Защита персональных данных

Что нужно знать о новых правилах обработки персональных данных

Роскомнадзор разрешил отправлять уведомления о начале обработки персональных данных, не ограничивая компании предельным сроком, которым прежде считалось 1 сентября 2022 года.
Что нужно знать о новых правилах обработки персональных данных
Иллюстрация: «Клерк»

Эксперт Контур.Бухгалтерии Татьяна Евдокимова поясняет, какое уведомление нужно подать в ведомство, когда придется отправить дополнительно информационное письмо и что изменилось для компаний в работе с персональными данными.

Почему изменились требования к обработке персданных

Утечки информации о личных данных граждан участились в последние годы, и государство намерено тщательнее следить за обработкой и защитой таких сведений. Для этого разработаны новые правила, утвержденные законом от 14.07.2022 № 266-ФЗ.

Что изменилось для работодателей

О начале обработки персональных данных сообщают все операторы — государственные или муниципальные органы, юридический или физические лица, которые собирают и обрабатывают персданные. Все они числятся в специальном открытом реестре операторов на сайте Роскомнадзора.

С 1 сентября 2022 из закона «О персональных данных» исключили шесть случаев, когда компании могли не уведомлять Роскомнадзор о скорой обработке данных (ст. 22 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ), и норма стала строже.

Теперь большему числу работодателей нужно отчитаться перед ведомством. Это касается компаний, которые обрабатывают персданные сотрудников, подрядчиков на договорах ГПХ, клиентов компании, посетителей и других лиц, которые сообщают свои фамилию, имя и отчество.

От подачи уведомления компания освобождается только в таких ситуациях:

  1. если персональные данные включены в государственные защищенные информсистемы;
  2. если оператор собирает персональные данные строго без средств автоматизации: например, записывает в тетрадь от руки (бухгалтерская программа или таблицы Excel на компьютере — это уже средства автоматизации);
  3. если данные обрабатывают в целях устойчивой и безопасной работы транспорта, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспорта согласно законам РФ.

Кто должен отправить уведомление в Роскомнадзор

Прежде всего, работодателю нужно проверить, есть ли его компания в реестре Роскомнадзора. Это можно сделать на сайте ведомства в разделе «Реестр операторов». Для поиска достаточно ввести ИНН или ОГРН компании. Если организация числится в реестре, отправлять уведомление не нужно.

Если компании или ИП нет в реестре, нужно подать уведомление о начале работы с персданными. В течение месяца после получения уведомления Роскомнадзор добавит организацию или ИП в реестр операторов. При отправке письма в бумажном виде отсчет идет с даты его получения территориальным отделением.

В какие сроки и по какой форме подать уведомление

Сейчас уведомить о сборе персданных можно через форму, утвержденную приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94. В тексте приказа есть и порядок заполнения формы. Перечень сведений, которые нужно указать в уведомлении, приведен в ч. 3 ст. 22 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

В ведомстве предупредили, что скоро будут утверждены новые формы, но до этого оператор вправе воспользоваться текущей формой (информация Роскомнадзора от 01.09.2022).

Составить и отправить уведомление нужно в местное отделение Роскомнадзора одним из способов:

  • на бумаге заказным письмом через Почту России;
  • в электронном виде через сайт Роскомнадзора — понадобится сертификат КЭП;
  • в электронном виде через ЕСИА.

В текущей форме уведомления нет некоторых полей, которые появятся в новой форме документа согласно частям 3 и 3.1 ст. 22 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. А значит, после утверждения новой формы работодателям придется передать уведомление о внесении изменений в ранее внесенные сведения: отдельно указать категории персданных, которые запрашиваете, а еще для каждой цели обработки данных указать категории персданных и категории лиц, которым принадлежат эти данные, и пояснить, что вы делаете с этими данными и на каком правовом основании.

Роскомнадзор сообщил, что предельный срок для отправки уведомления не назван и 1 сентября 2022 — не крайний срок (информация Роскомнадзора от 01.09.2022). Вероятно, при такой трактовке ведомство не будет штрафовать тех, кто задержался с подачей уведомления.

Но все же рекомендуем не откладывать эту задачу и воспользоваться текущей формой уведомления, а после утверждения новой внести дополнения в ранее переданные сведения.

В уведомлении нужно указать дату, с которой оператор начали обработку персданных. Специалисты Роскомнадзора разъяснили, что такой датой считается день государственной регистрации компании или ИП (информация пресс-службы Роскомнадзора от 25.08.2022).

Какие сведения еще нужно передавать

Уведомление подают один раз, не перечисляя в нем сотрудников, поэтому при найме новых работников или получении персданных от новых клиентов не придется отправлять новые уведомления.

