Учет кассы в бюджетном учреждении: вводная информация
Основные документы, закрепляющие правила учета кассовых операций в бюджетных учреждениях, таковы:
-
Единый план счетов, утвержденный приказом Минфина от 01.12.2010 № 157н;
-
План счетов бюджетного учета, утвержденный приказом Минфина от 16.12.2010 № 174н;
-
указание Банка России о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У;
-
приказ Казначейства «О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов» от 10.10.2008 № 8н;
-
закон «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Бюджетные структуры руководствуются теми же требованиями Банка России, что и остальные юридические лица.
Лимит денежных средств, которые могут оставаться в кассе на конец рабочего дня, не может быть превышен, за исключением дней, когда в учреждении выдается зарплата или другие социальные выплаты.
Лимит рассчитывается по формуле из приложения к указанию № 3210-У. Для работы с кассой должен быть определен ответственный работник – кассир.
Кассир отвечает за сохранность средств в кассе материально.
Бухгалтерский учет прихода и расхода денежных средств
Для бухучета наличных денег предусмотрен счет 020134000 «Касса», к которому открыты аналитические счета: 020134510 для поступлений средств в кассу, 020134610 для выбытия средств из кассы.
Основные проводки по движению наличных денежных средств, а также документы, которые должен оформить бухгалтер, смотрите в таблице ниже (другие транзакции можно найти в пп. 84 и 85 Инструкции к плану счетов (приказ № 174н)).
|
Описание операции |
Проводка |
Первичный документ |
Регистр |
|
Поступили деньги в рублях в кассу с лицевого счета, который открыт в органе казначейства |
Дт 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения» Кт 021003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам» |
|
|
|
Поступили деньги в иностранной валюте в кассу со счета, который открыт в кредитной организации |
Дт 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения» Кт 020127610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации» |
|
|
|
Поступили деньги за проданные товары, работы или услуги |
Дт 220134510 «Поступления средств в кассу учреждения» Кт 220500000 «Расчеты по доходам» (220521660, 220531660, 220541660, 220571660, 220572660, 220574660, 220581660) |
|
|
|
Переданы деньги из кассы в рублях для взноса на лицевой счет, который открыт в органе казначейства |
Дт 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам» Кт 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения» |
|
|
|
Переданы деньги в иностранной валюте из кассы на счет, который открыт в кредитной организации |
Дт 020127510 «Поступления денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации», 020123510 «Поступление денежных средств учреждения в кредитной организации в пути» Кт 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения» |
|
|
|
Выданы деньги подотчетному лицу |
Дт 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения» |
|
|
Приходный и расходный кассовые ордера выписываются в 1 экземпляре, который остается в кассе.
Реестр сдачи документов оформляется в случае, если денежные средства принимаются уполномоченными лицами. При поступлении наличных денег от покупателя применяется кассовый аппарат.
Кроме того, чтобы получить наличные средства с лицевого счета, учреждение должно заполнить и передать в орган Федерального казначейства следующие заявки, утвержденные приказом казначейства № 8н:
-
заявку на кассовый расход (ф. 0531801);
-
заявку на получение наличных денежных средств (ф. 0531802).
Инвентаризация кассы
Проведение инвентаризации активов и обязательств в бюджетной организации должно проходить согласно приказу Минфина «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 13.06.1995 № 49.
При инвентаризации кассы ответственные лица проверяют наличие хранящихся в ней денежных средств, ценных бумаг и денежных документов.
Глава учреждения должен утвердить график проведения инвентаризаций и инвентаризационные комиссии.
Существует требование об обязательной инвентаризации в следующих случаях:
-
перед составлением годовой отчетности (если инвентаризация не проводилась после 1 октября отчетного года);
-
при передаче дел новому материально ответственному лицу (МОЛ);
-
при обнаружении недостач в результате хищений или порчи;
-
после чрезвычайной ситуации;
-
перед составлением ликвидационного баланса.
Желательно, чтобы перед инвентаризацией все приходные и расходные ордеры были проведены в бухгалтерском учете.
В противном случае комиссия получает непроведенные первичные документы и помечает их как «оформленные до инвентаризации» – тогда при подсчете результатов инвентаризации бухгалтер сможет определить остатки денежных средств на начало процедуры.
Проверка кассы обязательно должна проходить в присутствии МОЛ (кассира).
При пересчете заполняется акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0309014), который подписывается всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.
Для сравнения результатов инвентаризации с бухучетом составляется сличительная ведомость (ф. 0309017).
Кроме того, во время проведения инвентаризации комиссия может проверить правильность оформления первичных документов, наличие всех подтверждающих документов и подписей на них, соблюдение соответствия остатков в кассе установленным лимитам.
Применение кассового аппарата
Бюджетные учреждения, занимающиеся продажами за наличный расчет, как и остальные юридические лица в РФ, должны быть оснащены кассовыми аппаратами.
Применяемый кассовый аппарат должен отвечать требованиям, предъявляемым к онлайн-кассам.
Итоги
Требования к кассовой дисциплине для бюджетных учреждений в целом не отличаются от требований, действительных для остальных организаций.
Однако бухучет в них осуществляется на своих, особых (бюджетных) счетах и с применением особого порядка их использования.
Инструкции к соответствующим планам счетов подробно раскрывают применение бюджетных счетов и приводят перечень возможных проводок. Движение наличных денежных средств должно быть оформлено первичными документами.
Начать дискуссию