Как правильно хранить документы в 2023 году

Где смотреть сроки хранения документов

Ответ о сроках хранения документов можно найти в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ, НК и в ведомственных документах.

Кроме того, есть специальный приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

Все основные сроки мы собрали в одну таблицу.

Документ	Срок хранения	Основание
Бухгалтерские документы
Первичные учетные документы Кассовые документы и книги Банковские документы Корешки чековых книжек Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств Авансовые отчеты Переписка	5 лет Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу	Пункт 277 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 Статья 29 Закона № 402-ФЗ
Кассовый чек и бланк строгой отчетности	6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе	Пункт 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями	5 лет	Статья. 29 Закона № 402-ФЗ
Документы учетной политики	5 лет	Пункт 267 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним	Годовая — постоянно. Промежуточная — 5 лет	Пункт 268 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236
Расчет и уплата налогов и взносов
Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ	5 лет	Пункты 310, 311 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом	5 лет	Пункты 305, 312, 313 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК
Документы, необходимые для исчисления налогов, и документы, подтверждающие расходы	5 лет	Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК. Статья 29 Закона № 402-ФЗ
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка	Весь период, по которому уменьшен налог, и еще пять лет после окончания года, в котором убыток был полностью списан	Письмо Минфина от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632
Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы	5 лет	Пункт 314 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы	5 лет	Пункт 570 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)	50/75 лет	Пункт 308 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов	6 лет	Пункт 309 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Счета-фактуры	5 лет	Пункт 317 Перечня, утв. приказом Росархива № 236 постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137
Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним	4 года с момента последней записи	Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137
Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов	6 лет	Пункт 3 ст. 89.2 НК
Документы по зарплате
Положения об оплате труда и премировании работников	5 лет	Пункт 294 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов	6 лет	Пункт 309 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Реестры сведений о доходах физлиц	5 лет	Пункт 313 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Лицевые счета работников: для документов, по которым:		Пункт 296 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
— делопроизводство закончено до конца 2002 года;	75 лет
— делопроизводство закончено после 1 января 2003 года	50 лет
Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат	В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50/75 лет	Пункт 295 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Исполнительные листы	5 лет	Пункт 299 Перечня, утв. приказом № 236
Табели учета рабочего времени	5 лет	Пункт 402 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче материальной помощи	5 лет	Пункты 401, 405, 406 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов	6 лет	Подпункт 6 п. 3.4 ст. 23 НК
Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников	5 лет	Пункты 618, 633 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки	5 лет	Пункт 636 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Кадровые документы
Приказы и распоряжения по основной деятельности: о вступлении в должность, возложении на руководителя обязанностей главбуха, досрочном сложении полномочий, назначении ответственных	Постоянно	Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок	1 год	Пункт 381 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Положения или инструкции по обработке персональных данных	Постоянно	Пункт 440 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Согласие на обработку персональных данных	3 года после того, как истечет срок действия согласия, или после отзыва	Пункт 441 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
График отпусков	3 года	Пункт 453 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Документы о дисциплинарных взысканиях	3 года	Пункт 383 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Заявки о потребности в иностранцах	1 год	Пункт 377 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда	5 лет	Пункт 409 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий	45 лет	Пункт 424 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам	5 лет	Пункт 434 Перечня, утв. приказом № 236
Приказы о направлении в командировку	5 лет	Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков	5 лет	Пункты 300, 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей	5 лет	Пункты 279, 281, 282 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров	3 года	Пункт 635 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним	50/75 лет	Пункт 435 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы. А также докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу		Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении		Пункт 449 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним		Пункт 301 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Личные дела и личные карточки работников		Пункты 444, 445 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы об изменении анкетно-биографических данных		Пункт 434 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Уведомления, предупреждения работников	3 года	Пункт 436 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии	1 год	Пункт 451 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)	45 лет	Пункт 423 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Журналы, книги учета профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда	5 лет	Пункт 423 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда, — табели учета рабочего времени и приказы на командировки	50 (75) лет	Пункт 414 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Основные средства
Документы о переоценке основных фондов и амортизации	5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов	Пункт 323 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Документы о списании основных средств	5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов	Пункт 323 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс	5 лет после выбытия имущества	Пункт 325 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
УСН
Книги учета доходов и расходов на УСН	5 лет	Пункт 318 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
План финансово-хозяйственной деятельности
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету
— по месту утверждения	5 лет	Пункт 243 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
— по месту разработки	постоянно	Пункт 243 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Отчеты о выполнении планов ФХД
— годовые	5 лет	Пункт 272 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
— квартальные	5 лет
— месячные	1 год
Договоры и соглашения
Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества/движимого имущества	По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10/5 лет	Пункт 94 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Договор дарения (пожертвования) имущества	До ликвидации организации	Пункт 90 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Договор лизинга	5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу	Пункт 96 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Документы по залогу недвижимости	10 лет с момента истечения срока действия договора В случае спора документы хранят до принятия решения по делу	Пункт 98 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Договор мены недвижимого/движимого имущества	До ликвидации организации/5 лет по истечении срока действия договора или по выполнении обязательств	Пункт 99 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Договор поручения: по недвижимому/движимому имуществу	15/10 лет	Пункт 101 Перечня, утв. приказом Росархива № 236
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	10 лет	Пункт 261 Перечня, утв. приказом Росархива № 236

Как хранить документы

Порядок хранения первички прописан в пунктах 23 – 27 ФСБУ 27/2021, (утв. приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Подлинники документов надо хранить в том виде, в котором они составлены. Бумажные документы запрещено переводить в электронный вид.

Доступ к архиву документов должен быть ограничен. Если к документам предоставлен доступ, об этом надо проинформировать главбуха.

Как оштрафуют за нарушение сроков хранения

За нарушение сроков хранения документов для должностных лиц компании предусмотрен административный штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб.

Повторное нарушение грозит штрафом в размере от 10 до 20 тыс. руб. или дисквалификацией должностного лица на срок от года до двух лет (ст. 15.11 КоАП).