В некоторых случаях оператор должен передать дополнительные сведения:

  • при изменении в составе собираемых персональных данных: например, вы начали спрашивать сотрудников об их семейном положении, хотя раньше этого не делали — передайте по форме письма о внесении изменений в сведения (утверждено приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94);
  • при смене сотрудника, ответственного за обработку персданных — передайте по форме актуального уведомления;
  • при прекращении обработки персданных: например, закрытии компании — передайте по форме заявления о прекращении обработки данных (утверждено приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94).

Сообщить об этих изменениях нужно в течение 10 рабочих дней (ч. 7 ст. 22 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Также компании обязаны отвечать на запросы сотрудников и Роскомнадзора о том, какие персданные они собирают. На ответ теперь дается 10 рабочих дней, а не 30, как прежде (ст. 20 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

А еще для лучшей защиты данных операторы должны взаимодействовать с ФСБ и подключиться к ГосСОПКА — системе предотвращения кибератак на российские информресурсы. Если происходит утечка персданных, оператор должен в течение суток уведомить об этом ГосСОПКА и назвать возможные причины, а в течение трех суток подготовить отчет о причинах и причастных лицах.

Как именно подключаться к ресурсу ФСБ и что еще потребуется от оператора, определено в п. 12 ст. 19 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Что стоит проверить в персональных данных

Закон разрешает работодателям обрабатывать персданные только в некоторых целях. Это связано с такими ситуациями:

  • заполнение трудового договора, передача сведений в контролирующие органы;
  • содействие карьерному росту и обучению сотрудников;
  • забота о личной безопасности сотрудников;
  • контроль объемов и качества выполняемой работы;
  • сохранность имущества предприятия.

Если личные данные не связаны с этими целями, работодатель не вправе их запрашивать, даже если сотрудник не возражает. Также нельзя обрабатывать данные из особых категорий: о расовой или национальной принадлежности, религиозных и политических убеждений, личной жизни и состояния здоровья, членстве в общественных организациях.

У всех лиц, от которых вы получили персданные, нужно взять согласие на их обработку. В согласии указывают цель сбора данных — ясно и без размытых формулировок.

Итак, прежде всего, важно проверить, числится ли компания в реестре операторов на сайте Роскомнадзора. Если нет — подать уведомление о начале сбора и обработки персональных данных по текущей форме, в качестве даты начала обработки указать дату регистрации компании или ИП.

Когда ведомство утвердит новую форму уведомления, стоит воспользоваться ею для отправки дополнительных сведений, которые не удалось указать в первый раз. Затем подключиться к ГосСОПКА и вовремя уведомлять ведомства об изменениях в обработке данных и утечках.

Автор: Татьяна Евдокимова, эксперт сервиса Контур.Бухгалтерия

Начать дискуссию

Календарь вебинаров для бухгалтера в мае 2024. Выбирайте и смотрите!

Будьте в курсе последних изменений в законодательстве! Выбирайте из 7 вебинаров интересные именно вам и записывайтесь. Учитесь, не выходя из дома или офиса! Забирайте в закладки календарь вебинаров для бухгалтера, которые пройдут в мае 2024. Подписчикам «Клерк.Премиум» — бесплатный доступ.

Календарь вебинаров для бухгалтера в мае 2024. Выбирайте и смотрите!
13

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Бухгалтер vs финдир. Какие знания нужны главбуху, который перерос свою должность

Большинство финансовых директоров перешли на эту должность из позиции бухгалтера. Разберемся, в чем принципиальные отличия в задачах финдира и главбуха, а также выясним, что необходимо бухгалтеру для перехода на новую позицию.

Бухгалтер vs финдир. Какие знания нужны главбуху, который перерос свою должность

В России впервые промаркировали пиво для собак (фото)

В ходе эксперимента промаркирована партия пива для собак методом этикирования, код нанесен на крышку на производстве «Апиценна».

Лучшие спикеры, новый каждый день
Общество

Обучение детей станет более безопасным: утвержден первый ГОСТ на электронные учебные устройства

Росстандарт утвердил национальный стандарт ГОСТ Р 71345-2024 «Средства обучения. Устройства учебные электронные для детей общие требования».

Порядок заполнения электронного путевого листа

Путевые листы необходимы для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. С 1 марта 2023 года их можно заполнять в электронном виде. Рассказываем о заполнении электронных путевых листов.

