Списание дебиторской задолженности в бюджетном учреждении

В этой статье мы расскажем, когда можно списать дебиторскую задолженность, а также как это отразить в бухучете бюджетного учреждения.

Определение дебиторской задолженности, которую невозможно взыскать

Приказ Минфина «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 13.06.1995 № 49 действует в том числе и для БУ.

Согласно п. 1.5 этого НПА инвентаризация ДЗ проводится как минимум один раз в год перед подготовкой годовых отчетов. При этом проверяется корректность сумм ДЗ и правомерность их отражения в учете в качестве активов (п. 3.48 приказа № 49).

Кроме того, в учреждениях могут быть разработаны дополнительные процедуры по выявлению и контролю просроченной ДЗ.

Например, ежемесячная проверка остатков ДЗ по контрагентам и по периодам просрочки, ежеквартальное подписание актов сверки с контрагентами, проверка реального существования на настоящий момент контрагента, долг которого не возвращен в течение года, и т. д.

В БУ могут образоваться следующие виды просроченной ДЗ:

• по расчетам с покупателями товаров, работ, услуг;

• по выданным поставщикам авансам;

• переплата заработной платы;

• по выданным займам;

• по расчетам с подотчетными лицами;

• по расчетам с лицами, которые должны компенсировать ущерб.

В свою очередь, просроченная ДЗ может стать безнадежной. Это значит, что долг получить невозможно.

Отражение безнадежной задолженности на счетах учета и в отчетности ведет к некорректности предоставляемой информации о деятельности организации. Такая задолженность не является активом и должна быть списана.

Выявление просроченной ДЗ необходимо задокументировать.

Основания для списания ДЗ

Законодательством оговорены следующие случаи, при которых ДЗ может считаться безнадежной:

• при наступлении события, не зависящего от сторон, которое делает исполнение обязательства нереальным (ст. 416 ГК);

• в соответствии с решением государственного органа, подтвержденного актом (ст. 417 ГК);

• при наступлении смерти должника (ст. 418 ГК);

• при ликвидации контрагента (ст. 419 ГК);

• при прошествии срока исковой давности (гл. 12 ГК).

Если прошел срок исковой давности, используется акт на списание дебиторской задолженности. Такой акт подписывается членами инвентаризационной комиссии.

Событиями, не зависящими от сторон, могут быть чрезвычайные ситуации, катастрофы, военные действия, стихийные бедствия.

Если служба судебных приставов, произведя все положенные действия, вынесла решение о невозможности взыскания долга, выдается соответствующее постановление об окончании исполнительного производства.

Причиной, указанной в постановлении, может быть:

• ликвидация организации;

• невозможность определения фактического нахождения контрагента;

• отсутствие имущества и денежных средств у должника.

Смерть должника является причиной признания задолженности безнадежной, если обязательство может быть погашено только при его участии или напрямую связано с его личностью.

Данные о ликвидации юридического лица БУ может получить из выписки из ЕГРЮЛ. Такая информация доступна на сайте ФНС или при личном обращении. Там же можно проверить и благонадежность контрагента до совершения с ним каких-либо сделок: узнать статус организации, проверить, не является ли массовым адрес регистрации контрагента, подает ли он отчетность в налоговые органы и т. д.

Началом срока исковой давности по ДЗ является первый день просрочки исполнения обязательства. Если должник осуществляет какие-либо действия, указывающие на признание долга, то срок исковой давности начинают отсчитывать заново со дня совершения таких действий. Так, должник может подписать акт сверки, выдать гарантийное письмо, перечислить какую-то часть долга и т. д.

Сомнительная задолженность признается безнадежной к взысканию и выбывает с баланса БУ на основании решения специальной комиссии по поступлению и выбытию активов (п. 339 инструкции к единому плану счетов, утвержденной приказом Минфина от 01.12.2010 № 157н).

Состав комиссии устанавливается приказом главы учреждения. Также может быть создано специальное положение, регулирующее деятельность комиссии.

Бухгалтерский учет списания ДЗ

Особенностью бухучета списания ДЗ в БУ является отражение списанной ДЗ за балансом, на счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Забалансовые счета для БУ работают так же, как для прочих, то есть поступление отражается только по дебету, а выбытие – только по кредиту, без корреспонденций.

Проводка по счету 04 делается, когда комиссия по списанию ДЗ принимает соответствующее решение.

Планом счетов для организаций, отличных от кредитных и государственных (утвержден приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н), например, предусмотрен пятилетний срок для отслеживания возможности возврата ДЗ.

Служба приставов может снова начать действия по взысканию, например, если истец повторно передал им выданный судом исполнительный лист, который уже был на рассмотрении приставов, но по каким-либо причинам исполнительное производство было завершено.

В случае возобновления процедуры взыскания или возврата долга неплатежеспособным должником ДЗ списывается со счета 04 и отражается на соответствующих балансовых счетах.

Аналитика по счету 04 ведется в разрезе видов приходов/расходов, по которым учитывалась ДЗ, и дебиторов с указанием всех их данных, необходимых для возврата долга.

Ниже указаны основные проводки по отражению списания ДЗ. Больше типовых проводок можно найти в инструкции к плану счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина от 16.12.2010 № 174н.

Итоги

Учреждение может списать ДЗ, нереальную к взысканию, только по законодательно установленным причинам.

Однако, после списания необходимо делать периодическую проверку изменения статуса должника, для этого ДЗ продолжает числиться за балансом.