Электронная почта для юридически значимой переписки. Как отправлять уведомления контрагентам

Что относится к юридически значимым сообщениям

Юридически значимыми называют сообщения, которые в силу закона или сделки влекут для получателя гражданско-правовые последствия. В качестве таких сообщений выступают:

уведомление должника об уступке права требования;
заявление о досрочном возврате займа;
уведомление о зачете;
извещение о готовности товара к выборке по договору поставки;
требование возвратить товар и так далее.

Они выполняют две основные функции: выступают основанием для появления, изменения или прекращения прав и обязанностей, а также определяют дату наступления правовых последствий.

Правовые последствия наступают с момента доставки сообщения адресату или его представителю. С этого момента:

адресат считается ознакомленным с сообщением;
может возникнуть, измениться или прекратиться обязательство. Например, при доставке уведомления об одностороннем отказе покупателя от договора у поставщика возникнет обязанность вернуть предоплату;
может начаться отсчет срока, например, если договор расторгается по истечении 30 дней после уведомления об одностороннем отказе.

Какое уведомление признается надлежащим

Надлежащим признается уведомление, которое соответствует всем предъявляемым к нему требованиям: по форме, содержанию, способу отправки и так далее. Исходя из содержания , направляемые контрагенту уведомления можно разделить на две категории.

1. Юридически значимые сообщения. Например, договор поставки предусматривает выборку товаров. В этом случае покупатель, получивший уведомление поставщика о готовности товара к выборке, обязан явиться в согласованное место для его приемки. Подобные уведомления можно считать надлежащими, если они сделаны с учетом требований к способу и адресу направления юридически значимых сообщений (, пп. 63 — 65 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25).

Если у стороны есть обязанность направить уведомление, например, она предусмотрена договором, нужно учитывать еще и требования к надлежащему исполнению обязательств. В частности, оно должно быть направлено в установленный срок.

2. Сообщения, не имеющие юридического значения. К ним можно отнести уведомления, с которыми закон или сделка не связывает гражданско-правовые последствия для другого лица. Например, поставщик просит сообщить, для каких целей покупатель приобретал товар, планирует ли он покупать его впоследствии, обращался ли он ранее к другим поставщикам аналогичных товаров.

Требований к подобным уведомлениям в законодательстве нет, поэтому можно сказать, что любой вариант их направления будет надлежащим. Их можно направить через мессенджер или по электронной почте.

Считается ли отправка сообщения по электронной почте надлежащим уведомлением

Отправка сообщения по электронной почте может быть как надлежащим, так и ненадлежащим уведомлением контрагента, в зависимости от конкретной ситуации.

Если уведомление — юридически значимое сообщение, нужно проверить, можно ли считать электронную почту допустимым способом отправки. Например, когда договором предусмотрено, что все уведомления должны быть направлены исключительно по почтовому адресу контрагента, уведомление по электронной почте надлежащим не будет (пп. 64, 65 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25).

Если же в договоре прописано, что возможна отправка юридически значимых сообщений на определенный электронный адрес контрагента, то уведомление по электронной почте будет надлежащим.

А что делать в ситуации, если стороны не согласовали способ обмена юридически значимыми сообщениями?

Можно ли в такой ситуации отправлять их по электронной почте?

В судебной практике используется правовая позиция ВАС РФ, изложенная в постановлении Президиума ВАС от 12.11.2013 № 18002/12 по делу № А47-7950/2011. Она заключается в следующем.

1. Отсутствие соглашения об обмене электронными документами между сторонами переписки, а равно отсутствие электронной цифровой подписи в отправляемых и получаемых документах (даже при наличии такого соглашения) не является нарушением требований закона, в связи с чем не влечет безусловную невозможность использования документов и материалов, обмен которыми осуществлялся посредством электронной почты, в качестве доказательств.

2. Получение или отправка сообщения с использованием адреса электронной почты, известного как почта лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствует о совершении этих действий самим лицом, пока им не доказано обратное.

Таким образом, обмен юридическими сообщениями посредством электронной почты допускается, есть если возможность достоверно установить принадлежность адресов электронной почты сторонам переписки или их сотрудникам. При этом возможность обмена юридически значимыми сообщениями посредством электронной почты не ограничена законом, соглашением сторон, обычаями или практикой, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Направление юридически значимых сообщений

При отправке юридически значимого сообщения нужно соблюдать требования:

к адресу для направления таких сообщений;
способу отправки;
сроку отправки, если такое требование установлено законом или договором, например, об отказе от бессрочного договора аренды недвижимости по общему правилу нужно сообщить за три месяца.

Если в договоре указан исключительный адрес для отправки юридически значимых сообщений, сообщение необходимо направить по нему.

О том, что договор предусматривает такой адрес, может свидетельствовать, например, формулировка:

«Вся корреспонденция должна направляться заказчику только по почтовому адресу».

