Стандартный процесс согласования документов
Часто сделки затягиваются по причине длительного согласования документов. Обычно процесс происходит так.
- Менеджер по продажам заводит в CRM условия на приобретение объекта недвижимости.
- Руководитель согласовывает сделку.
- Делопроизводитель проверяет условия и выбирает подходящий шаблон договора из сотен образцов, затем заполняет реквизиты.
- Клиент присылает правки, например, если хочет изменить условия оплаты, воспользоваться рассрочкой, ипотекой.
- Юристы согласовывают правки и отправляют документ в CRM.
- Договор распечатывают и подписывают.
Первичная подготовка одного договора в MS Word занимает не меньше получаса, а в процессе подготовки документов заняты несколько делопроизводителей.
Если клиент присылал правки, к работе дополнительно подключаются юристы: проверяют, выгодно ли заключать договор на новых условиях и не противоречит ли он закону.
В результате срок подготовки документа растягивается на недели, а юристы тратят время на скучные рутинные задачи.
Самые частые проблемы в девелоперских компаниях при подготовке документов
Слишком много ручного труда и рутины. Квалифицированным юристам часто приходится выполнять однотипные действия: найти контрагента, вставить его реквизиты в шаблон, скопировать в документ согласованные ранее условия. Такая работа заставляет заскучать и не позволяет специалисту развиваться.
Ошибки при составлении договора. Перед тем как отправить договор клиенту, юристы тратят дополнительное время на вычитку документа и поиск ошибок. Из-за большого количества рутины пропустить ошибку или опечатку — нормальное явление даже для высококлассного специалиста, поэтому вычитывать договоры нужно обязательно.
Нет общего хранилища документов. Сотрудники работают по-старинке: у каждого своя флешка с типовыми шаблонами и формами.
Чтобы переслать документ коллеге, используются мессенджеры или электронная почта. Файлы хранятся неупорядоченно, поэтому быстро найти нужный документ — это задача из разряда невыполнимых.
Форс-мажоры. Без автоматизации документооборота любая неординарная ситуация легко оказывается чрезвычайной.
Например, если компания переезжает из одного офиса в другой, меняются КПП и юридические адреса дочерних компаний. Чтобы не затягивать заключение договоров, юристам приходится в экстренном режиме вручную менять реквизиты в 400 типовых шаблонах, чтобы наутро процесс заключения договоров продолжился.
Несоответствие ожиданиям клиентов. На рынке недвижимости в последние годы появилось много цифровых продуктов: подписание договора электронной подписью, система безопасных расчетов, электронная регистрация. Эти решения улучшают, упрощают взаимодействие покупателя и застройщика. У покупателя формируется ожидание, что процессы и дальше будут простыми и удобными, и чтобы соответствовать этому ожиданию, нужно увеличивать скорость подготовки документов.
Как ускорить работу с документами в девелоперской компании
Эти проблемы решаются с помощью конструктора документов. В конструкторе любой, даже неопытный менеджер, составляет юридический корректный договор за несколько минут. Для этого менеджер просто отвечает на вопросы анкеты — и все нужные положения автоматически добавляются в документ.
Ручной труд минимизирован, потому что конструктор интегрирован с CRM-системами, 1С, ЭДО. Большая часть данных заполняется автоматически. Чтобы ускорить заполнение документов, можно подключить справочник должностных лиц компании, реестр объектов, материалов и прочей информации, которую удобно выбирать из выпадающего списка.
Все документы управляются и хранятся в едином пространстве.
Сотрудникам не придется долго ждать утверждения договора юридическим департаментом. Они могут самостоятельно составлять договоры, которые не нужно тщательно проверять. В зависимости от документа могут быть составлены различные маршруты согласования — без задействования специалистов и департаментов.
Что дает конструктор документов
Шаблоны будут создаваться быстрее. До применения конструктора создание шаблона могло занимать у вас несколько месяцев, хотя бы потому что нужно написать для него код в 1С. После автоматизации на один шаблон уходит в среднем 20−30 минут.
Сотрудникам не нужно тратить время на поиск документа и пересылать друг другу вордовские файлы, аккуратно раскладывая их по папкам, чтобы ничего не потерялось. Все документы будут в одном месте, а доступы к ним получают ответственные специалисты.
Время на вычитку сократится в среднем на 1 час. Юристам больше не нужно тратить время на проверку документов, потому что если договор создавался из интерактивного шаблона, ошибок в нем не будет.
Будете готовить больше документов и быстрее, без увеличения штата и временных затрат.
В конечном итоге в выигрыше останутся крупные игроки, которые обеспечивают высокую скорость подготовки документации и как следствие - заключения сделок.
Начать дискуссию