В 2023 году увольняющимся работникам нужно выдать такой же «большой» пакет документов, как и раньше, но по новым формам. Форму 182н теперь выдавать не нужно, ее отменили.
А справку о заработке и НДФЛ, которую все привычно называют 2-НДФЛ, нужно выдавать по запросу работника. Она и раньше не входила в список обязательных документов, но все бухгалтеры старались ее выдать.
В 2023 году, если работники не просят 2-НДФЛ, справку можно не выдавать. При необходимости все ее могут получить на сайте ФНС через свои личные кабинеты.
С
курсом «Кадровый учет: документы, воинский учет, 1С»вы с нуля освоите все тонкости кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С:ЗУП. Стоимость обучения сейчас снижена 18 990 4 290 руб., успейте записаться по акции.
Но есть и другие нюансы, которые нужно знать кадровикам. Мы о них рассказываем на курсе профпереподготовки «Кадровик с нуля до профи». Приходите — научим.
Список документов, которые нужно выдать работнику при увольнении:
Бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год).
Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2 Сведения о страховом стаже (бывшая СЗВ-СТАЖ).
Выписка из персонифицированных сведений о физлицах (вместо СЗВ-М).
Расчетный листок.
Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу.
Другие документы, среди которых «Справка о доходах физического лица» (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказа о приеме на работу и увольнении и т.п., нужно выдать, только в то случае, если работник напишет заявление с просьбой получить эти документы.
Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с комментариями
Какие документы выдавали в 2022 году | Какие документы должны выдавать в 2023 году | Документ, которым утверждена форма 2023 года | Что изменилось |
Обязательно | |||
Бумажная трудовая книжка тем, кто сохранил бумажный вариант | Бумажная трудовая книжка работникам, которые сохраняют бумажные вариант книжки | По имеющейся форме (по факту). | Без изменений |
Форма СТД-Р тем, кто перешел на электронный формат трудовой | Форма СТД-Р тем, кто перешел на электронный формат трудовой | Утверждена в Приложении № 1 к приказу Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н | Без изменений |
Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год) | Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год) | Утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. №ЕД-7-11/878@ | С 2023 года применяется новая форма |
Выписка из СЗВ-СТАЖ (год) | Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 | ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п. | Форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, с 2023 года вошла в единую форму ЕФС-1. По сути, не изменилась |
Выписка из СЗВ-М (последний месяц) | Выписка из персонифицированных сведений о физлицах | Утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2. | Форма утверждена заново. |
Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу | Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу | Разные. | Без изменений |
Расчетный листок | Расчетный листок за последний месяц (или отработанные период месяца) | По форме, утвержденной и применяемой в компании | Без изменений |
Справка о заработке за 2 года по форме 182н | Отменена с 2023 года | ||
Справка о доходах физического лица (ранее форма 2-НДФЛ), с 2022 года вошла в состав 6-НДФЛ) примеч. См. раздел по запросу работника | Выдается по запросу | ||
По запросу работника | |||
Справка о доходах работника и НДФЛ по форме приложения 1 к расчету 6-НДФЛ (бывшая 2-НДФЛ) | Утверждена в составе 6-НДФЛ Приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/881@ | Выдавалась обязательно | |
Справка о среднем заработке для службы занятости | Справка о среднем заработке для службы занятости | Форму справки утверждают региональные центры занятости. Для Москвы: Приложение 1 к приказу ДТСЗН города Москвы от 24 декабря 2018 года № 1721 | Без изменений |
Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах | Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах | По формам, применяемым в организации | Без изменений |
Дополнительно | |||
Выписка из формы ДСВ-3 за квартал увольнения, перечисляли взносы на накопительную часть пенсии | Выписка из ЕФС-1. Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя» | ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п. | Форма ДСВ-3 вошла состав единой отчетной формы ЕФС-1, которая сдается в Соцфонд России |
Документы, которые выдаются работнику при увольнении
Трудовая книжка или Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р
Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.
Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.
Если работник отказался от печатного варианта трудовой книжки и перешел на электронный формат, ему выдают«Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р». Действующая в 2023 году форма утверждена приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н в Приложении № 1.
Обычно трудовую книжки выдают на руки. Но работник может написать заявление и подучить ее по почте в бумажном формате или по электронной почте – по форме СТД (ч. 5 ст. 66.1 ТК).
Выписка из Раздела 3 формы Расчета по страховым взносам (РСВ)
С 1 января 2023 года ответ по форме РСВ изменен в связи с объединением ПФР и ФСС в единый Соцфонд. Форма утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@.
Выдавать выписку нужно не только уволившимся сотрудникам компании, и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.
Выписка из формы ЕФС-1
С 2023 года формы СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1, которую сдают в Соцфонд. Она утверждена утверждена постановлением Правления ПФ от 31 октября 2022 г. № 245п.
Увольняющему работнику нужно сделать выписку из подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Этот подраздел заменяет бывшую форму СЗВ-СТАЖ.
Обратите внимание, с 2023 года выписку из ЕФС-1 нужно выдавать не только работникам, которые работали по трудовым договорам, но и тем, с кем расторгнут гражданско-правовой договор.
Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах»
Отчет «Персонифицированные сведения о физлицах» заменил ранее действующую СЗВ-М.
В нем указывают персональные данные работников и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу. Форма утверждена Приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.
Расчетный листок
Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, в том числе и при увольнении с учетом сумм, выплаченных увольняющемуся.
Кроме того, работнику нужно вернуть оригиналы документов, если он какие-либо сдавал при приеме на работу. Это могут справки об отсутствии судимости, медсправки, медкнижка, диплом и т.п.
Выписка из ЕФС-1 подраздел 3
Это бывшая ДСВ-3, которая с 2023 года вошла в состав ЕФС-1, как Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».
ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 г. № 245п.
Выписку выдают компании, которые платят за работника дополнительные взносы на накопительную пенсию.
Выписку нужно сделать за квартал увольнения, с указанием в нем перечисленных взносов на накопительную часть пенсии.
Документы, которые выдаются работнику по заявлению
Если работнику нужны какие-либо документы кроме тех, которые он получил при увольнении в качестве обязательных, он вправе письменно запросить другие документы, связанные в работой.
Выяснять у работника, зачем они ему нужны, не нужно. Это будет считаться нарушением ТК.
Перечень документов, которые может запросить работников открытый. Это могут быть заверенные копии кадровых приказов о приеме и увольнении, переводах, повышении квалификации и т.п.
Выдать документы по запросу работника нужно в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК).
Справка 2-НДФЛ
Пунктом 3 статьи 230 НК установлено, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию работника.
Она больше не называется 2-НДФЛ, это просто справка о доходах и суммах налога физического лица. Справка вошла в состав формы 6-НДФЛ.
С 1 квартала 2023 года Приказ ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@ введена новая форма 6-НДФЛ. Но приложение со справкой перенесено в новый приках без изменений.
Справка о среднем заработке для службы занятости
Эта справка может понадобится работнику, который намерен зарегистрироваться в центре занятости.
Единой формы справки нет. Каждый региональный ЦЗ утверждает свою формую.
Комментарии
3Это что вы нам запостили? Персональные данные какого-то человека?
Да, с согласия этого человека. Что можете сказать по поводу расчетных листов?