В таком случае именно этот адрес считается надлежащим. Направление сообщения по другому адресу будет надлежащим, только если стороне известно или должно быть известно, что указанный в договоре адрес недостоверен, например, что он не существует (п. 64 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25).

Если исключительный адрес в договоре не закреплен или является недостоверным, то сообщения по общему правилу надо направлять:

по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо. Сообщение, доставленное на этот адрес, считается полученным, даже если контрагент там не находится;
по адресу, указанному в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель (п. 63 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25);
по адресу регистрации, по местожительству или пребывания гражданина (п. 63 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25). Но если известно, что гражданин фактически проживает по другому адресу, то лучше отправить сообщение на все известные адреса. В этом случае суд может не признать доставленным сообщение, которое направлено только по адресу регистрации;
на электронную почту контрагента, которая указана на странице с контактами на его официальном сайте. Можно использовать адрес электронной почты, известный как почта организации или служебная почта ее компетентного сотрудника. Сообщение, полученное на эти адреса, считается полученным самим лицом, пока оно не докажет обратное (постановления Арбитражного суда Центрального округа от 08.02.2022 № Ф10-6103/2021 по делу № А14-9648/2020, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.10.2021 № Ф08-9187/2021 по делу № А32-27659/2020).

Нередко в договоре нет условия об исключительном адресе для направления сообщений, но в реквизитах приведен почтовый адрес контрагента, отличный от содержащегося в ЕГРЮЛ. Представляется, что в этом случае сообщение целесообразно направлять по обоим адресам.

Иначе суд даже при наличии уведомления о вручении может не признать доставленным сообщение, которое направлено только по адресу, указанному в договоре (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 02.12.2016 № Ф01-5098/2016 по делу № А17-5263/2015).

Способы отправки юридически значимых сообщений

Если в договоре установлен исключительный способ для отправки юридически значимых сообщений, то необходимо использовать его. Направление сообщения другим способом, например, отправка почтой, если договор предусматривает курьерскую доставку, в этом случае будет ненадлежащим (п. 64 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25).

Если в договоре способ не установлен, то можно использовать любые доступные средства связи. Надежнее направить сообщение:

почтой — заказным или ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;
с курьером — при условии получения отметки о вручении, к примеру, на копии письма от лица, которое уполномочено контрагентом на прием корреспонденции.

По общему правилу сообщение можно отправить и с помощью электронной или факсимильной связи, а также в иной форме, например, разместить информацию на сайте. Главное, чтобы при этом была возможность установить отправителя и адресата (п. 65 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25).

Рекомендуем сохранить доказательства отправки сообщения и получения его адресатом. Это могут быть, в частности, отчет об отслеживании отправления, сформированный на сайте «Почты России», уведомление о вручении, опись вложений, отчет о передаче факса, распечатка электронного письма. Если адресат будет отрицать факт получения сообщения, то придется доказывать, что оно было ему доставлено (п. 67 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25). В подтверждение можно представить, например, уведомление о вручении письма с отметкой о получении.

Когда юридически значимое сообщение считается доставленным

Момент доставки юридически значимых сообщений может быть согласован в договоре.

Например, в нем может быть указано, что сообщение считается доставленным в момент его поступления в отделение почты получателя.

При отсутствии такого условия сообщение является доставленным в момент передачи адресату или его представителю. Это может быть момент получения письма в отделении связи или поступления сообщения в канцелярию компании-адресата.

Если сообщение поступило адресату, но не было ему вручено или он с ним не ознакомился по причинам, которые от него не зависят, оно все равно считается доставленным.

Например, в случае, когда письмо было возвращено по истечении срока хранения в отделении связи, поскольку адресат уклонился от его получения (п. 67 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25).

Суды по-разному определяют момент, в который считается доставленным сообщение, возвращенное почтой отправителю с отметкой «истек срок хранения». Его могут признать доставленным:

в день поступления в почтовое отделение получателя (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 07.06.2018 № Ф09-2463/18 по делу № А50-30380/2017);
или в день отправки обратно отправителю (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29.11.2019 № Ф04-6189/2019 по делу № А75-2960/2019).

Если контрагент не получил юридически значимое сообщение, оно считается полученным, если было направлено по надлежащему адресу. Даже если получатель фактически не находится (не проживает) по этому адресу (п. 63 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25). В таком случае юридические последствия сообщения наступят для адресата, даже если он узнает о них постфактум.

Исключение составляет случай, когда сообщение направлено по адресу, указанному в ЕГРЮЛ (ЕГРИП), но данные в реестр внесены помимо воли адресата, в частности, в результате неправомерных действий третьих лиц (, , п. 1 постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 61). Примеры таких действий: хакерская атака, предоставление сведений в реестр руководителем после того, как он был лишен полномочий.

Если же адресат не получил сообщение по вине отправителя, например, письмо ошибочно отправили не на тот адрес, можно считать, что оно не было отправлено. Соответственно, в этом случае оно не влечет никаких последствий.