Инвентаризация в бюджетном учреждении: важные моменты

Как проводить инвентаризацию в бюджетном учреждении

Порядок проведения ревизии активов, обязательств, других объектов бухучета должен быть утвержден учетной политикой бюджетного учреждения. В частности, должны быть установлены основания и сроки ее проведения (п. 80 Федерального стандарта, утвержденного приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н).

Следует учитывать, что инвентаризация обязательна (п. 81 Федерального стандарта № 256н, п. 1.5 методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49):

1. в целях составления годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности;

2. при ликвидации или реорганизации бюджетного учреждения;

3. выявлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи имущества;

4. смене материально ответственного лица;

5. передаче (возврате) имущества в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при его выкупе или продаже;

6. в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций;

7. в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Сроки проведения инвентаризации в бюджетном учреждении

При установлении сроков годовой ревизии необходимо учитывать, что (пп. 1.5, 2.1 методических указаний):

• проверку основных средств можно осуществлять один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет;

• в бюджетных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, сверку остатков товаров, сырья и материалов можно проводить в том периоде, в котором эти остатки минимальны.

Годовую инвентаризацию обычно осуществляют в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. Случаи и сроки продления обязательной инвентаризации законодательством не установлены, поэтому их целесообразно закрепить в учетной политике учреждения.

Проведение годовой инвентаризации в бюджетных учреждениях

В целях составления годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности необходимо провести опись всех активов и обязательств (п. 7 инструкции, утвержденной Приказом Минфина от 28.12.2010 № 191н, п. 9 инструкции, утвержденной Приказом Минфина от 25.03.2011 № 33н).

При проведении проверки сверяют правоустанавливающие документы на каждый нефинансовый актив, находящийся в пользовании (недвижимость, земля и так далее), с данными учета и ЕГРН.

При составлении годового отчета в таблице 6 «Сведения о проведении инвентаризации» пояснительной записки (ф. 0503160) фиксируют информацию о результатах годовой ревизии в части выявленных расхождений (п. 158 инструкции, утвержденной приказом Минфина от 28.12.2010 № 191н).

Порядок проведения инвентаризации в бюджетном учреждении

Проведение инвентаризации состоит из нескольких этапов.

1. Формирование инвентаризационной комиссии. Подробности рассмотрим в следующем разделе нашей статьи.

2. Подготовка к ревизии. Необходимо распечатать достаточное количество инвентаризационных ведомостей. Бухгалтерия должна оприходовать все материальные ценности, которые поступили на дату проверки, и провести документы на списание, представленные материально ответственными лицами.

3. Проведение проверки. Члены комиссии в местах хранения производят подсчеты, взвешивание, выполняют необходимые замеры для установления фактического наличия нефинансовых активов. Они проверяют состояние объектов основных средств, наличие инвентарных номеров, вносят в ведомости сведения о неисправности, длительном неиспользовании и так далее. Все действия следует выполнять в присутствии материально ответственных лиц. Комиссия сверяет полученные фактические результаты с данными бухучета, при обнаружении отклонений заполняет акт о результатах инвентаризации и ведомость расхождений.

4. Учет результатов ревизии. Комиссия рассматривает полученные результаты и готовит акт о результатах инвентаризации. Его утверждает руководитель бюджетного учреждения.

Состав комиссии по инвентаризации в бюджетном учреждении

Состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии утверждает руководитель учреждения своим приказом (постановлением, распоряжением).
В него включают работников администрации, бухгалтерской службы и других специалистов, которые способны оценить состояние имущества и обязательства учреждения.

В комиссию можно включить работников службы внутреннего аудита учреждения или представителей независимых аудиторских организаций (п. 2.3 методических указаний).

При инвентаризации финансовых активов и обязательств целесообразно включить в комиссию работников бухгалтерской службы. Ранее министерство считало участие бухгалтеров в инвентаризации обязательным, поскольку так обеспечивается предоставление информации, необходимой для инвентаризации.

Функциями и полномочиями постоянно действующей инвентаризационной комиссии является обеспечение полноты и точности внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Если при проведении ревизии не будет хотя бы одного члена комиссии, ее результаты могут быть признаны недействительными (п. 2.3 методических указаний).

Материально ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не входят, но обязаны присутствовать при проверке фактического наличия имущества (п. 2.8 методических указаний).

Документы при инвентаризации в бюджетном учреждении

При инвентаризации следует оформить немало документов. Для начала руководитель учреждения издает приказ о сроках проведения проверки, составе комиссии и имущества, подлежащего пересчету.

Инвентаризацию в бюджетном учреждении оформляют по формам, приведенным в приложениях к приказу Минфина от 30.03.2015 № 52н. Если в этом приказе нет необходимых форм инвентаризационных актов, можно разработать свои бланки или использовать другие установленные формы. В таком случае их нужно утвердить в учетной политике учреждения (пп. «г» п. 9 Федерального стандарта, утвержденного приказом Минфина от 30.12.2017 № 274н).

Инвентаризационные акты составляют не менее чем в двух экземплярах отдельно по каждому месту хранения ценностей и материально ответственному лицу (пп. 1.3, 2.5 методических указаний). Их подписывают все члены инвентаризационной комиссии. В конце описи материально ответственные лица дают расписку о том, что у них нет претензий к членам комиссии и они принимают перечисленное в описи имущество на ответственное хранение.

