Приказ о внесении изменений в штатное расписание: что надо знать кадровику

Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: приказ о внесении изменений в штатное расписание: что надо знать кадровику. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.

Штатное расписание (ШР) необходимо для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется пересмотреть ШР, издают специальное распоряжение. Его хранят в отдельной папке.

Предложить поправки вправе не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка, на основании которой подготавливают распоряжение.

Какие корректировки придется зафиксировать в ШР:

• появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;

• изменили название должности, переименовали отдел;

• изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);

• ликвидируют отделы и вакантные позиции; проводят сокращение штата, численности.

Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.

Введение новых штатных единиц

Если необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, то работодатель издает приказ об изменении штатного расписания и введении новых должностей, отражающий все нововведения.

Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено, его оформляют в соответствии с общими правилами:

• в шапке документа указывают наименование предприятия;

• ниже прописывают: приказ №, проставляют номер;

• слева указывают населенный пункт, справа – ставят дату, когда документ выпущен;

• указывают каждую корректировку и причину, по которой она проводится;

• вписывают предложения по решению описанных вопросов;

• закрепляют ответственных за исполнение принятого решения; при необходимости указывают тех, кто обязан ознакомиться с документом (например, бухгалтер);

• подпись составившего и ее расшифровка.

Посмотрите, как выглядит приказ об изменении в штатном расписании, чтобы добавить штатные единицы в один из отделов на предприятии.

Помимо названий новых должностях в распоряжении о корректировке штатки указываем размеры окладов В распоряжении указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад.

Переименование должности

Такие перемены придется обосновать. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это разрешено сформулировать как изменение условий труда.

Если планируют переименовать продавца-кассира в менеджера торгового зала, то потребуется корректировка ШР. Если место вакантно, то изменение обосновывать не надо. Если занято – соблюдают ряд требований.

Сотрудника уведомляют о планируемых новшествах не позднее чем за два месяца до того, как они вступят в силу. Для работника меняются существенные условия трудового договора, потому директору понадобится его согласие. В дальнейшем действуют, исходя из наличия согласия или несогласия.

В этом случае распоряжение об уточнении штатки оформляют так:

Пересмотр окладов

Если работодатель меняет оклады, то план мероприятий по изменению штатного расписания аналогичный: на основании служебной записки издают приказ о повышении выплат.

Распоряжение выглядит так:

Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. И любая новая информация вносится в него с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, то контракт с ним прекращается по ст. 74 ТК, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК.

Вывод вакансий

Для исключения должностей издают распоряжение, в котором указывают:

• дату, с которой данное изменение вступает в силу;

• название должностей, которые исключаются;

• количество единиц, которые исключают.

Если вакантные позиции не заняты, потому убирают их без согласования с кем-либо.

Вот для примера шаблон приказа об изменении в штатном расписании в детском саду в случае исключения вакансий:

Сокращение штата

Для проведения такой процедуры потребуется: Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за два месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.

Если в ШР есть вакантные единицы, то подготовить приказ об их исключении. Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых единиц.

Обратите внимание, как выглядит приказ об изменении в штатном расписании для бюджетного учреждения при сокращении штата. Аналогично готовьте документ, если у вас коммерческая организация.