Переходим на МЧД. Как все сделать правильно и успеть в срок

Эксперты Контура рассказали о том, как безболезненно перейти на МЧД уже сейчас.

Кратко о МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронная доверенность, которая позволяет руководителю компании передать часть своих полномочий представителю.

Главная задача МЧД – подтвердить, что сотрудник может подписывать электронные документы от имени организации.

Как было: для подписания документов от лица компании сотрудники пользовались квалифицированной электронной подписью (КЭП), в которой были указаны данные физлица и данные организации. Никаких дополнительных оснований.

Как будет: сотрудники смогут подписывать документы только при наличии КЭП физлица и машиночитаемой доверенности от руководителя. Станет необходимо прикладывать МЧД или сведения о ней к пакету документов.

Возможность добровольно применять в работе МЧД появилась 1 марта 2022 года. Обязательное использование МЧД вводится поправками в закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Они должны вступить в силу 1 января 2023 года, но переходный период хотят продлить до 1 сентября того же года.

Как подготовиться к введению МЧД в компании

На получение КЭП физлица, выпуск доверенностей и обучение работе всех ответственных сотрудников может понадобиться от одного до шести месяцев. Законодательство уже разрешает использовать МЧД, а значит, бизнес может начать процесс перехода сейчас.

После официального перехода работать по-прежнему уже не получится. КЭП юрлица, выданные сотрудникам, перестанут действовать. Документы, подписанные и переданные без доверенности, не будут считаться юридически значимыми.

Чтобы научиться работать с МЧД, придется принять несколько важных решений.

Шаг 1. Получить КЭП на руководителя и сотрудников

Первое, что нужно сделать – получить КЭП, с которыми можно работать после перехода на МЧД. Для руководителей компаний и их сотрудников подписи разные.

Компания должна определиться с тем, как она организует выпуск КЭП физлица для всех ответственных сотрудников:

В каком это будет формате: массовое получение подписей или самостоятельное.
Как будет оплачиваться: организацией или работниками. Здесь нет универсального решения, каждая компания делает свой выбор.

Шаг 2. Выпустить МЧД

Как и КЭП физлица, МЧД выпускается на каждого ответственного сотрудника. Все доверенности должен подписать руководитель с помощью своей КЭП. Важно решить, как компания будет выдавать МЧД сотрудникам, выбрать способ создания доверенностей и место хранения.

Ниже мы разберем возможные варианты.

Шаг 3. Научиться работать с МЧД в системе ЭДО

Последнее, но немаловажное – понять, как работать с МЧД в системе электронного документооборота (ЭДО). Определиться, будет ли компания работать в веб-версии или ей понадобятся доработки интеграционного решения.

Это важный момент, потому что доработки могут занять в некоторых случаях до полугода.

Как создавать и передавать машиночитаемые доверенности

Создать доверенность можно несколькими способами:

в специализированных сервисах, например в Контур.Доверенности;
на сайте реестра машиночитаемых доверенностей, созданного ФНС;
самостоятельно в информационной системе компании.

Первые два варианта – самые простые. Форматы уже готовы, остается только заполнить необходимые данные.

Третий вариант подойдет крупным компаниям, которые хотят всё сделать своими силами. Для этого ФНС и Минцифры разработали форматы доверенностей, по которым должен подготавливаться XML-файл. После выпуска необходимо будет организовать регистрацию всех МЧД в реестре ФНС.

Оператор ЭДО СКБ Контур разработал специальный сервис для своих клиентов – Контур.Доверенность. С его помощью легко выпускать и подписывать МЧД. Доверенности из сервиса можно оперативно выгрузить для работы с документами в системе электронного документооборота Контур.Диадок.

Передавать МЧД сотрудник может:

отдельным файлом вместе с пересылаемым документом;
используя только реквизиты доверенности.

В Контур.Диадоке можно работать с МЧД, выпущенной любым способом. Достаточно загрузить доверенность в систему. Контур.Диадок проверит актуальность МЧД при подписании и передаче и сообщит об ошибках. В системе также можно выбрать доверенность по умолчанию. Она будет подгружаться автоматически при работе с документами.

