Как использовать забалансовые счета: учет без двойных проводок

Общие особенности забалансовых счетов

Для них не используется двойная запись. Именно поэтому они и используются за балансом. Когда актив у компании появляется, делают запись только по дебету счета. А когда актив исчезает, делают запись только по кредиту счета.

Движение по забалансовым счетам не показывают в отчете о финансовых результатах и других формах бухгалтерской отчетности. Однако информация с забалансовых счетов должна найти свое место в пояснениях к бухгалтерской отчетности. Это обязательно.

Забалансовые счета, которые используют чаще всего

Счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Пожалуй, самый популярный забалансовый счет, потому что плохие дебиторы есть почти у всех. Убыток признали безнадежным, но теплится надежда, что долг все-таки удастся вернуть.

Например, истек срок исковой давности, однако сам должник еще действует. В таком случае информация о сумме долга и должнике хранится за балансом.

Даже в инструкции к Плану счетов сказано, что подобные долги надо учитывать на счете 007 в течение пяти лет с момента списания.

Счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Ситуации, когда на территории компании хранятся чужие ценности – не редкость. Ведь это зависит от права собственности на имущество.

Например, товар уже продан, но покупатель его еще не вывез. Формально – имущество уже чужое. Или наоборот – товар купили, но не оплатили. А право собственности по договору переходит к покупателю только после оплаты. Формально в организации тоже хранится чужое имущество.

008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные» и 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные». Предназначение счетов понятно уже из их названия. Компания должна помнить, кому ей придется заплатить в случае чего, а кто должен будет заплатить ей.

Учет за балансом обусловлен тем, что до того момента, пока не будет получено или выставлено реальное требование об уплате, все это гипотетические возможности.

Если в гарантии не указана сумма, то для бухучета она определяется исходя из условий договора.

Забалансовые счета для специфических операций

Счет 001 "«Арендованные основные средства». Забалансовый счет для арендатора доступен только в случае операционной аренды. Ведь в случае финансовой аренда на балансе арендатора надо признавать право пользования активом и обязательство по аренде.

Чтобы не признавать право пользования активом, надо одновременно выполнить два условия (п. 12 ФСБУ 25/2018):

арендатор не собирается выкупать предмет аренды;
арендатор не собирается сдавать предмет аренды в субаренду.

А затем еще одно из трех (п. 11 ФСБУ 25/2018):

срок аренды не превышает 12 месяцев;
рыночная стоимость предмета аренды без учета износа не превышает 300 000 руб.;
арендатор вправе вести упрощенный бухучет.

005 «Оборудование, принятое для монтажа». Подрядчик отражает на этом забалансовом счете оборудование заказчика, которое он принял для монтажа. Частный случай чужого имущества, за которое приходится отвечать. Учет надо вести по отдельным заказчикам, их объектам, и по видам имущества.

003 «Материалы, принятые в переработку». Переработчик отражает на нем давальческое сырье. Иначе говоря, это материалы, которые принадлежат заказчику. Тоже частный случай ТМЦ, принятых на ответственное хранение. Учет надо вести по давальцам, видам и сортам материалов и местам их нахождения.

004 «Товары, принятые на комиссию». Счет предназначен для посредников – комиссионеров или агентов. На нем показывают продукцию, принадлежащую комитентам и принципалам, но временно находящуюся у посредника.

«Умирающие» забалансовые счета

Счет 011 «Основные средства, сданные в аренду». В ФСБУ 25/2018 не предусмотрен забалансовый учет активов, переданных компанией в аренду.

Однако арендодатель вправе продолжать использовать этот забалансовый счет, если по договору лизинга, срок действия которого завершается до 31.12.2022 включительно (п. 51 ФСБУ 25/2018):

является лизингодателем;
применяет ФСБУ 25/2018 с 01.01.2022;
по условиям договора лизинга предмет лизинга учитывается на балансе лизингополучателя.

Счет 006 «Бланки строгой отчетности». На этом счете учитываются бланки строгой отчетности в материальной форме – квитанции, абонементы, дипломы и тому подобное.

Но так как сейчас документооборот все больше переходит в электронный вид, таких бланков становится все меньше и меньше.

010 «Износ основных средств». Этот счет используется, чтобы учитывать износ по объектам жилищного фонда и внешнего благоустройства, которые ввели в эксплуатацию в 2005 году и ранее.

С 2006 года по таким объектам начисляют амортизацию и учитывают на балансовых счетах. Когда такие объекты будут списаны, забалансовый счет фактически потеряет смысл для существования.

Потенциальные забалансовые счета

012 «Списанное имущество, находящееся в эксплуатации». Стоимость имущества может быть полностью списана в производство, но сам актив компания продолжает использовать. Для контроля над таким активом стоит завести особый забалансовый счет. Его нужно будет добавить в учетную политику в рабочий план счетов.

014 «Объекты, не относящиеся к НМА, в эксплуатации». ФСБУ 14/2022 разрешает компаниям ввести для активов, которые потенциально можно признать нематериальным активом, лимит по стоимости. И если актив окажется меньшей стоимости, то НМА его не признают.

Но следить за движением подобных активов все равно надо. Чтобы контролировать активы, которые не признали НМА из-за стоимости лимита, можно вести учет на забалансовом счете. Если компания решила его ввести, это надо прописать в учетной политике в разделе рабочего плана счетов.