Отпуск, выпадающий на праздничный выходной день, в программах 1С

Пример специально рассмотрим на таком отпуске, часть из которого приходится на новогодние праздники, чтобы вы перепроверили расчеты по своим отпускникам 2022 года.

Основным документом, регламентирующим порядок расчета отпускных, приходящихся на праздничные дни, является статья 120 ТК.

В основном, правила расчета отпускных зависят от формулировки заявления на отпуск. Их может быть несколько:

«Прошу предоставить мне основной ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 дней с 26 декабря 2022 года».
«Прошу предоставить мне основной ежегодный оплачиваемый отпуск с 26 декабря 2022 г. по 8 января 2023 г.».

В первом случае порядок действий бухгалтера будет следующий:

Рассчитать сумму отпускных за 14 дней.
Указать период отпуска с 26.12.2022 – 16.01.2023. На основании статьи 120 ТК праздничные дни исключаются из периода отпуска.

Во втором случае бухгалтер должен поступить так:

Период с 26.12.2022 – 31.12.2022 (6 дней) оплатить. Период с 01.01.2023 – 08.01.2023 не оплачивать.
Указать окончание отпуска на 08.01.2023.

Рассмотрим каждую ситуацию подробнее на примере конфигураций 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1 и 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.

Пример № 1

Сотрудник Иванов И.И. написал заявление на отпуск в следующей текстовке: «Прошу предоставить мне основной ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 дней с 26 декабря 2022 года». Необходимо произвести расчет и выплату отпускных не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска, рассчитать дату окончания отпуска и правильно посчитать НДФЛ.

1С: ЗУП ред. 3.1

Перед созданием документа «Отпуск» предлагаем ознакомиться с производственным календарем на январь 2023 года.

Праздничные дни приходятся на период с 01.01.2023 по 08.01.2023. Соответственно, любое наложение отпуска на праздничные новогодние дни (при указанной выше формулировке заявления на отпуск), влечет за собой увеличение дней фактического нахождения в отпуске на восемь дней.

1. Создадим документ «Отпуск» в разделе «Кадры/Зарплата» – «Отпуска» по кнопке «Создать».

При установке реквизита «Отпуск с ...» и заполнении кол-ва дней отпуска, дата окончания отпуска посчитается автоматически, с учетом праздничных дней.

Соответственно, оплата отпуска будет произведена за 14 календарных дней отпуска, но фактически сотрудник будет находиться в отпуске 22 дня.

На вкладке «Начислено (подробно)» можем посмотреть подробный расчет отпускных и оплату по окладу, поскольку указали галочку на вкладке «Основной отпуск» – «Рассчитать зарплату за Декабрь 2022». Данная настройка вариативная и зависит от особенностей учета и выплаты зарплаты каждой организации в отдельности.

Если настройку не указывать, то в рамках данного документа будет произведен расчет только суммы отпускных.

Проверим расчет оплаты по окладу:

Оклад сотрудника: 20 000 руб.
Заработная плата за 1 рабочий день декабря = 20 000 руб. / 22 рабочих дня = 909, 09 руб./день.
Оплата за 17 отработанных дней = 909, 09 * 17 = 15 454, 55 руб.

Для проверки среднего заработка, можно вывести из документа «Отпуск» печатную форму справки «Расчет среднего заработка».

Убедившись, что отпуск посчитан верно, можем переходить к его выплате.

2. Перейдем в раздел «Выплаты» – «Ведомость в банк».

Создадим новый документ со следующими реквизитами:

Выплачивать – Отпуска – Выбрать нужный отпуск.
Месяц выплаты – Декабрь 2022.

Проверим сумму к выплате:

По документу «Отпуск» начислено (вместе с окладом) = 25 200, 74 руб.
НДФЛ = 25 200 * 13% = 3 276 руб.
Сумма к выплате = 25 200, 74 – 3 276 = 21 924, 74 руб.

В расшифровке НДФЛ можем увидеть выделение НДФЛ с оклада, дата удержания – 31.12.2022 и НДФЛ с отпускных, дата удержания – 21.12.2022.

А вот расшифровку колонки «К выплате» можем увидеть без разбивки на сумму отпуска и оклада. В этом состоит особенность начисления сумм оклада в документе «Отпуск».

3. Проверим остаток отпуска.

Сделать это можно как через кадровый отчет «Остатки отпусков» (в разделе «Кадры» – «Кадровые отчеты» – «Остатки отпусков»), так и в справке по отпускам, вызываемой из карточки сотрудника по кнопке «Печать» – «Справка по отпускам сотрудника».

