Положения по персданным и новые отчеты в службу занятости. На что обратить внимание бухгалтеру и руководителю

Документы по персданным

Недавно восстанавливали клиенту (небольшой компании) документы по персональным данным, и вот какие документы для него делали.

Список документов, необходимых для работы с персональными данными работников (кроме ИТ- части):

• Политика о персональных данных.

• Положение о персональных данных работников.

• Приказ об ответственном (ответственных) за работу с персональными данными.

• Приказ об утверждении списка лиц для доступа к персональным данным.

• Дополнение в должностные инструкции ответственных работников и допущенных работников.

• Обязательство о неразглашении персональных данных работников.

• Согласие на обработку персональных данных (в том числе биометрических данных).

• Согласие на обработку персональных данных для распространения.

• Согласие работника на передачу персональных данных третьим лицам.

• Согласие на получение данных от третьих лиц.

• Приказ об утверждении перечня помещений для обработки персональных данных.

• Приказ об утверждении мест хранения данных персональных данных.

• Приказ о комиссии для уничтожения персональных данных.

• Акт на выделение документов для уничтожения персональных данных.

• Акт на уничтожение персональных данных.

• Номенклатура дел (для определения сроков хранения).

• Положение о Видеонаблюдении.

• Приказ о Видеонаблюдении.

• Согласие на видеонаблюдение

• Уведомление о введении системы видеонаблюдения.

• Приказ о внутреннем контроле (аудиторе).

• Протокол внутреннего контроля персональных данных.

По-моему, немало документов — работать и работать. И еще ведь в актуальном состоянии надо их поддерживать, например, приказы о допущенных, об ответственных....

Отчеты в службу занятости

Второй перечень — перечень отчетов в службу занятости, которые делала для слушателей и клиентов, чтобы «уложить в голове» информацию об отчетах. Вдруг, тоже будет полезно.

Какие отчеты нужно подавать в службу занятости, и какие формы подачи отчетности используются:

1. Отчет о квотировании — на сайте «Работа в России», ежемесячно (форма — Приложение 5 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24).

2. Информация о реабилитации инвалидов — на сайте «Работа в России», ежемесячно (форма — Приложение 4 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24). Что там писать — непонятно, никаких мероприятий по реабилитации работодатели обычно не проводят. У меня клиенты прочерки ставят.

3. Отчет о сокращении/ликвидации — на сайте «Работа в России», не позднее чем за два месяца при наличии таких мероприятий (форма — Приложение 4 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24).

4. Отчет о неполном времени/приостановлении/дистанте — на сайте «Работа в России», в течение трех рабочих дней после принятия решения (форма — Приложение 1 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24). По приостановлению (простою) — только если все производство или вся организация. Про дистанционке по-прежнему не очень понятно — получается, о любом переводе на дистант требуется подача этой отчетности? Странно...

5. Отчет о банкротстве — на сайте «Работа в России», ежемесячно, если есть такая процедура (форма — Приложение 3 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24).

6. Отчет о вакансиях, плюс форма по каждой вакансии — на сайте «Работа в России», ежемесячно (форма — Приложение 8, 9 к приказу Минтруда от 20 октября 2021 года № 738н). Как я поняла, по истечению месяца вакансии исчезают, и на следующий месяц даже если не были закрыты вакансии, надо опять заводить те же самые если не закрыты были? Не понимаю, зачем так?

7. Отметка при приеме работника/отказе в приеме — на сайте «Работа в России» — в случае приема/отказа, в 5-дневный срок, на сайте «Работа в России», либо в направлении органа службы занятости отметка о дне явки гражданина, причине отказа в приеме на работу и возврат направления гражданину в случае, если работодатель не зарегистрирован на единой цифровой платформе.

8. Отчет по квотированию (инвалидов и других категорий) в региональную службу занятости на бумажном носителе (как подавали ранее, до 01.01.2022). Лучше уточнить в региональных службах занятости. В одних регионах требуют, в других — нет. Мы-то все думали, что отчет о вакансиях на сайте «Работа в России» — это вместо этих отчетов (по крайней мере, в части инвалидов), чтобы нам жизнь облегчить. Оказалось, нет, чтобы усложнить...