Минфин: новый взгляд на учет автотранспорта

С.В. Маковская, обозреватель "Федерального агентства финансовой информации"

Автомойка

Затраты на мойку служебных автомобилей можно учесть при расчете налога на прибыль как расходы на содержание транспорта. Экономическая обоснованность данных трат сомнений не вызывает. По поводу же их документального подтверждения представители Минфина в письме от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/530 ничего конкретного не сказали. Они лишь напомнили, что такие расходы подтверждают первичные документы, составленные по унифицированным формам или содержащие все обязательные реквизиты, перечень которых предусмотрен пунктом 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Не возникнет проблем с документами, если оплата проходила "по безналу" — на руках у бухгалтера фирмы останется акт об оказании услуг и счет-фактура.

Однако за мойку автомобиля водитель платит, как правило, наличными, которые выданы ему в подотчет. При этом документальным подтверждением будет считаться авансовый отчет водителя с приложенным кассовым чеком. Если в последнем не указано наименование приобретенной услуги, то потребуется документ, подтверждающий, что автомобиль был действительно вымыт. Однако, по мнению налоговых специалистов, этого недостаточно. Необходимо, чтобы в чеке, помимо прочего, были указаны марка и государственный регистрационный номер машины (письмо УФНС по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007).

Расходы на ГСМ

Затраты на покупку топлива и смазочных материалов (ГСМ) фирмы учитывают в составе прочих расходов, связанных с содержанием транспорта.

При покупке ГСМ за наличные водителю следует сдать в бухгалтерию авансовый отчет и кассовый чек с информацией о сумме покупки и сведениях о марке и количестве отпущенных нефтепродуктов (п. 35 раздела 3 Приложения 3 к письму ГМЭК от 28 ноября 1994 г. № АО-7-272). Если же в кассовом чеке таких данных нет, то к нему должен быть приложен товарный чек с указанием цены и вида топлива.

При безналичном расчете фирма покупает талоны или топливные карты на бензин, являющиеся эквивалентом приобретенного топлива. ГСМ становятся собственностью фирмы после оплаты и находятся на ответственном хранении при АЗС. Компания-покупатель выдает талоны и топливные карты водителям, которые по ним и заправляют автомобили. При этом ежемесячно фирма получает акт о фактически отпущенном количестве топлива.

Независимо от способа оплаты для документального подтверждения расходов на ГСМ потребуется еще и путевой лист. Именно он позволяет определить, сколько горючего было фактически израсходовано, в то время как кассовые чеки, талоны, карты подтверждают лишь количество приобретенных ГСМ. Формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. Однако они обязательны только для автотранспортных организаций. Все остальные фирмы вправе самостоятельно разработать форму путевого листа, главное — чтобы в нем были все необходимые реквизиты первичного документа (письма Минфина от 20 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/214 и от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). Причем составлять путевые листы можно даже раз в месяц, если они позволяют судить об обоснованности списанных расходов. Для этого в документе необходимо обязательно указывать маршрут передвижения машины. Если такой информации не будет, инспекторы могут посчитать расходы на ГСМ необоснованными.

Эксперты журнала "Нормативные акты для бухгалтера" отмечают, что Налоговый кодекс нормировать расходы на топливо не требует. Однако финансисты при решении вопроса об обоснованности затрат на горючее предлагают руководствоваться Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными Минтрансом 29 апреля 2003 г. (руководящий документ № Р3112194-0366-03). А в отношении автомобилей, для которых нет нормативов — данными технической документации (письмо Минфина от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/223). Если фактический расход бензина существенно отличается от установленных норм, фирме можно предложить для обоснования затрат произвести контрольные замеры. Полученные значения следует утвердить приказом директора в качестве нормативов.

Автостоянка

Если фирма арендует для своего автомобиля гараж (отдельный бокс в гараже), то сумму арендной платы она будет включать в состав прочих расходов. Проблем с документальным подтверждением таких расходов быть не должно. Специалисты ФНС в письме от 5 сентября 2005 г. № 02-1-07/81 указали, что акты оказания услуг для этого необязательны. Ведь сам договор аренды и подписанный акт приема-передачи гаража уже свидетельствуют о том, что услуга по аренде оказывается.

Часто фирмы предпочитают оставлять автомобиль на платной стоянке. Такие расходы тоже считаются связанными с содержанием транспорта. Услуги автостоянки фирма оплачивает, как правило, наличными через водителя. Какие бумаги он должен приложить к авансовому отчету, чтобы считать расходы документально подтвержденными? По мнению финансистов, в этой роли может выступать кассовый чек или бланк строгой отчетности (письмо Минфина от 27 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/404). Речь в данном случае идет о квитанции за парковку. Ее форма утверждена письмом Минфина от 24 февраля 1994 г. № 16-38.

Каких-либо требований к содержанию кассового чека и бланка строгой отчетности финансисты в упомянутом письме не предъявили. Но учитывая, что в квитанции за парковку указываются сведения о марке и номерном знаке автомобиля, можно предположить, что инспекторы захотят увидеть такую же информацию и в чеке за парковку.

Еще одно требование инспекторов, к которому нужно быть готовыми при документальном подтверждении затрат на автостоянку состоит в следующем: статья 887 Гражданского кодекса и Правила оказания услуг автостоянок, утвержденные постановлением Правительства от 17 ноября 2001 г. № 795, предусматривают заключение договора хранения машины в письменной форме. Но в то же время это требование считается выполненным при выдаче стоянкой квитанции, расписки или другого документа, который мог бы подтвердить получение имущества.

Техосмотр

Все автомобили регулярно должны проходить техосмотр. Причем с определенной периодичностью. Так, например, легковые автомобили, с года выпуска которых не прошло семи лет, проходят техосмотр каждые два года. Более старый транспорт необходимо отправлять на осмотр ежегодно.

Владелец автомобиля должен оплатить проведение осмотра. Размер платы определяют власти региона. Кроме того, необходимо перечислить госпошлину за выдачу техталона в сумме 30 рублей. Она является федеральным налогом, поэтому организация может учесть пошлину в составе расходов (подп. 1 п. 1 статьи 264 НК). Плата за проведение техосмотра считается прочими расходами, связанными с содержанием автомобиля.

Ремонт

Владельцу автомобиля не обойтись без расходов на ремонт. Проводить его организация может как собственными силами, так и в автомастерской. В налоговом учете данные расходы списывают в том периоде, когда они фактически возникли. Однако это может быть невыгодно фирме, если состоялся дорогостоящий ремонт. Для равномерного списания подобных затрат можно создавать резерв под предстоящий ремонт. Сумму резерва на конкретный год фирма должна определить исходя из первоначальной стоимости основных средств, введенных в эксплуатацию на начало года, и самостоятельно рассчитанных нормативов отчислений (п. 2 ст. 324 НК). Последние зависят от предполагаемой периодичности проведения ремонта и его предполагаемой (сметной) стоимости. Отчисления в резервный фонд будут уменьшать налоговую базу равномерно в течение всего года. Ремонтные расходы фирма станет покрывать за счет резерва. Если по итогам года окажется, что средств фонда недостаточно, сумму превышения можно включить в состав прочих расходов. А вот неизрасходованный остаток резервного фонда необходимо в конце года включить в состав внереализационных доходов.