Как организована работа с МЧД в системе ЭДО

В веб-версии Контур.Диадока уже все готово для того, чтобы начать работать с МЧД. Можно не ждать обновлений в сервисе, а тестировать новый способ подписания документов прямо сейчас. Как это реализовано:

Пользователь создает доверенность и загружает ее в сервис. Добавляет сам файл или номер МЧД.
Выбирает документ, который хочет отправить.
Выбирает из списка подписей КЭП физлица.

4. Выбирает доверенность из списка, ее реквизиты будут автоматически подгружены при отправке.

5. Подписывает и отправляет документ своему контрагенту.

До конца 2022 года команда Контур.Диадока планирует поддержать возможность работы с МЧД в роуминге и организовать тестовую среду по МЧД. Для всех пользователей Контур.Диадока доступны подробные и понятные инструкции, которые помогут ответить на любые вопросы о МЧД. Кроме того, в Контуре работает круглосуточная поддержка – клиенты не остаются без помощи даже ночью.

Если ваша компания хочет работать в системе ЭДО с помощью интеграции, обратитесь к команде Контур.Диадока. Специалисты помогут подготовить все необходимые доработки, чтобы успешно запустить МЧД в вашей организации. Лучше прийти с запросом заранее. Это важно, чтобы успеть реализовать проект в срок.

Напомним, что сейчас официальная дата перехода на МЧД – 1 января 2023 года. Если ее не изменят, то у бизнеса осталась всего пара месяцев на подготовку.

Как начать работать с МЧД уже сейчас

Ваша компания сможет работать с электронными подписями по-новому в Контур.Диадоке. Подключиться к системе можно день в день, если уже есть КЭП юрлица. Вы сможете продолжить работу с этим типом подписи, пока не получите КЭП физлица.

Оставьте заявку на подключение. Если у вас нет электронной подписи, сообщите об этом менеджеру.
Войдите в систему с помощью электронной подписи.
Пригласите своих покупателей и поставщиков к обмену документами в сервисе.
Начните сразу получать документы, это бесплатно в Диадоке.
Подберите тариф на годовой пакет исходящих документов, если хотите подключить отправку.
Загрузите готовую МЧД для работы в системе.
Протестируйте работу с доверенностью: выберите входящий или исходящий документ и подпишите его с помощью КЭП физлица и МЧД.

Ответы на популярные вопросы о МЧД

1. Когда закончится срок действия КЭП руководителя, все подписанные МЧД перестанут действовать?

МЧД можно создавать на любой срок, сейчас в законе нет никаких ограничений по этому поводу. Даже если срок действия КЭП руководителя или физлица закончится и будет выдана новая подпись, доверенность, которую подписали старой КЭП, не теряет свою силу.

2. Можно ли вносить изменения в подписанные МЧД?

Как и в случае с электронными документами, в действующую подписанную машиночитаемую доверенность невозможно внести изменения. Например, добавить дополнительные полномочия. Это будет считаться нарушением целостности файла, и МЧД потеряет свою силу.

3. Нужно ли заново выпускать МЧД при смене паспортных данных?

Если сотрудник изменил свои паспортные данные, потребуется заново выпускать для него и КЭП физлица, и МЧД.

4. Как оформить доверенность с передоверием?

Доверенность с передоверием – это возможность передать полномочия от доверителя третьему лицу. Руководитель выдает МЧД на работу с документами одному сотруднику, а тот – передает свои обязанности второму с помощью передоверия. Такую доверенность можно оформить только у нотариуса.

А чтобы работать с таким типом МЧД, потребуется постоянно прикладывать корневую доверенность к пакету документов.

5. Как отозвать МЧД?

Компании могут отзывать действующие доверенности, если сотрудник уволился или перестал заниматься документооборотом в компании. Для этого достаточно заполнить и отправить заявление в реестре машиночитаемых доверенностей ФНС.

6. Как получить МЧД в формате PDF?

МЧД создаются, хранятся и передаются в машиночитаемом формате XML. Получить визуализацию машиночитаемой доверенности в формате PDF можно только через реестр ФНС. Для этого в реестре нужно выбрать опцию «Проверить полные сведения по доверенности».

После заполнения всех полей вы сможете получить и скачать PDF-файл. Но помните, что для работы подходят только МЧД в формате XML.

Реклама, АО «ПФ «СКБ Контур» (16+), ОГРН 1026605606620