В данном примере воспользуемся вторым вариантом.

На момент ввода документа «Отпуск», у сотрудника было накоплено 14,17 дней отпуска. На дату начала отпусков, мы видим, что произошло списание 14 дней, а остаток составил 0,17 дней. Делаем вывод, что все сделали верно.

1С: Бухгалтерия предприятия 3.0

Создадим документ «Отпуск» в разделе «Зарплата и кадры» – «Все начисления» – Создать – «Отпуск».

Заполним поля в соответствии с условиями Примера № 1.

Функционал программы не подразумевает указания количества дней отпуска и автоматический подсчет даты окончания отпуска, в нем можно только вручную указать период начала и окончания отпуска.

Однако, общее количество дней программа подсчитывает автоматически в недоступном для редактирования пользователем поле. Поэтому посчитать дату окончания отпуска пользователю придется самостоятельно, опираясь на производственный календарь (см. выше) и статью 120 ТК.

По команде «Печать» – «Расчет среднего заработка» из документа «Отпуск» можно проверить расчет отпускных.

Перейдем к выплате. В разделе «Зарплата и кадры» – «Ведомости в банк» по кнопке «Создать» сформируем новый документ со следующими данными:

Месяц – Декабрь 2022.
Вид выплаты – Зарплата.

Проверим сумму к выплате:

НДФЛ = 9 328,20 * 13% = 1 212 руб.

Сумма к выплате = 9 328,20 – 1 212 = 8 116,20 руб.

Дата удержания НДФЛ равна дате выплаты отпускных, 21.12.2022.

Таким образом расчет отпускных в соответствии с условиями примера 1 завершен.

Пример № 2

Сотрудник Иванов И.И. написал заявление на отпуск в следующей текстовке – «Прошу предоставить мне основной ежегодный оплачиваемый отпуск с 26 декабря 2022 г. по 8 января 2023 г.». Необходимо произвести расчет и выплату отпускных не позднее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска, рассчитать дату окончания отпуска и правильно посчитать НДФЛ.

1С: ЗУП ред. 3.1.

Перед созданием документа «Отпуск» еще раз посмотрим на производственный календарь за январь 2023 года.

Праздничные дни приходятся на период с 01.01.2023 по 08.01.2023 Соответственно, любое наложение отпуска на праздничные новогодние дни (при указанной выше формулировке заявления на отпуск), влечет за собой увеличение дней фактического нахождения в отпуске на восемь дней.

1. Создадим документ «Отпуск» в разделе «Кадры/Зарплата» – «Отпуска» – по кнопке «Создать».

Поскольку сотрудник указал точную дату окончания отпуска в своем заявлении, то ровно такую же дату работодатель обязан указан в дате окончания отпуска.

Итого, программа посчитала, что с учетом праздничных дней, сотрудник отгуляет шесть дней из своих накопленных отпускных. Соответственно, оплату работодатель произведет так же за 6 календарных дней.

Посмотрим подробный расчет отпускных на складе «Начислено (подробно)».

Программа понимает, что если период отсутствия приходится на праздничные дни, то количество дней отпуска не указывается в колонке «Отработано (оплачено)».

Посмотреть сам расчет среднего можно по команде «Печать» – «Расчет среднего заработка».

2. Выплатим отпускные в разделе «Выплаты» – «Ведомости в банк/Ведомость на счета/Ведомость в кассу», также создав новый документ.

Проверим сумму к выплате:

НДФЛ = 4 096, 80 * 13% = 533 руб.
Сумма к выплате = 4 096,80 – 533 = 3 563,80 руб.

3. Проверка остатка отпусков.

Можем воспользоваться кадровым отчетом «Остатки отпусков» (Раздел «Кадры» – «Кадровые отчеты» – «Остатки отпусков»).

На 21.12.2022 у сотрудника было накоплено 14,17 дней отпуска.

Но уже на 26.12.2022 года осталось 8,17 дней отпуска (14,17 – 6 = 8,17).

Итого, делаем вывод, что все сделали верно.

В данном примере принцип ввода данных и документов в конфигурации 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 будет идентичным первому примеру, поскольку известна дата окончания отпуска на основании заявления сотрудника.

Также напоминаем, что, к сожалению, зарплатный функционал этой конфигурации ограничен и в ней нет отчета по остаткам отпусков.