Порядок заполнения электронного путевого листа
Законопроекты

Госдума придумала, что делать с авторскими гонорарами иноагентов

Власти планируют заблокировать доходы от монетизации авторов и исполнителей, которые были признаны иностранными агентами. Их деньги будут лежать на специальном счете до тех пор, пока они не вернутся в Россию.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Рабочая виза в Россию «монтажные работы» для иностранных работников. Что это и кому нужно

Для осуществления трудовой деятельности в России иностранным гражданам из «визовых» стран необходим полный комплект разрешительных документов. Кроме того, работодатели тоже обязаны в большинстве случаев оформлять различные разрешения для найма иностранцев на работу.

Рабочая виза в Россию «монтажные работы» для иностранных работников. Что это и кому нужно

Чтобы принять у доставки заказ, не обязательно знать его номер

Роспотребнадзор разъяснил, может ли принять заказанный и доставленный товар родственник или коллега, знакомый.

Инвестиции

Квартиры стали меньше, но дороже. Месяц крепкого рубля. Дивиденды, облигации, снижение биткоина и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Ребят, срочно отодвигаем в сторону пивас и шашлык, берём рулетки и измеряем свои квартиры. Они уменьшились на 25%. Хорошо, что не наши, а в среднем в новостройках за 5 лет. Лукойл обвалился на 3%, выплатив 6% дивидендов. Рубль не стал обваливаться, новые облигации на паузе, а я продал Газпром и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Квартиры стали меньше, но дороже. Месяц крепкого рубля. Дивиденды, облигации, снижение биткоина и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Нужно ли платить налоги при выходе из ООО

Налоговые последствия выхода участника из ООО: в каких случаях и какие налоги будет необходимо уплатить.

Приняли на работу нового сотрудника: как оформить ЕФС-1 в 2024 году, пример

По каждому принятому сотруднику нужно отчитаться в СФР — заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Даём пошаговую инструкцию для отчётов 2024 года.

Приняли на работу нового сотрудника: как оформить ЕФС-1 в 2024 году, пример
Экономика России

Поставлена задача войти в число 25 ведущих стран мира по роботизации

Для достижения национальной цели «Устойчивая и динамичная экономика» президент поставил задачу по плотности роботизации.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

📕 💪 Акция «Не МАЙся — заниМАЙся»! Самые нужные курсы по 3 690 рублей!

Успейте купить топовые курсы «Клерка» за 3 690 рублей до 13 мая! Для акции мы выбрали нужные для бухгалтера онлайн-курсы: они помогут освоить востребованные навыки, актуализировать знания к лету, освоить новую нишу, чтобы вырасти в карьере и увеличить доход.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1

🔥 Акция «Не МАЙся — заниМАЙся!»: топовые онлайн-курсы по 3 690 рублей

До 13 мая вы можете купить лучшие онлайн-курсы «Клерка» по учету на маркетплейсах, финансовому моделированию, ВЭД, зарплате и бухгалтерии с нуля за 3 690 рублей!

КоАП РФ

Таможенная служба назвала самые распространенные предметы правонарушений

По линии административного производства таможенные органы ФТС России возбудили 40 625 дел. Из них почти половина приходится на юридических лиц — 17 923.

ИП на упрощенке переехал в новый регион: как платить налог и сдавать отчетность. Риски фиктивной миграции

Встать на учет в качестве индивидуального предпринимателя можно только в ИФНС по месту жительства гражданина. Рассказываем, что делать ИП на УСН при смене адреса проживания: как встать на учет, куда отчитываться и платить «упрощенный» налог, какие ставки применять, какие риски могут возникнуть.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Общество

Опубликован отчет о бесплатной юридической помощи за прошлый год

Минюст подготовил доклад о реализации государственной политики в области обеспечения граждан РФ бесплатной юридической помощью в 2023 году.

Как организовать прием оплаты по СБП в сфере услуг: фитнес-клубах, салонах красоты и автосервисах

Рассказываем, в чем особенность приема оплаты по СБП в сфере услуг — в фитнес-центрах, салонах, автосервисах и на автомойках — и как удобно его организовать.

Как организовать прием оплаты по СБП в сфере услуг: фитнес-клубах, салонах красоты и автосервисах
3
Новости ФНС

ФНС изменила сроки публикации о задолженностях в открытом доступе

Важная информация.

Интересные материалы

Инвестиции

Что такое оферта по облигациям, когда это хорошо, а когда плохо

Каждый, кто инвестирует в облигации, рано или рано сталкивается с таким понятием как оферта — законной возможностью для эмитента переобуться на лету. Придумали её явно не для того, чтобы инвестором жить было лучше, но веселее — уж точно. Смотрим, когда это гуд, какие бывают типы оферты, разбираемся в подводных камнях.

Что такое оферта по облигациям, когда это хорошо, а когда плохо