Электронные документы. Когда их надо распечатывать и хранить на бумаге

Вопросы

1. ЕслибБанк организует хранение документов в электронном виде в соответствии с требованиями указания Банка России от 25.11.2009 № 2346-У, должны ли выводиться на печать и храниться на бумажном носителе какие-либо из перечисленных документов синтетического учета, с какой периодичностью:

• Оборотная ведомость по счетам кредитной организации: ежедневная, за месяц, за квартал, за год.
• Ежедневный баланс.
• Отчет о финансовых результатах.
• Ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты.
• Сводная ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты.

2. Можем ли мы в учетной политике указать, что все перечисленные документы хранятся в электронном виде и выводятся на печать по мере необходимости?

Мнение консультантов

В случае, когда учетной политикой или стандартами экономического субъекта банка предусмотрено хранение указанных в тексте вопроса документов в электронном виде в соответствии с указанием № 2346-У, периодичность вывода на печать данных документов определяется банком самостоятельно в составе учетной политики.

Обоснование мнения консультантов

Согласно пункту 4.1 части III Положения № 579-П кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, типовые формы аналитического и синтетического учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения несет руководитель кредитной организации.

• Руководитель кредитной организации должен обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности и их защиту от изменений.
• Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.

Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и типовые формы аналитического и синтетического учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке (пункт 4.2 части III Положения № 579-П):

• хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и типовых форм аналитического и синтетического учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах);
• хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

В соответствии с пунктом 1.1 Указания № 2346-У кредитная организация вправе хранить указанные в приложении 1 к настоящему Указанию документы в электронном виде (далее по тексту — ДЭВ). Хранение указанных документов в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Указания.

Так, согласно пункту 1.2 Указания № 2346-У с момента формирования ДЭВ должны обеспечиваться его неизменность и возможность предоставления на бумажном носителе по форме и содержанию, действовавшим на момент составления ДЭВ. Для ДЭВ должна обеспечиваться идентификация его составителя.

В свою очередь в числе установленных приложением 1 к Указанию № 2346-У документов поименованы:

1. отчет о финансовых результатах;
2. оборотная ведомость;
3. баланс;
4. группировка счетов бухгалтерского учета для составления ведомости оборотов по отражению событий после отчетной даты;
5. группировка счетов бухгалтерского учета для составления сводной ведомости оборотов по отражению событий после отчетной даты.

В Письме от 04.10.2018 № 41-3-3-2/821 представителями Департамента бухгалтерского учета Банка России высказано мнение о том, что поскольку перечень документов в приложении 1 к Указанию № 2346-У, хранение которых может осуществляться в электронном виде, содержит наименование документа «Оборотная ведомость», возможно электронное подписание и хранение отчетности по форме 0409101 «Оборотная ведомость по счетам бухгалтерского учета кредитной организации», формируемой на ежедневной основе и представляемой кредитными организациями по запросу уполномоченных представителей в соответствии с Указанием № 2181-У.

В соответствии с пунктом 3 части I Положения № 579-П кредитная организация разрабатывает и утверждает учетную политику в соответствии с настоящим Положением и иными нормативными актами Банка России. При этом подлежат обязательному утверждению руководителем кредитной организации, в частности:

• порядок и периодичность распечатывания на бумажных носителях документов аналитического и синтетического учета. Распечатывание на бумажных носителях документов аналитического учета (в том числе лицевых счетов) осуществляется в соответствии с пунктом 2.1 части III Положения № 579-П;
• другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Согласно пункту 2.2 части III Положения № 579-П:

• ежедневная оборотная ведомость (ежедневная оборотная ведомость составляется по балансовым и внебалансовым счетам по типовой форме, приведенной в приложении 5 к настоящему Положению);
• ежедневный баланс (типовая форма баланса, а также порядок его составления изложены в приложении 6 к настоящему приложению);
• отчет о финансовых результатах по типовой форме приложения к Положению № 446-П;
• ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты по типовой форме приложения 10 к настоящему Положению;
• сводная ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты по типовой форме приложения к настоящему Положению,

являются формами синтетического учета.

В Письме от 10.02.2016 № 18-1-1-10/223 (по вопросу 2) Банк России, подтвердив право банка, выполняя требования Положения № 397-П, хранить указанные в приложении 1 к указанию № 2346-У документы только в электронном виде, при условии, что они изначально составлены и (или) поступили в электронном виде, указал, что «Такие документы могут распечатываться кредитной организацией только при необходимости».