Кроме того, расписка подтверждает, что комиссия проверила имущество в их присутствии (п. 2.10 методических указаний). Один экземпляр акта передают в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

Комиссия на основании инвентаризационных актов (сличительных ведомостей) при наличии расхождений оформляет ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В ней она отражает:

• расхождения между показателями по данным учета и данными инвентаризации;

• количество и стоимость объектов, которые не соответствуют условиям признания активов в целях бухгалтерского (бюджетного) учета.

Ответственное лицо дает инвентаризационной комиссии письменные объяснения по всем недостачам и излишкам, пересортице. На основании этих и других материалов комиссия определяет причины и характер выявленных отклонений от данных бухгалтерского (бюджетного) учета и отражает это в инвентаризационных описях.

На основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) комиссия составляет акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Его должны подписать все члены комиссии. Акт представляют на рассмотрение и утверждение руководителю.

Приказ о проведении инвентаризации в бюджетном учреждении

Необходимо оформить приказ (постановление, распоряжение) руководителя учреждения о проведении инвентаризации. Сделать это можно:

• в произвольной форме;

• используя унифицированную форму № ИНВ-22;

• по форме решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439), установленной приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н.

В документе следует указать:

• дату составления и порядковый номер документа;

• состав инвентаризационной комиссии (Ф.И.О. и должности председателя комиссии и ее членов);

• наименование имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации;

• даты начала и окончания проведения инвентаризации;

• причину ее проведения.

Приказ следует зарегистрировать в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23 или произвольная). Председатель и члены инвентаризационной комиссии должны поставить в нем подписи, которые подтверждают ознакомление с приказом (п. 2.3 методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Образец приказа о проведении инвентаризации можно посмотреть здесь.

Учет результатов инвентаризации в бюджетном учреждении

Результаты инвентаризации отражают в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности того месяца, в котором она закончена, а результаты инвентаризации, проведенной в целях составления годовой отчетности, — в этой отчетности (п. 5.5 методических указаний, п. 82 Федерального стандарта № 256н).

Излишки основных средств, а также других нефинансовых активов бюджетного учреждения принимают к бухучету по текущей оценочной стоимости, признаваемой справедливой стоимостью на дату принятия к учету (пп. 25, 31 инструкции № 157н).

При определении размера ущерба, причиненного недостачами, исходят из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов. При ее определении можно использовать метод рыночных цен (п. 25, 220 инструкции № 157н).

Стоимость матценностей в пределах норм убыли относят на расходы текущего финансового года. Недостачу сверх норм естественной убыли относят на виновных лиц (п. 111, 112 инструкции № 157н).

Бухгалтерские проводки при инвентаризации в бюджетном учреждении

Выявленную при инвентаризации недостачу необходимо отразить в бухгалтерском учете следующим образом:

• недостача имущества (за исключением материальных запасов), а также имущества, пришедшего в негодность, списывается с учета по балансовой стоимости на финансовый результат в дебет счета 0 401 10 172 с учетом ранее начисленных амортизации и убытка от обесценения (пп. 12, 17 инструкции, утвержденной приказом Минфина от 16.12.2010 № 174н);

• недостача материальных запасов в объеме норм естественной убыли, в том числе пришедших в негодность, списывается с учета по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости, зачисляя их на финансовый результат в дебет счета 0 401 20 272 (пп. 108–112 инструкции № 157н, пп. 37, 40, 43 инструкции, утвержденной приказом Минфина от 16.12.2010 № 174н);

• недостача материальных запасов сверх норм естественной убыли списывается с учета по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости, зачисляя их на финансовый результат в дебет счета 0 401 10 172 (пп. 108–112 инструкции № 157н, пп. 37, 43, 47 инструкции № 174н).

Расчеты по выявленным недостачам денежных средств и других ценностей, подлежащих возмещению виновными лицами, учитывают на счете 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам» (п. 220 инструкции № 157н).

Для отражения в бухгалтерском учете излишков, выявленных по результатам инвентаризации нефинансовых активов, можно использовать следующую запись.

Протокол годовой инвентаризации в бюджетных учреждениях

По результатам инвентаризации комиссия проводит заседание. Протокол заседания составляют в свободной форме. Помимо процедурных моментов (время проведения, состав присутствующих), в документе фиксируют предложения комиссии:

• по отнесению недостач имущества, а также имущества, пришедшего в негодность, на счет виновных лиц либо по их списанию за счет учреждения;

• оприходованию излишков;

• урегулированию расхождений фактического наличия материальных ценностей с данными бухгалтерского (бюджетного) учета при пересортице путем проведения взаимного зачета излишков и недостач, возникших в результате нее;

• списанию просроченной (нереальной к взысканию) дебиторской и кредиторской задолженности;

• по вопросам, касающимся оптимизации приемки, хранения и отпуска материальных ценностей учреждения.

Также на заседании члены комиссии подписывают акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Акт и протокол заседания передают руководителю учреждения для принятия решения по итогам прошедшей инвентаризации.

Образец протокола годовой инвентаризации мы не будем проводить, так как этот документ индивидуален для каждого бюджетного учреждения и содержит разную информацию в зависимости от конкретного случая.