «0» (п. 4 Приложения № 1 к приказу Минфина от 12.11.2013 № 107н).

Таким образом, в платежном поручении нужно указывать КПП головного подразделения поставщика, но даже если КПП не указан, платеж все равно пройдет.

Как продавцу создать обособленное подразделение покупателя в 1С?

Если продавец осуществляет отгрузку в адрес обособленного подразделения покупателя, то в строке «Грузополучатель и его адрес» в счете-фактуре или УПД он должен указать адрес обособленного подразделения покупателя, а в строке «ИНН/КПП покупателя» также указывается КПП обособленного подразделения.

Данные обособленного подразделения покупателя вносятся в справочник «Контрагенты». Для этого в разделе «Справочники» мы находим одноименный справочник «Контрагенты»:

Далее в справочнике «Контрагенты» находим папку «Покупатели» и создаем нового контрагента. Возможно, что ваша организация не использует папки для сортировки контрагентов. В этом случае просто находим нужного контрагента в списке организаций и ИП:

• Заполняем данные контрагента по ИНН.

• Вид контрагента выбираем «Обособленное подразделение». Также выбираем головного контрагента.

• Заполняем поле «Наименование для документов».

Заметим, что обособленное подразделение может иметь как свое собственное название, отличное от названия головной организации, так и называться так же, как и головная организация, с указанием на обособленность (Обособленное подразделение). В нашем случае обособленное подразделение не имеет своего названия, поэтому мы просто укажем, что это обособленное подразделение в г. Тула. КПП проставляем обособленного подразделения.

• Информация о юридическом адресе заполняется по данным головного контрагента, т.е. ООО «Росток». А фактический адрес — это адрес обособленного подразделения:

Приведем пример отгрузки в адрес обособленного подразделения покупателя.

Создадим документ «Реализация товара». Далее нужно зайти во вкладку «Доставка»:

Здесь нам нужно поставить галочку в поле «Грузополучатель» — «Другой» и выбрать из справочника обособленное подразделение контрагента:

Выведем документ на печать. Мы видим, что в поле «Грузополучатель и его адрес» у нас заполнился адрес обособленного подразделения покупателя. Также, в поле «ИНН/КПП покупателя» у нас должен быть указан КПП обособленного подразделения:

Как вывести счет-фактуру от имени обособленного подразделения продавца в 1С?

По аналогии с предыдущим примером создаем в справочнике «Контрагенты» обособленное подразделение у продавца:

Усложним условия нашего примера и проведем отгрузку с обособленного подразделения продавца:

Для этого на вкладке «Доставка» поставим галочку на поле «Грузоотправитель» — «Другой» и выберем из справочника обособленное подразделение продавца:

Выведем УПД на печать и обратим внимание на поля, которые обязательно должны быть заполнены в случае отгрузки с обособленного подразделения продавца:

• поле «Грузоотправитель и его адрес» — адрес ОП ООО «Василек»;

• в поле «ИНН/КПП продавца» указывается КПП обособленного подразделения продавца.

В книге продаж продавца КПП будет стоять головной организации.

Как мы помним, НДС уплачивается по месту нахождения головной организации за всю организацию в целом, без распределения налога по обособленным подразделениям.

Как покупателю отразить в учете счет-фактуру/УПД, выданную обособленным подразделением продавца, в 1С?

Продавец, отгружая товары (работы, услуги) со своего обособленного подразделения, в счете-фактуре /УПД должен указать следующие данные:

• в графе «Грузоотправитель и его адрес» — адрес своего обособленного подразделения;

• в графе «ИНН/КПП продавца» — КПП своего обособленного подразделения.

Покупатель, регистрируя счет-фактуру/УПД в Книге покупок, должен заполнить тот КПП, который указан в счете-фактуре продавца. Следовательно, если в СФ указан КПП обособленного подразделения, то именно он и должен отражаться в Книге покупок и в декларации по НДС в Разделе 8.

Напомним, что НДС принимается к вычету при выполнении следующих условий ():

• товары приобретены для деятельности, облагаемой НДС;

• в наличии — правильно оформленный СФ (УПД);

• товары приняты к учету ().

Итак, при получении СФ от обособленного подразделения продавца запись в Книге покупок у покупателя будет иметь следующие особенности:

• наименование продавца, гр. 9 — головная организация;

• ИНН/КПП продавца, гр. 10:

• ИНН — данные головной организации;

• КПП — данные обособленного подразделения.

Разберем на примере все особенности внесения такого счета-фактуры/УПД в Книгу покупок.

Сначала внесем обособленное подразделение поставщика в справочник «Контрагенты» по аналогии с вышеприведенным примером.

Далее, оприходуем товар от поставщика, в поле контрагент выберем ОП.

Посмотрим, как в книге покупок отразился данный приход. Поставщик у нас указан основной, а КПП указан обособленного подразделения.

Если вместо КПП обособленного подразделения указан КПП головной организации, можно ли принять к вычету НДС по такой СФ/УПД?

Принять к вычету НДС можно (, , ). Указание КПП головной организации вместо КПП филиала не помешает ИФНС идентифицировать поставщика и не является существенной ошибкой, ведущей к отказу в вычете НДС.

В декларации по НДС в Разделе 9 «Сведения из книги продаж» продавец информацию о КПП обособленного подразделения не указывает. Поэтому сверки по КПП в декларации по НДС нет.

И все же не нужно принимать некорректно оформленные первичные документы от поставщика. Нужно попросить заменить документы, если поставщик по ошибке указал КПП головной организации, а адрес обособленного подразделения, чтобы обезопасить себя от возможных придирок контролеров.