Облагается ли компенсация проезда НДФЛ

Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: облагается ли компенсация проезда НДФЛ. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.

Разбираемся, как компенсация проезда облагается НДФЛ и страховыми взносами, а также рассмотрим категории лиц, которые попадают в исключение из правил обложения.

Варианты оплаты проезда сотрудникам

Работодатель вправе компенсировать работникам затраты на проезд, например, к:

• месту работы;

• месту отдыха.

Выделяют и следующие виды возмещений:

• использование личного автотранспорта;

• оплата затрат содержания транспорта;

• возврат стоимости дороги на общественном транспорте, такси и т. д.

На уровне компании сформируйте следующую документацию:

1. локальные акты, в которых пропишите, как проезд к месту отдыха облагается НДФЛ и страховыми взносами;

2. трудовой договор с работником;

3. перечень документов, подтверждающих затраты и т. д.

Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами оплата проезда

В 2019 году Минфин выпустил письмо № 03-03-06/1/2093 от 18.01.2019, в котором рассмотрел: как оплата проезда облагается НДФЛ и страховыми взносами, в том числе к месту проведения ежегодного отпуска.

В целях НДФЛ учитываются доходы работников в натуральной или денежной формах. В ст. 217 НК прописан перечень доходов, не облагаемых НДФЛ. Суммы возмещения работодателем стоимости затрат на дорогу работников к месту работы и обратно в ст. 217 НК не отражены. Так, указанные компенсации облагаются налогом на доходы физических лиц в полном размере.

Например, возмещение стоимости затрат на дорогу для указанной категории лиц прописано в ст. 325 ТК.

В п. 1 абз. 10 ст. 217 НК найдем ответ на вопрос, как облагается НДФЛ льготный проезд: компенсации работникам, осуществляющим трудовую деятельность в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, освобождены от обложения налогом на доходы физических лиц. Вот перечень из НК:

Если указанная категория лиц отдыхает за границей, то от обложения НДФЛ освобождена стоимость пути только по территории РФ.

Есть категория лиц, имеющих разъездной характер работы. В письмах Минфина № 03-15-06/67364 от 20.09.2018, № 03-04-06/38439 от 27.04.2022, № 03-04-06/107896 от 30.12.2021 сказано, что компенсации указанной категории лиц не подлежат обложению налогом на доходы физлиц и страховыми взносами в случае, если в локальных актах компании, трудовых договорах есть отсылка к разъездному характеру работы. При этом расходы «разъездных» сотрудников подтверждаются документально.

В письме Минфина № 03-04-06/51326 от 07.09.2015 сказано, что, если сотрудник не имеет возможности воспользоваться общественным транспортом в его рабочее время, например ночью, работа удалена от места нахождения организации, компенсация проезда не признается экономической выгодой или доходом сотрудника. В указанном случае объектом обложения НДФЛ она не является.

На основании п. 1 ст. 420 НК и п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998 возмещение стоимости проезда к месту ежегодного отпуска облагается страховыми взносами в полном объеме, за исключением работников Крайнего Севера и местностей, приравненных к районам Крайнего Севера.

Для них предусмотрен следующий порядок, если:

• отпуск проводится на территории РФ, то возмещение не облагается страховыми взносами в размерах, утвержденных в локальных нормативных актах компании или трудовом договоре;

• отпуск за пределами РФ – страховые взносы не начисляются на часть стоимости в размерах, предусмотренных локальными актами фирмы, от места отправления до пропуска через госграницу РФ.

На остальную часть стоимости пути страховые взносы начисляются в полном объеме (письмо Минфина № 03-04-06/39938 от 29.04.2022).