Обзор онлайн-сервиса для командировок. Упрощаем оформление и хранение документов

Оптимизация документооборота

При оформлении командировок много рабочего времени бухгалтера уходит на документооборот. Тревел-агентства присылают большое количество документов, которые нужно упорядочивать, а после — хранить в одном месте. Часть неудобств могут доставить и сотрудники: им нужно напоминать про сдачу чеков и квитанций, подтверждающих расходы.

Все эти сложности можно решить с помощью сервиса для организации командировок: все необходимые закрывающие документы будут храниться онлайн. Сотрудникам, которые занимаются учетом и оформлением, не придётся искать накладные в почте или напоминать командированному сдать чеки за корпоративные авиабилеты — эта информация сразу доступна в «Личном кабинете».

А чтобы вводить данные было ещё проще, можно настроить интеграцию OneTwoTrip for Business с бухгалтерским ПО, которое используется в вашей компании. В этом случае вся информация о билетах и отелях после получения закрывающих документов отобразится в управленческом учете.

OneTwoTrip for Business формирует для клиентов акты на все услуги, счета-фактуры для гостиниц с НДС (плюс на сбор агентства по всем услугам), а также акты сверки. Все оригиналы документов передаются посредством электронного документооборота (ЭДО).

Чтобы подключиться к нему, достаточно направить запрос менеджеру, который прикреплен к вашей компании. Если же вы пока не перешли на ЭДО, сервис пришлет бумажные экземпляры «Почтой России».

Много вариантов оплаты

При подключении к сервису заключается договор между двумя юридическими лицами — вашей компанией и OneTwoTrip for Business. Расчёт по покупкам безналичный: к аккаунту сразу привязывается одна или несколько корпоративных банковских карт (а вот личной картой оплатить не получится).

Помимо этого, есть и другие способы — предоплата и постоплата. Это удобно, потому что многие компании интересуют гостиницы и авиабилеты по безналичному расчёту, но карта доступна не всегда.

Для предоплаты нужно завести деньги на депозит, с которого они будут списаны. При постоплате сервис выставит счёт, который нужно будет оплатить.

Кроме того, клиент может подключиться к бонусной программе — в этом случае определённый процент от суммы покупки будет начисляться на бонусный счёт. Накопленные бонусы сработают как скидка при оформлении последующих заказов.

Огромный выбор

В OneTwoTrip for Business можно найти авиабилеты для юридических лиц от 800 авиакомпаний, в том числе на чартерные рейсы, и забронировать номер в одном из двух миллионов отелей по всему миру.

Это одна из наиболее полных баз — уверены, тревел-агенты не смогут отыскать более выгодных вариантов.

Сотрудники справятся сами

Большой плюс сервиса в том, что планирование деловой поездки можно будет доверить самим работникам. Если они хоть раз покупали себе билеты в онлайн-сервисе (например, OneTwoTrip), они точно справятся — поиск и процесс бронирования максимально похожи.

Корпоративные перелёты можно организовать ровно так же, как и личные: оформить и купить авиабилеты для юридического лица получится в два клика.

Дополнительно можно настроить фильтры: выбрать билеты определённых авиакомпаний или альянсов, конкретные аэропорты (если, к примеру, сотруднику удобнее вылетать из Внуково), время отправления и прилёта, размер багажа, время в пути.

Для экономии бюджета сервис отображает календарь низких цен: если командировка пока не привязана к конкретным датам, можно посмотреть, когда билеты дешевле. А при выборе конкретного рейса предоставляется детальная информация по перелёту, в том числе модель и возраст самолёта, частота опозданий и задержек.

Удобный контроль

При этом руководство может не переживать за сохранность бюджета: в OneTwoTrip for Business достаточно настроек для контроля расходов. Так, если в вашей компании есть тревел-политика, вы можете указать её параметры в специальном разделе (он так и называется — «Тревел-политики»). Там можно ограничить бюджет на билеты и отели, категорию гостиниц (например, не более трёх звёзд) и даже направления для поездок.

Если заказ не соответствует ограничениям, сотрудник увидит оповещение об этом и сможет выбрать другой вариант билетов или отеля, а также отправить заказ на согласование к руководителю.

Просто и понятно

Интерфейс сервиса максимально лёгкий. Все доступные функции логично расположены и сразу видны в одном месте — «Личном кабинете».

Например, если нужна справка о перелёте, ищите ссылку с соответствующим названием в карточке билета. Кстати, она заменяет посадочный талон, а значит, теперь можно не беспокоиться, что сотрудник его потеряет.

Поиск всегда под рукой

У OneTwoTrip for Business есть отдельное приложение для корпоративных клиентов — оно доступно для iOS и Android. В нём можно купить билеты на поезда, самолёты, аэроэкспресс, заказать трансфер, а также забронировать проживание в отелях. В приложении доступны все те же варианты, что и на сайте: авиабилеты 800 компаний, больше двух миллионов отелей по всему миру и ж/д билеты по России и СНГ.

Интерфейс максимально простой, так что найти и купить нужные билеты можно даже в дороге или во время совещания.

Новости и тренды

OneTwoTrip for Business не только предлагает удобный сервис, но и помогает следить за трендами и новостями в бизнес-тревеле. Для этого есть отдельный канал в Telegram: там вы найдёте актуальную информацию о корпоративных путешествиях, интересные статьи и лайфхаки об организации деловых поездок.

Подписаться на канал можно по ссылке.