Приказ о внесении изменений в штатное расписание: когда и как составлять

Штатное расписание — документ, в котором фиксируются данные о количестве сотрудников, организационной структуре, кадровом составе, а также размере заработной платы и дополнительных выплат по каждой должности. 

Его можно вести по унифицированной форме Т-3 (утв. приказом Госкомстата от 05.01.2004 № 1) или использовать бланк из локальных актов организации.

Штатное расписание нужно для:

• приема новых работников;

• перевода сотрудников на другие позиции;

• внесения изменений в оклады и наименования должностей;

• оптимизации штата и численности персонала.

ТК допускает внесение изменений в штатное расписание в связи с кадровыми изменениями, которые происходят в компании. Работодатель имеет право корректировать организационную структуру компании, количество и состав работников, размеры оплаты труда по должностям и другие аспекты, отраженные в штатном расписании.

Штатное расписание нужно менять не всегда. Сделали перечень ситуаций, когда необходимо вносить корректировки, а когда можно обойтись без них.

Законодательство не регламентирует частоту изменений штатного расписания. Компания может корректировать этот документ в любой момент, когда возникает такая потребность.

Помимо измененийдолжностей, размеров окладов, состава премий и т.п., существуют иные процедуры, которые также могут повлечь за собой корректировку штатного расписания. В частности, к ним относятся оптимизация численности персонала (ст. 180 ТК) и организационно-технические изменения в компании (ст. 74 ТК).

Корректируют штатное расписание двумя путями: изданием приказа о внесении изменений в текущую редакцию документа либо путем утверждения новой версии штатного расписания. Во втором случае также издают приказ, однако изменения отражаются уже не в нем, а в самом обновленном штатном расписании.

Выбор конкретного метода внесения изменений остается за компанией. В ситуациях с незначительными корректировками удобнее внести изменения с помощью приказа.

Приказ о внесении изменений составляют в свободной форме, так как унифицированный бланк отсутствует. В документе указывают:

• основания для внесения изменений в штатное расписание;

• суть корректировок;

• дату, с которой нововведения вступают в силу (при этом дата вступления в силу может отличаться от даты издания приказа).

Чтобы составить новое штатное расписание, выполните следующие действия: 

1. Подготовьте проект новой редакции штатного расписания. Можно воспользоваться стандартным бланком или создать собственный. Согласуйте подготовленный проект и передайте его руководителю организации для окончательного утверждения. Если правом подписи обладают иные лица, обязательно укажите их данные.

2. Издайте приказ об утверждении обновленного штатного расписания. Для этого не существует унифицированной формы, поэтому можно использовать свободную форму. Важно, чтобы приказ содержал подписи всех лиц, согласовавших документ до его утверждения директором, например, главного бухгалтера, начальника отдела кадров, финансового директора и т.д.

3. При необходимости ознакомьте сотрудников с изменениями в штатном расписании. 

Трудовое законодательство требует обязательного ознакомления персонала с локальными нормативными актами, которые влияют на их трудовую деятельность. Следовательно, если изменения затрагивают наименования должностей, размеры окладов, названия структурных подразделений или иные существенные условия трудовых договоров, необходимо уведомить сотрудников об этом.