Кассовые операции

Нюансы учета кассовых операций в бюджетных учреждениях

Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях связан с отражением движения наличных денежных средств по кассе организации. Есть несколько важных нюансов.
Нюансы учета кассовых операций в бюджетных учреждениях
Иллюстрация: freepik/freepik

Учет кассы в бюджетном учреждении: вводная информация

Основные документы, закрепляющие правила учета кассовых операций в бюджетных учреждениях, таковы:

  • Единый план счетов, утвержденный приказом Минфина от 01.12.2010 № 157н;

  • План счетов бюджетного учета, утвержденный приказом Минфина от 16.12.2010 № 174н;

  • указание Банка России о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У;

  • приказ Казначейства «О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов» от 10.10.2008 № 8н;

  • закон «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Бюджетные структуры руководствуются теми же требованиями Банка России, что и остальные юридические лица.

Лимит денежных средств, которые могут оставаться в кассе на конец рабочего дня, не может быть превышен, за исключением дней, когда в учреждении выдается зарплата или другие социальные выплаты.

Лимит рассчитывается по формуле из приложения к указанию № 3210-У. Для работы с кассой должен быть определен ответственный работник – кассир.

Кассир отвечает за сохранность средств в кассе материально.

Бухгалтерский учет прихода и расхода денежных средств

Для бухучета наличных денег предусмотрен счет 020134000 «Касса», к которому открыты аналитические счета: 020134510 для поступлений средств в кассу, 020134610 для выбытия средств из кассы.

Основные проводки по движению наличных денежных средств, а также документы, которые должен оформить бухгалтер, смотрите в таблице ниже (другие транзакции можно найти в пп. 84 и 85 Инструкции к плану счетов (приказ № 174н)).

Описание операции

Проводка

Первичный документ

Регистр

Поступили деньги в рублях в кассу с лицевого счета, который открыт в органе казначейства

Дт 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

Кт 021003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»

  • Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)

  • Кассовая книга (ф. 0504514)

  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)

  • Журнал операций (ф. 0504071)

Поступили деньги в иностранной валюте в кассу со счета, который открыт в кредитной организации

Дт 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

Кт 020127610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации»

  • Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)

  • Кассовая книга (ф. 0504514)

  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)

  • Журнал операций (ф. 0504071)

Поступили деньги за проданные товары, работы или услуги

Дт 220134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

Кт 220500000 «Расчеты по доходам» (220521660, 220531660, 220541660, 220571660, 220572660, 220574660, 220581660)

  • Приходным кассовым ордерам (ф. 0310001)

  • Квитанция (ф. 0504510)

  • Кассовая книга (ф. 0504514)

  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)

  • Журнал операций (ф. 0504071)

  • Реестр сдачи документов, с приложенными квитанциями (ф. 0504053)

Переданы деньги из кассы в рублях для взноса на лицевой счет, который открыт в органе казначейства

Дт 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»

Кт 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

  • Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)

  • Кассовая книга (ф. 0504514)

  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)

  • Журнал операций (ф. 0504071)

Переданы деньги в иностранной валюте из кассы на счет, который открыт в кредитной организации

Дт 020127510 «Поступления денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации», 020123510 «Поступление денежных средств учреждения в кредитной организации в пути»

Кт 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

  • Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)

  • Кассовая книга (ф. 0504514)

  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)

  • Журнал операций (ф. 0504071)

Выданы деньги подотчетному лицу

Дт 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

  • Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)

  • Кассовая книга (ф. 0504514)

  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)

  • Журнал операций (ф. 0504071)

Приходный и расходный кассовые ордера выписываются в 1 экземпляре, который остается в кассе.

Реестр сдачи документов оформляется в случае, если денежные средства принимаются уполномоченными лицами. При поступлении наличных денег от покупателя применяется кассовый аппарат.

Кроме того, чтобы получить наличные средства с лицевого счета, учреждение должно заполнить и передать в орган Федерального казначейства следующие заявки, утвержденные приказом казначейства № 8н:

  • заявку на кассовый расход (ф. 0531801);

  • заявку на получение наличных денежных средств (ф. 0531802).

Инвентаризация кассы

Проведение инвентаризации активов и обязательств в бюджетной организации должно проходить согласно приказу Минфина «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 13.06.1995 № 49.

При инвентаризации кассы ответственные лица проверяют наличие хранящихся в ней денежных средств, ценных бумаг и денежных документов.

Глава учреждения должен утвердить график проведения инвентаризаций и инвентаризационные комиссии.

Существует требование об обязательной инвентаризации в следующих случаях:

  • перед составлением годовой отчетности (если инвентаризация не проводилась после 1 октября отчетного года);

  • при передаче дел новому материально ответственному лицу (МОЛ);

  • при обнаружении недостач в результате хищений или порчи;

  • после чрезвычайной ситуации;

  • перед составлением ликвидационного баланса.

Желательно, чтобы перед инвентаризацией все приходные и расходные ордеры были проведены в бухгалтерском учете.

В противном случае комиссия получает непроведенные первичные документы и помечает их как «оформленные до инвентаризации» – тогда при подсчете результатов инвентаризации бухгалтер сможет определить остатки денежных средств на начало процедуры.

Проверка кассы обязательно должна проходить в присутствии МОЛ (кассира).

При пересчете заполняется акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0309014), который подписывается всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

Для сравнения результатов инвентаризации с бухучетом составляется сличительная ведомость (ф. 0309017).

Кроме того, во время проведения инвентаризации комиссия может проверить правильность оформления первичных документов, наличие всех подтверждающих документов и подписей на них, соблюдение соответствия остатков в кассе установленным лимитам.

Применение кассового аппарата

Бюджетные учреждения, занимающиеся продажами за наличный расчет, как и остальные юридические лица в РФ, должны быть оснащены кассовыми аппаратами.

Применяемый кассовый аппарат должен отвечать требованиям, предъявляемым к онлайн-кассам.

Итоги

Требования к кассовой дисциплине для бюджетных учреждений в целом не отличаются от требований, действительных для остальных организаций.

Однако бухучет в них осуществляется на своих, особых (бюджетных) счетах и с применением особого порядка их использования.

Инструкции к соответствующим планам счетов подробно раскрывают применение бюджетных счетов и приводят перечень возможных проводок. Движение наличных денежных средств должно быть оформлено первичными документами.

Начать дискуссию