Как организовать электронный документооборот по охране труда

За последний год изменений по охране труда было немало. Сам электронный документооборот закрепили с 1 марта 2022 — в . Оттого и вопросов немало.

Всё самое важное о новшествах для бухгалтера в кадровом учете рассказываем и учим учитывать в работе в новом курсе повышения квалификации «Клерка» «Актуальные изменения в работе бухгалтера 2022».

120 академических часов, топовые преподаватели, официальное удостоверение о повышении квалификации. Узнать подробнее можно тут

Про кадровый ЭДО

Прежде всего, «в цифру» можно перевести почти все документы, которые делались на бумаге. В старом формате должны остаться четыре документа:

приказ об увольнении;
акт о несчастном случае;
трудовые книжки;
инструктажи с подписями работников.

Другими словами, с учетом , все документы по охране труда, кроме акта расследования и документов по инструктажам можно оформлять электронно. Чтобы перейти на новый формат, потребуется соответствующий ЛНА, в котором надо указать порядок, сроки и весь процесс взаимодействия. Переводить можно все процессы или частично.

Важно получить согласие сотрудников на переход. Возможно, кто-то откажется. Тогда, увы, для них придется готовить документы на бумаге. Так или иначе расходы на перевод, создание электронной подписи будет нести работодатель.

В зависимости от вида документа, подписывать его можно разными электронными подписями. К счастью, разъяснения есть в законе: какую подпись в каких случаях применять, перечислено в .

Документы по охране труда

В целом, сегодня охрана труда позволяет перевести в электронный вид большую часть задач.

В их числе:

протоколы проверки знаний;
листы ознакомления;
документы на медосмотр;
предписания;
документы по спецоценке;
средствам индивидуальной защиты;
оценке профрисков.

Также можно оформлять акт по работам повышенной опасности и вести учет микротравм. Между прочим, в совокупности на эти темы приходится более 50% рабочего времени специалиста по охране труда.

А еще отвлекаться приходиться и HR-специалисту, который проверяет документы сотрудников.

Ответственность

Что касается ответственности за нарушения, то ЭДО в охране труда также «базируется» на . В зависимости от вида нарушения компания может получить до 150 тыс. рублей штрафа на одного сотрудника.

В этой связи надо учесть новый риск: если электронный документ будет подписан неправильно, проверка может приравнять это к отсутствию подписи или отсутствию документа в целом. Поэтому подходить к электронному документообороту надо внимательно.

Да, электронный формат сегодня имеет свои ограничения, например, документ нельзя подписать «позже», а только сегодняшней датой, доступ в ЭДО для проверки придется предоставлять надзорным органам, на первом этапе компании придется потратиться на программное обеспечение, приобретение ЭЦП.

С учетом этого, лучше всего провести аудит по охране труда, оценить финансовые затраты, взвесить трудозатраты. Но и выгоды будут видны очень скоро, так что переход на ЭДО, даже частичный, — это вопрос времени.