Как уволить и сменить материально ответственное лицо в 1С

Давайте обо всем по порядку. Начнем с определения.

Материальная ответственность — это обязанность работника возместить ущерб, причиненный работодателю. А сам такой сотрудник, несущий материальную ответственность, именуется материально ответственным лицом.

Такой сотрудник перед работодателем несёт полную материальную ответственность (МО) за денежные средства, ценности, а также имущество предприятия, которые переданы ему под контроль.

К МОЛ, как правило, относятся работники, которым вверяются товарные ценности или иное имущество, например, кладовщики, кассиры и иные работники, поименованные в специальном перечне.

Для назначения лица/ лиц материально ответственными за сохранность запасов, денежных средств или ОС требуется заключить договор о полной материальной ответственности (индивидуальной или коллективной).

Договор составляется в нескольких экземплярах.

Смена МОЛ происходит при увольнении или временном отсутствии сотрудника (например, во время болезни или отпуска).

Если установлена коллективная материальная ответственность, то тогда инвентаризация обязательна только в определенных установленных случаях:

• замена руководителя коллектива;

• выбытие из состава коллектива более 50% его членов;

• решение провести инвентаризацию, озвученное одним или несколькими членами коллектива.

Если для работника установлена индивидуальная материальная ответственность, то проведение инвентаризации обязательно во всех случаях при смене МОЛ.

Смена материально-ответственного лица подлежит оформлению следующим комплектом документов:

• приказом о смене МОЛ и заключением с вновь принятым или уже работающим сотрудником, которому будут передаваться ценности, договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

• приказом о проведении инвентаризации, с утверждением состава инвентаризационной комиссии, причины и сроков проведения инвентаризации;

• непосредственно инвентаризационные описями;

• приказом о передаче объектов ОС или запасов другому МОЛ, унифицированного бланка нет, как вариант, его можно объединить с приказом о назначении инвентаризационной комиссии, обязательно указать причину передачи ценностей (увольнение, отпуск, болезнь прежнего МОЛ и т.п.), сроки передачи, прежнее и новое МОЛ;

• сличительных ведомостей, в случае если при проведенной инвентаризации вдруг выявлены отклонения.

Примерный образец приказа может выглядеть так:

Сам факт передачи материальных ценностей при смене МОЛ должен быть оформлен либо актом передачи при смене материально ответственного лица, либо инвентаризационной описью, используемой в качестве передаточного документа.

Давайте рассмотрим, как отразить операции по смене материально ответственных лиц в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 в самых распространенных случаях.

Смена/увольнение МОЛ на участке «Касса»

При смене кассира обязательно необходимо оформить передачу денежных средств и документов новому кассиру и провести инвентаризацию.

Для этого следует перейти в раздел меню «Банк и касса», пункт «Инвентаризация кассы».

В открывшемся окне нажимаем кнопку «Создать».

В новом документе последовательно указываем всю необходимую информацию. Как правило, инвентаризация проводится в день увольнения или в последний день перед отпуском.

На вкладке «Ценности» при нажатии кнопки «Заполнить» данные заполнятся автоматически.

Переходим в раздел «Проведение инвентаризации», указываем период, реквизиты документа-основания для проведения инвентаризации и причину.

В нашем случае это смена МОЛ.

На вкладке «Инвентаризационная комиссия» выбираем из списка сотрудников членов комиссии.

В графе «Председатель» отмечаем галочкой нужного сотрудника.

Теперь сохраняем и проводим документ. По кнопке «Печать» можно сформировать приказ о проведении инвентаризации и сам акт инвентаризации наличных денежных средств.

Сформируем приказ.

Далее акт инвентаризации.

Опись составляется в трёх экземплярах.

В случае выявления по итогам инвентаризации излишков или недостачи сразу из документа по кнопке «Создать на основании» можно сформировать требующиеся документы.

При смене или увольнении кассира составлять акт приёма-передачи кассы не требуется.

Не забываем, что также следует изменить кассира в ответственных лицах. В главном меню, в разделе «Организации» (если учёт ведётся в программе по нескольким организациям) или «Реквизиты организации» (если по одной).

Открываем сведения об организации, находим пункт «Подписи».

В строке «Кассир» щелкаем по закладке «История».

Создаем новую запись, меняем физическое лицо на нового кассира и устанавливаем дату, с которой действуют изменения.

Записываем и закрываем окно.

Смена/увольнение МОЛ на участке «Основные средства»

При увольнении работника или иной смене сотрудника, ответственного за сохранность объектов основных средств, также следует произвести инвентаризацию и передачу объектов другому лицу.

Как в 1С посмотреть за кем закреплены основные средства?

Можно использовать обычную оборотно-сальдовую ведомость по счёту 01, но добавив на закладке «Дополнительные поля» поле «МОЛ».

И сформируем документ. Как видим, после наименования основного средства, указаны ФИО, это и есть данные об ответственном лице.

Но есть и другой отчёт, из которого можно получить информацию об основных средствах в разрезе МОЛ.

Для этого создадим универсальный отчёт, он находится в разделе «Отчёты».

В заголовке универсального отчета указываем «Тип объекта» — Регистр сведений, «Имя объекта» — Местонахождение ОС (бухгалтерский учет).

Посмотрим результат.

В день увольнения сотрудника Иванова, за которым закреплен швейный станок, проведем инвентаризацию. В меню «ОС и НМА» выберем раздел «Инвентаризация ОС».

Заполним все требуемые реквизиты: дату, местонахождение ОС (если оно было установлено ранее) и МОЛ.

На вкладке «Основные средства» с помощью кнопки «Заполнить» формируем список объектов, закрепленных за указанным сотрудником.

По аналогии с инвентаризацией кассы заполняем вкладки «Проведение инвентаризации» и «Инвентаризационная комиссия».

По кнопке «Печать» сформируем опись и приказ, а в случае расхождения результатов, то и сличительную ведомость.

Опись выглядит следующим образом:

Отразим смену МОЛ.

Это можно сделать прямо в документе «Инвентаризация ОС» по кнопке «Создать на основании», выбрав «Перемещение ОС».

Либо из главного меню «ОС и НМА» — «Перемещение ОС».

Выведем на просмотр накладную на перемещение ОС (ОС-2).

Посмотрим изменение данных о МОЛ в учете.

Сформируем снова Универсальный отчёт.

Также воспользуемся документом «Ведомость амортизации ОС».

В настройках добавим группировку по МОЛ.

Из ведомости видно перемещение объекта между ответственными лицами.

Смена/увольнение МОЛ на участке «Запасы»

При смене кладовщика или иного сотрудника, ответственного за сохранность материальных ценностей, в аналогичном порядке производится инвентаризация и перемещение ценностей.

Передачу ценностей при смене материально ответственных лиц можно оформлять актом приема-передачи.

В программе может не вестись учет по складам.

Но не забываем про материалы, переданные в эксплуатацию, и учитываемые на счете МЦ04.

При увольнении сотрудника в программе следует инвентарь переместить на другого работника с помощью документа «Перемещение товаров».

Вид операции «Передача между сотрудниками», и заполнить по остаткам.

Сохраним и проведем документ, проверим какие сформировались проводки, через кнопку.

Как видим, что возможности программы 1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 позволяют автоматизировать практически весь процесс смены МОЛ. А данная публикация послужит хорошим подспорьем в этом деле.