Путевой лист в 2022 году: как бухгалтеру заполнить все реквизиты и поля без ошибок

C 2022 года вступил в силу Федеральный закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ, по которому право оформлять перевозочные документы в электронном виде закреплено в Уставе автомобильного транспорта.

В электронном виде разрешено составлять:

1. Транспортную накладную.
2. Заказ-наряд.
3. Электронную сопроводительную ведомость.

С марта 2023 года в электронном виде можно будет оформлять еще и путевые листы.

Расскажем, как правильно заполнить путевой лист в 2022 году.

О ГИС

С этого года запущена государственная информационная система (ГИС) электронных перевозочных документов. Все участники рынка перевозок, включая логистические, экспедиционные, транспортные компании и крупные грузоотправители и грузополучатели должны могут оформлять документы в электронном формате с регистрацией в системе.

Новые правила вступают в силу с 1 марта 2023 года (закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ).

Правила оформления путевых листов в 2022 году

Правила заполнения путевого листа Минтранс утвердил приказом от 11 сентября 2020 года № 368. Они действуют до 1 января 2027 года.

Бланк путевого листа можно разработать самостоятельно или взять за основу типовую межотраслевую форму № 3, утвержденную постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78. Необходимо предусмотреть в форме путевого листа обязательные реквизиты, установленные приказом Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Образец бланка путевого листа нужно закрепить в учетной политике.

При заполнении путевых листов руководствуйтесь правилами, которые приведены в пунктах 8–16 Обязательных реквизитов и порядке заполнения путевых листов, утвержденном приказом Минтранса от 11 сентября 2020 года

Электронная форма журнала учета путевых листов

С 2022 года разрешено вести журнал путевых листов в электронной форме. Он должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Сколько нужно путевых листов

Если у водителя в течение рабочей смены (одного дня) несколько рейсов заполнить можно путевой лист на один день. Если водитель отправляется в дальний рейс, продолжительностью более дня или смены, путевой лист оформляется на срок, соответствующий длительности рейса.

Если отправлен рейс со сменными водителями, можно оформить несколько путевых листов на один автомобиль для каждого водителя.

Путевой лист надо составлять, даже если в транспортном средстве нет груза или пассажиров.

Обязательные реквизиты путевого листа

Перечень обязательных реквизитов для путевого листа можно составить, взяв данные из приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368 и статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты из Приказа № 368 дают право на эксплуатацию автомобиля и допуск водителя к рейсу. Обязательные реквизиты из статьи 9 закона № 402-ФЗ необходимы для бухгалтерии, чтобы учесть все транспортные расходы.

Допуск автомобиля и водителя к поездке

В путевом листе должны быть все обязательные реквизиты по Приказу № 368. Иначе автомобиль после проверки может быть остановлен сотрудниками ГИБДД, компании грозит штраф.

Наименование и номер

В наименовании нужно указать для какого авто составлен путевой лист. Например, «Путевой лист легкового автомобиля».

Сведения о сроке действия

Здесь нужно проставить число, месяц, год поездки по путевому листу. Путевой лист может быть выдан на несколько дней, но на один рейс и один автомобиль.

Сведения о перевозке в путевом листе

Реквизит «Сведения о перевозке» появился в 2021 году. Он включает в себя вид сообщения и вид перевозки. В письме от 3 марта 2021 года № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита.

Все виды сообщений разделены на: городское, пригородное, междугородное, международное сообщение. Если перевозка осуществляется в разных видах сообщения, то нужно указать все осуществляемые виды сообщения через запятую.

В графе «Вид перевозки» нужно указывать один из следующих видов:

• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• организованная перевозка группы детей;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• перевозка грузов;
• перевозка для собственных нужд.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Нужно указать:

• наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН организации;
• фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП, если путевой лист составляет ИП.

Сведения о транспортном средстве

С 2022 года в сведениях о транспортном средстве нужно указывать: марку транспортного средства и прицепа (при наличии), показания одометра при выезде с парковки и возвращении на нее.

Ранее данные одометра по возвращении из рейса вносить в путевой лист не нужно было.

Кроме того, в путевой лист нужно внести следующие данные:

• тип транспортного средства: легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т. д.;
• марку и модель транспортного средства и прицепа к нему;
• государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если есть);
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде с парковки и по возвращении не нее;
• день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом;
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Отметки о медосмотре и техконтроле

Сюда вносят ФИО водителя, дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если такой осмотр предусмотрен законом.

По медосмотру вносят отметки:

• по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

За допуск водителей к работе без медосмотров установлена административная ответственность.

По итогам техосмотра делается отметка: «Выпуск на линию разрешен» за подписью ответственного лица.

Обязательные реквизиты путевого листа для принятия его к учету бухгалтерией

Обязательные реквизиты документов, которые бухгалтерия вправе принять к учету и на их основании списать расходы поименованы в статье 9 Закона № 402-ФЗ.

Это:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование организации или ИП;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. единица измерения; наименование должности лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни;
6. подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов.