Как открыть в 1С отпуск с первого числа и не столкнуться с проблемами

А еще нужно не забыть выполнить секретное действие, иначе будет ошибка в страховых взносах, которая потянется в зарплатную отчетность.

Многие бухгалтеры предпочитают не связываться с этим, даже просят сотрудников не брать отпуск в начале месяца. А зря! Не стоит бояться таких начислений! С инструкцией, описанной в этой статье, вы всегда будете начеку и сможете не допустить досадных ошибок при начислении отпуска с первого числа месяца в 1С: Бухгалтерии.

С какими ситуациями может столкнуться бухгалтер при оформлении отпуска

Согласно законодательству, выплатить отпускные работнику необходимо не позднее дня, после окончания которого остаются еще три календарных дня до начала отпуска.

Приведем примеры:

Работник идет в отпуск с понедельника, 03.10.2022. Отпускные должны быть выплачены не позднее четверга, 29.09.2022.
Работник идет в отпуск с пятницы, 07.10.2022. Отпускные должны быть выплачены не позднее понедельника, 03.10.2022.
Работник идет в отпуск со среды, 12.10.2022. Отпускные должны быть выплачены не позднее пятницы 07.10.2022 (т.к. суббота, 08.10.2022, – выходной день).

Второй и третий пример не приносит особых проблем. К этим датам обычно у бухгалтера уже есть табель выполненных работ за предыдущий месяц, и начисление отпуска проходит легко и автоматически.

Нас интересует первый случай, когда сотрудник идет в отпуск с 3 октября. Его и рассмотрим в 1С: Бухгалтерии предприятия ред.3.0 на примере работника Иванова И.И.

Напомним, что в идеале необходимо постараться соблюсти два условия:

Выплатить отпускные 29 сентября.
Начислить отпускные так, чтобы в расчет среднего заработка попал сентябрь. Почему сентябрь? Потому, что сотрудник идет в отпуск с октября. В расчет среднего заработка для начисления отпуска у него попадают предыдущие 12 месяцев, а именно с октября 2021 года по сентябрь 2022 г.

Оформляем отпуск с первого числа в 1С

В 1С: ЗУП ред. 3.1 можно начислить отпуск без попадания сентябрьской зарплаты в расчет, а затем, когда будет известна заработная плата за сентябрь, пересчитать отпуск специальным алгоритмом.

В 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 документа исправления отпуска нет, поэтому в случае необходимости пересчета отпускных придется править текущий документ начисления отпуска.

Рассмотрим алгоритм действий в легкой ситуации, когда вы знаете точную сумму зарплаты за сентябрь, например, у сотрудника начисляется оклад.

Шаг № 1

Начислите зарплату за сентябрь в разделе «Зарплата и кадры» – «Все начисления» – создать «Начисление зарплаты».

Шаг № 2

В том же разделе начислите отпуск.

Провалитесь в сумму по строке «Начислено», проверьте, чтобы в расчет среднего заработка попала начисленная зарплата сентября.

Шаг № 3

Выплатим отпускные сотруднику. Однако сначала посмотрим его расчетный лист.

Видим, что у сотрудника начислен оклад за месяц и отпуск, сумма долга предприятия на конец месяца общая.

Теперь важно корректно сформировать ведомость на выплату отпускных.

Если вы в разделе «Зарплата и кадры» – «Ведомости в банк» (или кассу) сформируете ведомость на выплату, то программа подтянет всю сумму к выплате (и зарплату, и отпускные), и НДФЛ удержит также с обеих выплат.

Это происходит потому, что программа не понимает, что отпуск и зарплата – это два разных начисления. Она всё считает, как единое целое потому, что в ведомости на выплату вы указываете Вид выплаты «Зарплата».

Почему так важно, чтобы ведомость на выплату отпускных содержала в себе только сумму отпускных и НДФЛ? Потому, что от даты ведомости и НДФЛ, удержанного в ведомости, данные попадают в отчет 6-НДФЛ.

Соответственно, если у вас в ведомости НДФЛ с отпуска и с зарплаты за сентябрь, то он так и попадет в одну строку отчета. Но вы ведь перечислять в бюджет планируете пока только НДФЛ с отпускных. Поэтому и в 6-НДФЛ вы должны отдельно показать НДФЛ с отпускных, и отдельно НДФЛ с зарплаты за сентябрь, выплаченной в октябре.

Чтобы выплатить только отпускные и в этой ведомости удержать НДФЛ только с отпускных у вас есть два варианта:

1. Распровести начисление зарплаты за сентябрь.

Тогда программа в ведомости подтянет только суммы отпускных и НДФЛ с отпускных.

2. В документе начисления отпуска нажать кнопку «Выплатить».

В этом случае программа предложит вам сформировать ведомость только на выплату отпускных, плюс платежку на перечисление НДФЛ с отпускных в бюджет.

Шаг № 4

Мы подошли к секретному шагу, о котором многие забывают. Нам необходимо пересчитать страховые взносы.

В 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 они автоматически начисляются только в документе «Начисление зарплаты».

В нашем примере нам пришлось начислить зарплату за сентябрь, затем начислить отпуск. В связи с этим налогооблагаемая база изменилась: была 20 000 рублей, а стала 23 412,95 рублей. НДФЛ тоже изменился: был 2 600 рублей, стал 3 044 рубля. И только взносы остались неизменными.

Если вы в разделе «Зарплата и кадры» – «Отчеты по зарплате» сформируете отчёт «Проверка страховых взносов», то увидите, что суммы взносов горят красным.

Необходимо снова зайти в начисление зарплаты за сентябрь и по кнопке «Еще» – «Пересчитать взносы».

До пересчета взносы составляли 6 040 рублей, после пересчета 7 070,72 рубля.

Как видите ничего сложного в отпуске, начинающемся с первого числа месяца, нет! Делитесь инструкцией с коллегами, сохраняйте в избранном.